Курс_лекций_Информатика

41

Начертание – это отличие шрифта одной и той же гарнитуры друг от друга: обыч-

ное, курсивное, полужирное, полужирный курсив.

ТЕХНОЛОГИЯ СВЯЗЫВАНИЯ И ВСТРАИВАНИЯ ОБЪЕКТОВ (OLE)

Создаваемый в текстовом процессоре документ может включать совершенно раз-

личные объекты, например, таблицы, рисунки, диаграммы. Создание и редактирование таких объектов в текстовых процессорах может осуществляться без выхода из своей сре-

ды по месту расположения объекта в документе. При этом могут использоваться не только собственные средства, но и средства других прикладных программ Windows.

Совместное применение различных приложений с возможностью доступа к функ-

циям Друг Друга без выхода из своих сред предусмотрено одним из наиболее распространенных стандартов интеграции OLE (Object Linking and Embedding - связывание и встраивание объектов), положенным в основу разработки современных программных

систем. Объектами могут быть рисунки, диаграммы, таблицы и другие элементы документа. Современный вариант технологии – OLE 2.0 – позволяет при создании документов в среде текстового процессора (OLE-клиента) использовать данные и функциональные возможности других программ (OLE-серверов). В частности, технологию OLE 2.0 поддерживают программы Write, Word (OLE-клиенты) и Excel, PowerPoint, Paint (OLE-серверы) и т.д.

Технология OLE предусматривает два варианта обмена данными:

−внедрение объекта, при котором в документ-приемник вставляется сам объект. Для отображения на экране или распечатки документа OLE-объект не использует средств приложения-источника. Например, при переносе составного документа на другой компьютер OLE-объект будет отображаться нормально, даже если на этом компьютере нет соответствующего приложения-источника. Однако OLE-объект сохраняет связь с приложением-источником, которая позволяет обеспечить редактирование OLE-объекта внутри составного документа;

−связывание объекта, при котором в документ-приемник помещается не сам объект, а лишь ссылка на документ-источник. В этом случае OLE-объект будет связан не с приложением-источником, а с документом-источником, в котором находится этот объект. Эта связь позволяет изменить представление объекта в документеприемнике, как только этот объект будет изменен в документе-источнике.

Вобоих случаях (после связывания или встраивания) при необходимости изменения объекта в ходе редактирования документа осуществляется автоматический вызов OLE-программы в окно текстового процессора без выполнения переключения программ.

Встраивание и связывание объектов может осуществляться либо с использованием OLEпрограммы обмена, либо путем указания пути к файлу OLE-источнику. Кроме того, имеется возможность переноса OLE-объекта из окна одной прикладной программы в окно другой прикладной программы техникой Drag-and-Drop (« Перетащить и положить»). К примеру, можно взять график в окне электронной таблицы и перетащить в окно текстового процессора.

Основными недостатками стандарта OLE 2.0 являются недопустимость встраива-

ния (связывания) объектов, объем которых превышает одну страницу, а также отсутствие возможности отслеживания местоположения файлов OLE-источников, ссылки на которые помещены в файле документа. Второй недостаток приводит к тому, что при изменении

диска или каталога для хранения файлов OLE-источников ссылки на них в файле документа теряются.

Еще одним стандартом интеграции программных систем, поддерживаемым большинством приложений для Windows, включая текстовые процессоры, является стандарт DDE (Dynamic Data Exchange – динамический обмен данными). Он предусматривает возможность установления такой связи между объектами двух файлов различных приложений (например, между файлом таблицы Lotus 1-2-3 и таблицей файла документа WordPro), что изменение одного объекта вызывает автоматическое обновление другого.

ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MS WORD 97

Возможности MS Word 97 (W97): развитый интерфейс, удобная в применении система справочной помощи, широкие возможности по внедрению и связыванию графических объектов по технике OLE, возможности редактирования рисунков средствами самого W97, разнообразные возможности по форматированию абзацев и символов, удобство в построении и редактировании таблиц, наличие развитого формульного редактора, наличие разнообразных конвертеров совмес-

Горизонтальная и вертикальная линейки

Рис.1 Окно MS Word 97

тимых с другими приложениями, наличие средств контроля грамматической правки текста, автоматизированное форматирование документов на основе различных стилей.

Окно W97 включает в себя следующие элементы (рис. 1):

1.Главное меню. Задание команд главного меню можно выполнить щелчком мыши в имени пункта меню с последующим выбором нужной команды и повторным щелчком. Изменение состава пунктов главного меню или состава команд в любом из пунктов главного меню выполняется по команде Сервис/Настройка;

2.Панели инструментов. Позволяют удобно задавать команды – щелчком мыши на соот-

ветствующем значке. В окне текстового процессора имеются панели инструментов

Стандартная и Форматирование. Убрать или поместить в окно любую из панелей ин-

струментов можно по команде Вид/"Панели инструментов". 4. Окно активного документа.

5.Линейка позволяет удобно выполнять ручное форматирование абзацев.

6.Вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки позволяет выполнить быстрое пе-

ремещение по документу с помощью кнопок со стрелками и бегунка.

7.Кнопки управления режимами просмотра и редактирования документа. Соответствен-

но обеспечивают переход в режимы Обычный, Разметка страницы и Структура;

8.Строка состояния содержит следующие элементы: номер страницы текущего раздела, номер текущего раздела; номер страницы из общего числа страниц; расстояние по вертикали межу курсором и верхним краем страницы; номер строки с курсором на странице; количество символов от левого поля страницы до курсора; ЗАП – выделяется черным при записи макрокоманд; ИСПР – выделяется при активности маркировки исправлений; ВДП – выделяется при активности клавиши расширения выделений (<F8>); ЗАМ – выделяется при активности режима замещения символов. иным щелчком в поле имени режима (последние четыре элемента строки состояния можно активизировать соответствующий режим работы W97.

43

ЗАПУСК И ИНТЕРФЕЙС MS WORD 97

Чтобы запустить W97, достаточно щелкнуть мышью по кнопке Пуск и в группе Про-

граммы выбрать значок "W" и щелкнуть по нему.

СПРАВКА ПО MS WORD 97

Вызов справочной системы по W97 осуществляется при активном окне нажатием

F1 или через меню ? / Справка по Microsoft Word.

Пример справки по работе с текстом с помощью клавиатуры:

Удаление текста и рисунков

НАСТРОЙКА MS WORD 97

Настройка программы W97 осуществляется через меню Сервис/Параметры.

ДЕЙСТВИЯ С ФАЙЛАМИ ДОКУМЕНТОВ

В процессе работы пользователю приходится выполнять следующие основные

действия с файлами документов: создание, сохранение и открытие файлов документов, а также печать документа.

Создание документа

Создание нового документа или шаблона выполняется с помощью команды Создать меню файл, открывающей диалоговое окно Создание документа. Шаблоны используются для облегчения подготовки документов и представляют собой стандартные заго-

товки документов определенного типа и соответствующие им наборы стилей.

Сохранение документа

Окончательным этапом завершающей стадии работы с документом является его сохранение в файле. Он сохраняется командами: Сохранить, Сохранить как; Сохранение

с установкой параметров; Автоматическое сохранение (через ХХ мин).

Режим быстрого сохранения документов (не рекомендуется, т.к. резко растет

размер файла при многократном сохранении)

45

Использование буфера обмена

В любом приложении Windows, включая W97, имеются команды Вырезать, Копировать и Вставить. Они позволяют упростить действия по редактированию документов, связанные с вырезанием, копированием и перемещением различных фрагментов документа, включая текст, рисунки и таблицы.

При реализации названных команд используется буфер обмена. Он представляет собой участок основной памяти, используемый для временного хранения информации при передаче в пределах одной программы или между несколькими программами.

Отмена и повторение выполненных действий

Через Правка/Отмена (Ctrl+Z) или Правка/Повторить (Ctrl+Y), либо с помощью кнопок панели инструментов и .

Форматирование текста и оформление документов

Форматирование текста в основном связано с изменением параметров шрифта и абзацев. Оно может выполняться вручную или автоматизировано – с помощью стилей. Дополнительную выразительность документу придает использование обрамлений и заливки, многоколоночное оформление текста, задание буквиц и управление регистрами при вводе текста.

Изменение параметров шрифта

Формат/Шрифт (показать) и с помощью кнопок панели инструментов Форматирование или с помощью клавиатуры: Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U.

Изменение параметров абзаца

Формат/Абзац или с помощью горизонтальной линейки.

На горизонтальной линейке показаны значения параметров абзаца, содержащего кур-

сор. Чтобы изменить отступы, поля и ширину колонок, перетащите соответствующие маркеры по горизонтальной линейке. Чтобы установить позицию табуляции, нажимайте кноп-

ку на левом конце горизонтальной линейки до тех пор, пока не увидите нужный тип табуляции, а затем щелкните нужное место на линейке.

Для изменения левого отступа первой строки текста перетащите маркер отступа пер-

вой строки на верхней части линейки.

Для изменения отступа второй строки текста перетащите левый маркер отступа . Для изменения левого отступа всех строк абзаца перетащите прямоугольник под ле-

вым маркеров отступа.

Для изменения правого отступа всех строк абзаца перетащите правый маркер отступа.

Примечание. Для установки точных значений отступов абзацев используется команда

Абзац в меню Формат.

Использование списков (нумерованных и ненумерованных)

Многие стили шаблонов, поставляемых с текстовым процессором, предназначены для маркированных и нумерованных списков. При применении этих типов к выделенным абзацам автоматически добавляются маркеры и номера, а также согласованные текстовые форматы для всех элементов списка. Использование этих типов предпочтительнее использования кнопок Мар-

кированный список и Нумерованный список или команды Список в следующих случаях:

Текстовый список должен иметь определенный формат, например, маленький размер шрифта или нестандартные междустрочные интервалы. Например, список с одинарными интервалами в тексте с двойными интервалами.

Соответствующий формат текста имеет значение в документе большого размера или в нескольких документах. В этом случае при изменении формата списка легко обновляются все списки этого типа во всем документе путем модификации типа списка.

Существует возможность изменения встроенных типов для использования необходимых форматов нумерации и маркировки, а также текстовых.

46

Создание таблиц

Используйте таблицы для упорядочивания данных и создания интересных макетов страницы с последовательно расположенными столбцами текста или графики. Наиболее

быстрый путь создания простой таблицы — например такой, которая имеет одинаковое

количество строк и столбцов — с помощью кнопки Добавить таблицу .

С помощью новой команды Нарисовать таблицу можно легко создать более сложную таблицу — например такую, которая содержит ячейки разной высоты или различное количество столбцов на строку — метод, сходный с рисованием таблицы от руки.

Можно создать новую чистую таблицу и заполнить пустые ячейки, либо можно преобразовать существующие абзацы текста (разделенные, например, символами табуля-

ции) в таблицу. Можно также создать таблицу на основе существующего источника данных, такого как база данных или электронная таблица.

Автоматизированное форматирование (стили)

Автоматизированное форматирование основано на концепции стилей. Оно позво-

ляет легко и быстро изменить внешний вид всего документа изменением одного или нескольких стилей. Стиль абзаца представляет собой совокупность параметров, которые

определяют параметры шрифта, форматирования абзаца, табуляции, обрамления и заливки, язык, возможное наличие кадра и маркированного или нумерованного списка.

В W97 с каждым документом связывается определенный набор стилей. При создании документа набор стилей формируется путем копирования стилей из указанного шаблона. В шаблонах хранятся наборы стилей и текстовые заготовки, соответствующие характеру документа (письма, приглашения и т.д.).

Характер оформления документа с помощью определенного шаблона можно оценить и изменить по команде Библиотека стилей... меню формат.

W97 позволяет создавать, изменять, переименовывать и удалять стили. Перечисленные действия выполняются с помощью команды Стиль... меню Формат.

W97 обеспечивает автоматизированное создание различных списков (нумерованных, маркированных и многоуровневых). Для создания маркированных и нумерованных списков с параметрами, используемыми но умолчанию, удобно пользоваться кнопками Нумерованный список и Маркированный список панели инструментов Форматирование. Для более тонкой настройки параметров списков служит диалог, возникающий при задании команды Список... меню Формат.

Для автоматического создания нумерованного списка нужно ввести число, точку (или круглую скобку) и пробел в начале абзаца, с которого должен автоматически строится список. После нажатия клавиши <Enter> в конце абзаца произойдет автоматическое нажатие кнопки Нумерованный список панели инструментов Форматирование и выполнен переход к новому абзацу с автоматическим заданием очередного по номеру числа с точкой (круглой скобкой) и пробелом. Последнее будет происходить при каждом нажатии <Enter>. Чтобы отменить автоматическую нумерацию абзацев после построения списка, достаточно отжать кнопку Нумерованный список или дважды нажать <Enter>.

Автоматическое построение маркированного списка происходит аналогично, с той разницей, что в начале первого абзаца маркированного списка следует указать символ «-» ( дефис) или «*» ( звездочку) с пробелом. В случае дефиса в качестве маркеров будет задаваться квадратик, а в случае звездочки – кружок. Кроме того, задание и отмена маркированного списка возможны с использованием кнопки Маркированный список панели инструментов Форматирование.

ЛЕКЦИЯ: ТАБЛИЧНЫЕ ПРОЦЕССОРЫ.

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ТАБЛИЧНЫХ ПРОЦЕССОРАХ

Табличными процессорами (ТП) называют пакеты программ, предназначенные для

создания электронных таблиц и манипулирования их данными. Среди таких пакетов наи-

большее распространение получили Lotus 1-2-3, Corel QuatroPro, SuperCalc и Microsoft

Excel, версию 97 которого мы рассмотрим.

При создании таблиц ТП предоставляет пользователю следующие возможности:

−В ячейках таблиц могут быть использованы сложные формулы, содержащие в своем составе встроенные функции различного назначения (математические, финансовые, статистические, инженерные и т. д.);

−Организовывать связи нескольких таблиц;

47

−Создавать так называемые сводные таблицы - интерактивные таблицы, обеспечивающие удобный анализ больших массивов данных.

−Применять к таблицам, оформленным в виде списков (баз данных), операции сортировки, вычисления промежуточных итогов и фильтрации данных.

−Осуществлять консолидацию данных, при которой данные из нескольких таблиц могут быть объединены в одну таблицу.

−Использовать сценарии - поименованные массивы исходных данных, по которым формируются конечные итоговые значения в одной и той же таблице. Имея несколько таких массивов данных, можно быстро получить несколько вариантов конечных результатов.

−Выполнять автоматизированный поиск ошибок вычислений по формулам. Кроме анализа кодов сообщений об ошибке, пользователь имеет возможность отслеживать зависимости между ячейками. С помощью панели инструментов Зависимости можно задать режим выдачи таблицы на экран, при котором влияющие ячейки соединены разноцветными линиями с зависимыми ячейками;

−Защищать данные от изменения посторонними лицами;

−Использовать структурирование данных, позволяющее скрывать или отображать определенную часть (уровень) таблицы;

−Применять механизм автозаполнения, при котором в несколько ячеек таблицы может быть быстро введено одно и тоже значение или формула;

−Использовать таблицы подстановки, которые могут содержать одну или две переменные с произвольным количеством их значений. Эти значения переменных используются при вычислении результатов по одной и той же формуле. Результаты затем отображаются в виде массива данных.

Табличный процессор поддерживает также общие функциональные возможности тексто-

вых процессоров, такие как использование макросов, построение диаграмм, автозамена и проверка орфографии, использование стилей, шаблонов, автоформатирование данных, обмен данными с другими приложениями, наличие развитой справочной системы, печать с настройкой параметров и другие сервисные возможности.

Табличный процессор целесообразно использовать для создания таблиц в случа-

ях, когда предполагаются сложные расчеты, сортировка, фильтрация, статистический

анализ массивов, построение на их основе диаграмм.

КЛЮЧЕВЫЕ ПОНЯТИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ

В ТП используются следующие ключевые элементы и понятия.

Рабочая книга является основным документом. Она хранится в файле с произ-

вольным именем и расширением, зависящем от типа программы (Ms Excel – xls, Lotus 1-

2-3 - 123). При создании или открытии рабочей книги ее содержимое представлено в отдельном окне. Каждая книга по умолчанию содержит определенное количество рабочих листов.

Листы предназначены для создания и хранения таблиц, диаграмм и макросов. Для

выбора листа имеется внизу книги соответствующие ярлыки листов. В зависимости от

формы представления данных различают листы следующих типов:

листы таблиц, в которых создаются и обрабатываются таблицы. Он состоит из ограниченного количества столбцов и строк; листы диаграмм, предназначенные для размещения диаграмм;

листы макросов, в которых хранятся макрокоманды на языке программирования автоматизации процесса обработки таблиц.

Ячейка является наименьшей структурной единицей для размещения данных внутри рабочего листа, которая находится на пересечении столбцов и строк. Каждая

ячейка может содержать следующие:

1. числовые значение – это любое число и стандартный разделитель целой и дробной части, определенный в настройках операционной системы.

2.Текста (символьная информация) – это набор различных символов.

3.Формула – это математическая запись вычислений, производимых над данными таблицы. Формула начинается со знака равенства (=) или математического оператора

и записывается в ячейку таблицы. Результатом выполнения формулы является вы-

численное значение. Это значение автоматически записывается в ячейку, в которой

находится формула. Пример записи формулы: =А$1+100+ВЗ.

Ячейка имеет свои параметры форматирования, которые настраиваются с помощью команды Формат/ячейка или нажатием клавиш Ctrl+1.

По своему содержимому ячейки делятся на исходные (влияющие) и зависимые. В по-

следних записаны формулы, которые имеют ссылки на другие ячейки таблицы. Ячейка,

49

части этого поля. Выбор одного из имен в списке используется для быстрого выделения и

перехода к соответствующему диапазону ячеек.

Ярлычки листов и кнопки их прокрутки предназначены для отображения и выбора соответствующего листа рабочей книги.

Строка состояния состоит из двух частей. В левой части появляется краткая справка о назначении выбранной команды меню. Здесь же отображается информация о текущей выполняемой операции.

Правая часть состоит из пяти полей, предназначенных для отображения статуса некоторых функций клавиатуры и текущего режима ввода:

NUM - включен цифровой блок клавиатуры (клавишей <Num Lock>); CAPS - включен верхний регистр клавиатуры (клавишей <Caps Lock>);

ВДЛ - включен режим выделения (клавишей <F8>);

ДОБ - включен режим выделения несмежных диапазонов ячеек (клавишами

<Shift>+<F8>);

FIX - на вкладке Правка диалогового окна Параметры установлен флажок фиксиро-

ванный десятичный формат при вводе (Fixed Decimal).

Вэтой же части высвечивается имя функции, выбранной пользователем из контекстного меню строки состояния, и результат ее вычисления по отношению к текущему диапазону ячеек. Например, СУМ=10, МИНИМАЛЬНОЕ-!, КОЛИЧЕСТВО ЗНАЧЕ-

НИЙ=91 и др. (всего шесть функций).

Операции, выполняемые с данными, задаются с помощью команд главного меню, контекстного меню или кнопок панелей инструментов.

Взависимости от того, на каких элементах окна MS Excel или окна рабочей книги расположен указатель мыши, он приобретает разный внешний вид. Внешний вид указа-

теля мыши определяет возможные операции, которые доступны пользователю при щелч-

ке левой кнопкой мыши или удерживании ее в нажатом состоянии.

Для завершения работы с ТП можно выполнить команду Выход (Exit) меню файл

(File) или щелкнуть мышью на кнопке закрытия окна.

НАСТРОЙКА MS EXCEL

При работе с Excel можно задать различные параметры функционирования программы, которые будут использоваться в дальнейшем по умолчанию. Эти параметры ус-

танавливаются в диалоговом окне Параметры, которое выводится на экран по одноименной команде меню Сервис.

50

Диалоговое окно Параметры содержит десять вкладок. Приведем назначение

наиболее часто используемых параметров вкладок названного диалогового окна: Параметры вкладки Вид позволяют изменить внешний вид окна программы и документа. Можно скрыть или показывать строку формул, рабочую сетку ячеек, строку состояния, по-

казывать формулы в ячейках или вычисленные по ним значения и т. д.; Параметры вкладки Вычисления определяют способ вычисления формул и управляют

внешними ссылками, т. е. ссылками в формулах текущей таблицы на ячейки таблиц других рабочих книг; Параметры вкладки Правка используются при вводе данных в ячейки и их редактирова-

нии; Вкладка Списки содержит списки, которые используются при выполнении функции авто-

заполнения или определяют пользовательский порядок сортировки данных; На вкладке Общие представлены такие параметры, как имя папки автозагрузки, количе-

ство листов в новой книге; стандартный шрифт; стиль ссылок; список ранее открывав-

шихся файлов и др.; Параметры вкладки Диаграмма определяют вид активной диаграммы и позволяют зада-

вать формат, используемый по умолчанию при создании новых диаграмм.

−Значение всех параметров, выбранных на вкладках диалогового окна Параметры, сохраняются

ииспользуются табличным процессором по умолчанию до их следующего изменения.

СОЗДАНИЕ И СОХРАНЕНИЕ РАБОЧЕЙ КНИГИ

Создание новой рабочей книги аналогично созданию нового файла документа средствами MS Word. При этом может быть использован имеющийся шаблон.

Сохранение книги осуществляется выполнением команд Сохранить и Сохранить как... меню Файл, либо нажатием кнопки Сохранить панели инструментов.

ОТКРЫТИЕ РАБОЧЕЙ КНИГИ

Открытие рабочей книги можно выполнить с помощью кнопки Открыть панели инструментов или по команде Открыть... меню Файл программы. При этом на экране появ-

ляется диалоговое окно Открытие документа.

Используемая по умолчанию папка, имя которой представляется в диалоговом ок-

не Открытие документа, задается в поле Рабочий каталог вкладки Общие диалогового окна Параметры. Это окно открывается с помощью одноимённой команды меню Сервис. За один раз можно открыть сразу несколько рабочих книг. Для этого необходимо предварительно выделить имена соответствующих файлов, представленных в открытой папке диалогового окна Открытие документов. Выделение осуществляется щелчком левой

кнопки мыши при одновременно нажатой клавише <Ctrl>. Для каждой открытой книги соз-

дается свое окно.

ТП позволяет сохранять не только отдельные документы, но и текущую конфигура-

цию открытых книг и окон. Такой « срез» состояния программы запоминается в так назы-

ваемом файле рабочей области по команде Сохранить рабочую область... меню Файл. В одноименном с командой диалоговом окне задается папка, имя и расширение файла рабочей области (по умолчанию Личная папка.xlw). Создавать файл рабочей области ре-

комендуется при завершении сеанса работы с несколькими большими документами. Тем самым сохраняются имена открытых рабочих книг, параметры окон и т. д. В начале сле-

дующего сеанса работы открытие файла рабочей области приведет к открытию всех файлов и установке необходимых параметров, соответственно.

В процессе работы с рабочей книгой рекомендуется использовать функцию Автосохранение. При этом ТП автоматически, через заданный период времени сохраняет документ в его же файле. Тем самым « страхуются» от потери части информации, имеющейся в оперативной памяти, но не записанной на диск, в случае отключения питания, сбоев в работе программы или аппаратуры. Издержкой использования Автосохранения является непроизводительное расходование процессорного времени на перезапись фай-

ла.

Режим автоматического сохранения программы можно задать только в том случае, если ранее была установлена соответствующая программа-надстройка, расширяющая