Лекция 2 – ОУ =2 часа.

Процесс управления организацией.

1. Содержание управленческой деятельности.

2. Общие черты УД

3. технологии управления

4. Основные функции управления

5. Современные подходы к стратегическому планированию и его роли

6. Цели, миссия и видение организации

7. ЦЕЛИ

8. Функция мотивации в управлении

9. Обучающаяся организация

10. Пирамида развития навыков руководителя

11. Функция контроля в организации

12. Норма управляемости

13. Основы управления рабочим временем.

1. Содержание управленческой деятельности.

Управленческая деятель­ность

• это целе­направленная координация деятельности людей и подсистем для эффективного достижения поставленных целей организа­ции

Основные структурные составляющие управленческой деятельности

• миссия, видение, цель,

• мотивация,

• информация,

• принятие решения,

• планирование,

• программа,

• индивидуально-психологические свойства субъекта,

• психические процессы (когнитивные, эмоциональные, волевые),

• контроль,

• корректировка.

специфика управленческой деятельности

1. эффективность организации на 90% зависит от управления

2. опосредованно – косвенно связана с конечными результатами

3. руководитель непосредственно сам не участвует и не должен участвовать в создании конечных результатов

4. управленческая деятельность дифференцируется от исполнительской

5. чем в большей степени управленческая деятельность концентрируется вокруг неисполнительских функций и освобождается от непосредственно исполнительского труда, тем выше ее эффективность

6. двойственный характер организационного статуса руководителя: в силу своего иерархически высшего положения руководитель стоит над коллективом и одновременно является членом данного коллектива

7. два взаимосвязанных направления управленческой деятельности: 1) обеспечение технологического процесса и 2) организация деятельности людей, их коллективов

8. предметом, объектом воздействия являются субъекты – люди со своими психологическим особенностям, системой ценностей, профессионализмом знаниями, опытом

9. организация деятельности других людей, т.е. деятельность по организации деятельностей

10. девиз управленческой деятельности: заставить других выполнить работу (Рис.2.1)

Двойственный организационный статус руководителя

Управление социотехнической системой из двух составляющих: технологической и человеческой (социальной)

Организация деятельности других

личностные качества руководителя

Оптимизация иерархичности и коллегиальности

Воздействие на людей для организации их совместной деятельности

Условия осуществления управленческой деятельности

Косвенное участие в создании конечного результата

Специфический характер управленческой деятельности

кратковремен­ность

фрагментарность

разнообразие

Рис. 2.1 Специфический характер управленческой деятельности

содержание управленческой деятельности включает

реализацию определенных универсальных управленческих функций

• планирование,

• прогнозирование,

• мотивирование,

• принятие решения,

• контроль и др.

Цель управленческой деятельности

• обеспечить эффективное функционирование организации, которая представляет социотехническую систему из двух составляющих: технологической и человеческой (социальной).

временные ограничения

внешние

условия

вынужденность одновременного выполнения многих действий

Внутренние

условия

информационная неопределенность

одновременное решение многих задач

ответственность за конечные результаты

противоречивость законодательства

нерегламентированность труда

неясность и иногда отсутствие оценочных критериев эффективности деятельности

ограниченность ресурсов

множественная подчиненность руководителя различным вышестоящим инстанциям и обусловленная этим противоречивость требований с их стороны

возникновение экстремальных, стрессовых ситуаций

условия осуществления управленческой деятельности

Рис.2.2. Условия осуществления управленческой деятельности

Условия осуществления управленческой деятельности также можно отнести к её специфическому характеру (Рис. 2.2).

Здесь выделяют внешние и внутренние условия.

К внешним условиям относятся

• временные ограничения,

• информационная неопределенность,

• ответственность за конечные результаты,

• нерегламентированность труда,

• ограниченность ресурсов,

• возникновение экстремальных, стрессовых ситуаций.

К внутренним условиям относятся

• вынужденность одновременного выполнения многих действий и решения многих задач,

• противоречивость законодательства,

• неясность и иногда отсутствие оценочных критериев эффективности деятельности,

• множественная подчиненность руководителя различным вышестоящим инстанциям и обусловленная этим противоречивость требований с их стороны.

ответственность за организацию в целом, а не за работу её отдельных частей

двойная принадлежность , обеспечивающая согласованность и координацию действий

большие возможности влиять на организацию (подразделения) в целом

Особенности управленческой деятельности, определяемые организационным статусом руководителя

Рис.2.3. Организационно-статусные особенности управленческой деятельности

Организационный статус руководителя вносит особенности в управленческую деятельность:

• двойная принадлежность – как руководитель подразделения входит в состав вышестоящего органа, что обеспечивает согласованность и координацию действий;

• несет ответственность за функционирование организации (подразделения) в целом, а не за работу её отдельных частей (Рис. 2.3).

руководители высшего звена находятся на верху иерархической лестницы, отвечают за деятельность организации, за стратегические решения и политику в целом, определяют лицо организации

руководители среднего звена координируют и контролируют работу руководителей низшего звена

руководители низшего звена находятся непосредственно над работниками - исполнителями

непосредственные исполнители

Рис.2.4. Три категории управленческих должностей

и их управленческие особенности

психологические особенности

• Управленческая деятельность отличается от других сфер деятельности психологическими особенностями, которые имеют разную степень проявления в зависимости от уровня руководителя – от занимаемой должности в иерархической лестнице.

• Чем выше иерархический статус, тем сильнее проявляются эти психологические особенности и наоборот.

• Иерархия управленческой деятельности имеет два полюса: низшие уровни управления небольшими группами и высшие уровни руководства крупными организациями.

• выделяют три категории управленческих должностей, содержание деятельности которых существенно различается по степени проявления особенностей управленческой деятельности (Рис.2.4).

Это — уровни руководителей низшего, среднего и высшего звена.

Руководители низшего звена принадлежат к организационному уровню, который находится непосредственно над работниками (подчиненными, не управляющими). Типичный их пример — мастер, заведующий отделом, заведующий кафедрой.

Личностные качества руководителя вносят отпечаток субъективности в управленческую деятельность

Общие черты УД

интеллектуальное содержание

правовой характер

комплексность

коллективность

информационность

прикладной характер

социально-психологический характер

Общие черты управленческой деятельности

концентрация полномочий и ответственности

разделение и кооперация

полнота ответственности

сбалансированность

Рис. 2.5. Общие черты управленческой деятельности

Управленческая деятельность - общие черты:

• прикладной характер,

• интеллектуальное содержание,

• информационность,

• коллективность,

• комплексность,

• социально-психологический характер,

• полнота ответственности,

• сбалансированность,

• разделение и кооперация,

• концентрация полномочий и ответственности,

• правовой характер (юридическая заданность) (Рис. 2.5).

Прикладной характер.

• Управленческая деятельность сама по себе в отрыве от социально-экономической деятельности человека не имеет ценности.

• Она предназначена для реализации целей и функций управления в конкретных сферах человеческой деятельности.

• Поэтому её следует рассматривать как комплекс наработанных человеком навыков, умений, способов, средств и действий человека в сфере управления.

Интеллектуальное содержание

• интеллектуальная деятельность руководителя по разработке, принятию и реализации решения и включает умственные и творческие усилия, без которых невозможно выполнение управленческих функций.

Социально-психологический характер

• во-первых, отражает специфику управленческой деятельности, сопряженную с проявлением воли и выполнением обязательных конкретных действий

• во-вторых, требует подчинения собственного «эго» («Я») выполнению поставленных задач, подчинения и исполнения работы в определенном коллективе, в составе команды, напряжения личных качеств и согласования своих действий с общими целями.

Информационность

• Управленческая деятельность связана со сбором и обработкой значительного массива информации, на основе которого принимаются управленческие решения. Качество информации и её анализа определяют эффективность принимаемых решений и в целом эффективность управления.

Коллективность

• осуществление управленческой деятельности в коллективе,

• взаимодействие коллективов разных подразделений внутри организации и с посторонними организациями и социальными группами.

• Структуризация управления по подразделениям и должностям создает логическую схему для упорядочивания коллективного труда управленцев.

• Координация и согласованность отдельных звеньев управленческой системы создает условия для её эффективности и оптимизации.

Комплексность управленческой деятельности

• сбалансированное использование всех управленческих составляющих (человек, информация, планирование, контроль, технические средства и многое другое) для достижения рациональности и эффективности управления.

• обеспечение взаимосвязанности всех функций управления по вертикали и по горизонтали.

Полнота ответственности управленческой деятельности

• ответственность каждого управленческого органа за достижение поставленных целей и выполнение управленческих функций.

Сбалансированность второстепенных целей по отношению к главным целям в обеспечивает своевременность и эффективность решения всех задач и достижения поставленных целей.

Разделение и кооперацию управленческих действий между звеньями и уровнями управления обеспечивает экономическую эффективность управленческой системы.

Концентрацию полномочий и ответственности при решении каждой конкретной задачи позволяет рационально перераспределять компетенции на каждом уровне управления по горизонтали и делегировать полномочия по вертикали.

Правовой характер или юридическая заданность устанавливают правила и нормы управленческой деятельности, определяют её компетенцию, сферу деятельности, способы выполнения управленческих функций.

управление решает две задачи:

• тактическую - поддержание устойчивости, взаимодействия и работоспособности всех звеньев организации

• стратегическую - обеспечивает развитие организации

информация

является базой управления

принимает после сбора и обработки форму решения

Эффективность управленческой деятельности зависит от

• профессионализма управленцев и управленческого аппарата,

• оснащенности современным оборудованием и технологиями (включая электронные программы обработки информации), средствами обработки и оформления документов (штемпели, резаки, дыроколы), средствами группировки и хранения документов (папки, скоросшиватели, картотеки), средствами оперативной связи, мебелью.

Сложность управленческой деятельности обусловлена

• во-первых, масштабами, количеством и составом решаемых проблем, связями между ними, разнообразием применяемых методов, организационных принципов;

• во-вторых, необходимостью принимать новые, нетрадиционные решения, часто в условиях неопределенности или риска, что требует глубоких профессиональных знаний, опыта, широкой эрудиции;

• в-третьих, степенью оперативности, самостоятельности, ответственности, рискованности решений, которые необходимо принимать.

• Руководитель, принимая решения, часто берет на себя ответственность не только за материальное благосостояние людей, но за их здоровье и даже жизнь.

По содержанию управленческая деятельность бывает:

• коммуникационной (ведение переговоров, прием посетителей, обход организации, выезд в командировки);

• распорядительной и координационной (доведение до исполнителей принятых решений в устной и письменной форме, составление и выдача заданий, инструктирование);

• контрольно-оценочной (проверка своевременности и качества выполнения заданий);

• аналитико-конструктивной (изучение информации и подготовка решений);

• информационно-технической (с носителями информации) на которые уходит 10— 15% рабочего времени; первично-счетной и учетной.

технологии управления

Управленческие

технологии

линейная технология

разветвленная технология

технология управления по целям

технология поискового управления

технология управления по ситуации

технология управления по отклонениям

технология управления по результатам

Рис.2.6. Управленческие технологии

Технологии управления

• методы и способы выполнения управленческих операций в определенной последовательности и рациональном распределении между исполнителями с учетом их квалификации и затрат времени.

Главными задачами технологии управления являются:

• установление организационного порядка и рациональной последовательности выполнения управленческих работ;

• обеспечение единства, непрерывности и согласованности действий субъектов при принятии решений;

• участие вышестоящих руководителей;

• равномерная загрузку исполнителей.

• В основе управленческих технологий лежат производственные и информационные потоки, а также совокупность знаний о методах и приемах действий управленческих работников по выполнению управленческих операций.

Из управленческих технологий следует выделить:

• линейную технологию,

• технологию управления по отклонениям,

• технологию управления по ситуации,

• технологию управления по результатам,

• технологию управления по целям,

• технологию поискового управления (Рис.2.6).

Линейная технология

• последовательность отдельных фаз, вытекающих друг из друга и сменяющихся в соответствии с заранее намеченным планом

• используется в типовых случаях при достаточной определенности ситуации и конечной цели, например, при управлении движением поездов, работой оборудования

технология управления по возникшим отклонениям

• частично эти отклонения вообще не требуют корректировки, поскольку при незначительных отклонениях исполнители могут самостоятельно разобраться с ними.

• при значительной величине отклонения требуется вмешательство руководителя.

Технология управления по ситуации

• действия по складывающимся обстоятельствам, подстройку под них с тем, чтобы наиболее эффективно обеспечить решение существующих проблем

• Обычно это имеет место в сложных экономических условиях

Технология управления по результатам

• в зависимости от степени достижения запланированных результатов уточняются последующие правленческие действия.

• Такая технология часто применяется, например, при управлении войсками в боевых условиях.

Технология управления по целям

• стимулирование достижения личных целей, сформулированных работниками совместно с непосредственным руководителем и зафиксированных в специальном документе

Технология поискового управления

• когда невозможно точно оценить ситуацию или проблему

проблема 2. Основные функции управления

содержание «процесса управления»

• принятие управленческих решений и

• выполнение управленческих функций (Рис. 2.7)

выполнение управленческих функций

принятие управленческих решений

Содержание процесса управления

Рис. 2.7. Содержание процесса управления

Функция управления

Функция управления

• это использование специальных приемов и способов.

• реализация функций требует материально-финансового и технического обеспечения

выполнение управленческих функций требует от руководителя умения

• принимать решения,

• осуществлять планирование,

• организовывать работу,

• мотивировать сотрудников,

• контролировать и координировать все происходящее в организации процессы.

мотивация

командование

координация

организация

контроль

планирование

Общие функции управления

Рис. 2.8. Общие функции управления

Функции управления по содержанию, характеру и объему воздействия можно классифицировать на

• общие и

• специфические (конкретные).

Общие функции управления

• планирование, организация, координация, командование, мотивация и контроль (Рис.2.8)

• Последовательность выполнения этих функций обеспечивает управление любым объектом: национальной экономикой, отраслью, предприятием.

Конкретные (специфические) функции определяются характером хозяйственной деятельности организации (Рис.2.9).

финансы (используемый ресурс - деньги)

предпринимательство (используемый ресурс - бизнес)

маркетинг (используемый ресурс - потребитель)

организация (используемый ресурс - люди)

производство (используемый ресурс - технологии)

планирование (используемый ресурс - время)

специфические функции современной организации

инновация (используемый ресурс - идеи)

социальное развитие (используемый ресурс - культура)

информация (используемый ресурс - данные)

Рис. 2.9. Специфические функции современной организации

К функциям современной организации относятся:

1. планирование (используемый ресурс - время);

2. организация (используемый ресурс - люди);

3. маркетинг (используемый ресурс - потребитель);

4. предпринимательство (используемый ресурс - бизнес);

5. финансы (используемый ресурс - деньги);

6. производство (используемый ресурс - технологии);

7. инновация (используемый ресурс - идеи);

8. информация (используемый ресурс - данные);

9. социальное развитие (используемый ресурс - культура).

Функция планирования

Планирование

• вид управленческой деятельности по составлению планов организации и её подразделений

• часть процесса управления, задающая направление и параметры будущего развития организации.

определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам

разработка альтернативных стратегий, программ и планов на основе принятых целей организации и состояния внешней и внутренней среды для достижения поставленных целей

формирование миссии организации на основе анализа внешней среды и интересов групп

определение целей и задач

разработка политики и процедуры, по которым действуют сотрудники организации для реализации стратегий

Планирование как функция процесса управления

контроль и оценка результатов

согласование планов организации с показателями и финансовыми ресурсами.

проведение работы в подразделениях, основанных на оперативных планах

доведение планов до всех исполнителей и ответственных за их реализацию

Рис.2.10. Планирование как функция процесса управления

Функция планирования включает (Рис.2.10):

• определение целей и задач организации на основе анализа факторов внутренней и внешней среды;

• формирование миссии организации на основе анализа внешней среды и интересов групп;

• разработку альтернативных стратегий;

• определение необходимых ресурсов и их распределение;

• разработку политики и процедуры, по которым действуют сотрудники организации для реализации стратегий;

• доведение планов до всех, кто их должен выполнять и кто несет ответственность за их реализацию;

• корректировка планов организации с показателями и финансовыми ресурсами.

• контроль и оценка результатов.

План организации

основа стимулирования работников

основа выявления новых направлений и способов совершенствования работы организации

основа определения потребности в ресурсах

основа контроля и корректировки всех процессов

основа согласования работы всех подразделений организации

основа организационной деятельности