3. Построение сводных таблиц и сводных диаграмм

Сводные таблицы предназначены для анализа больших массивов данных. С их помощью данные анализируемой таблицы можно выборочно представить в виде, позволяющем наилучшим образом отразить зависимости между ними.

Сводная таблица используется для анализа данных, сохраненных в Excel , то есть для работы нам потребуются данные, которые мы предлагаем скопировать из следующей таблицы на рис.9 на свой рабочий лист.

Рис.9. Данные для сводной таблицы.

1. Создание сводной таблицы.

1. Выберите команду Сводная таблица меню Данные или щелкните на кнопке Сводные таблицы панели инструментов, чтобы запустить Мастер сводных таблиц и диаграмм. На экране появится диалоговое окно Мастера сводных таблиц (Рис.10).

Рис. 10 Мастер сводных таблиц.

2. В группе Создать таблицу на основе данных, находящихся: установите переключатель, соответствующий имеющимся источникам данных. В нашем примере данные представлены в списке Microsoft Excel.

3. В группе Вид создаваемого отчета: установите сводная таблица. Щелкните на кнопке Далее – появится окно:

Рис.11.

4. В поле Диапазон: (Рис.11) укажите диапазон, содержащий исходные данные. Это можно сделать двумя способами: ввести адрес или имя диапазона ячеек с клавиатуры или выбрать диапазон ячеек в рабочем листе с помощью мыши.

5. Щелкните на кнопке Далее. На экране появится окно:

Рис.12.

6. Выберите место расположения создаваемой сводной таблицы (Рис.12). Если выбрано расположение на том же листе, укажите диапазон расположения или просто начальную ячейку.

7. Нажмите на кнопку Макет…. Появится диалоговое окно построения сводной таблицы (Рис.13 ).

Рис.13.

8. При разметке макета перетащите с помощью мыши кнопки полей в области:

СТРОК	-для использования данных поля в качестве заголовков строк,
СТОЛБЦОВ	-для использования данных поля в качестве заголовков столбцов,
ДАННЫХ	-для суммирования значений поля в ячейках таблицы,
ВНЕ ТАБЛИЦЫ	-для вывода данных в таблице, относящихся только к этому полю.

Перетащите кнопку Наименование в область Строка, кнопку Производитель в область Страница, кнопку Квартал в область Столбец, кнопки Оборот и Количество в область Данные (Рис.14).

Рис.14.

9. Нажмите кнопку ОК, а затем Готово. Вы получите сводную таблицу (Рис.15.)

Рис.15 Сводная таблица.

1. Настройка параметров сводной таблицы.

1. Щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке уже созданной сводной таблицы и в появившемся меню выберите пункт Параметры таблицы. На экране появится окно Параметры сводной таблицы (Рис.16).

Рис.16. Окно параметров сводной таблицы.

В этом диалоговом окне в поле Имя задается название сводной таблицы. Установленные флажки Общая сумма по столбцам и Общая сумма по строкам означают, что в сводной таблице будут напечатаны Общий итог и Итоги по полям. Установленный флажок Автоформат означает, что к сводной таблице будет применен используемый по умолчанию Автоформат. Установленный флажок Включать скрытые значения означает, что при итоговых подсчетах будут учитываться значения скрытых ячеек. Для объединения ячеек с подписями всех внешних строк и столбцов нужно установить флажок Объединять ячейки заголовков. Чтобы защитить форматы ячеек сводной таблицы от изменений при ее обновлении или изменении макета нужно установить флажок Сохранять форматирование. В полях Для ошибок отображать, Для пустых ячеек отображать введите значения, которые будут отображаться в ячейках в случае ошибки или отсутствия данных. Эти поля будут доступными только при наличии соответствующих флажков. Установите флажок Сохранять данные вместе с таблицей для копирования исходных данных, на основе которых была создана данная таблица, чтобы всегда иметь к ним доступ. Установите флажок Развертывание разрешено, чтобы иметь возможность отображать подробные данные двойным щелчком на области данных сводной таблицы. Установите флажок Обновить при открытии, чтобы сводная таблица обновлялась при открытии книги Excel, в которой она содержится. В случае использования внешних источников при создании сводной таблицы установите необходимые параметры в группе Внешние данные.

2. Закройте окно щелчком на кнопке ОК.