1.2. Іс қағаздарын жүргізу тарихы және міндеттері

Құжаттардың пайда болуына байланысты олармен жұмыс істеуді реттеу қажеттігі

"Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов

Осы ұғымның мәні осы күнге дейін, тіпті компьютер пайда

Іс қағаздарын жүргізу – мемлекеттік стандарттарға сәйкес құжаттар мен

Осы анықтаманы жадымызда ұстай отырып, іс қағаздарының міндеттерін былайша

- іс құжаттарын стандарттардың талаптарына сәйкес ресімдеу;

- құжаттардың жүру барысына жағдай жасау (құжаттарды тіркеуді ұйымдастыру,

- орындалған құжаттарды іздестіруге жағдай жасау (іс қағаздарының номенклатурасына

- құжаттарды сақтауға жағдай туғызу.

1917 Жылдың қазанындағы большевиктер жеңісі, мұнан кейінгі Ресей империясы

Бұл ретте іс қағаздарын жүргізу тарихы мысал ретінде келтіріліп

Аталмыш құжат іс қағаздарын жүргізу жөніндегі ережелердің, нормативтер мен

Қазақстанның өз алдына тәуелсіз ел болып қалыптасуы, оның нарықтық

Қазақстанда «іс қағаздарын жүргізу» ұғымы алғаш рет Республиканың 1037-2001

«Іс қағаздарын жүргізу» термині стандартталған, яғни бұл ұғымды айқындайтын

«Іс қағаздарын жүргізу» терминінің Қазақстан Республикасындағы ресми түсіндірмесінен Ресей

Анықтамадан көрініп тұрғандай, Қазақстанда қабылданған түсініктің негізгі ерекшелігі іс

Құжаттар түзуге және сол құжаттар бойынша жұмыс жүргізуді ұйымдастыру

Мұндай ережелердің алғашқы нұсқасы қолданысқа 1992 жылы ендірілген болатын.

Іс қағаздарын жүргізу жөніндегі нұсқаулықтар әзірлеу барысында Қазақстанның СТ

Сонымен қатар Қазақстан Республикасының «Электрондық құжат және электрондық цифрлық

ТМД-ның бірқатар елдерінде мұрағат ісі жөніндегі нормативтік актілер іс

Іс қағаздарын жүргізу қызметін ұйымдастырудың жекелеген элементтері өзге де

1.3. Іс құжаттарының жіктемесі

Басқару құжаттарын жіктеудің көптеген тәсілі бар. Олардың бірқатары мынадай:

1) мазмұны бойынша (жіктеудің маңызды түрі) – бұл:

- әкімшілік мәселелері бойынша;

- материалдық-техникалық жабдықтау мәселелері;

- жоспарлау;

- бухгалтерлік есеп;

- кадрлар даярлау;

- сыртқы сауда қызметі және т.б. бойынша құжаттар болуы

2) Құжаттар шығарылуына қарай екіге: ресми және жеке құжаттарға

Ресми құжаттарды белгілі бір ережелер (стандарттар) бойынша ұйымдар немесе

Жеке құжаттарды адамдар өздерінің қызметтік міндеттеріне қатыссыз жасайды.

3) Құжаттар жасалу орнына қарай:

Сыртқы – мекеме алған (келіп түскен) немесе олар басқа

Ішкі – осы мекемеде жасалған және оның ішінде қолданылатын

4) Атауы бойынша басқару құжаттары көптеген түрге бөлінеді, мысалы,

2.МЕКЕМЕЛЕР МЕН КӘСІПОРЫНДАРДА ІС ҚАҒАЗДАРЫН ЖҮРГІЗУДІ, МҰРАҒАТ ҚЫЗМЕТІН ЗАҢДЫҚ

2.1. Заңи және басқа да нормативтік-құқықтық актілер

Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету – кез-келген мекеме мен кәсіпорынның

Басқару қызметінде құжат еңбек құралы болып та, сол сияқты

Басқару қызметінің барлық нысаны тиісті құжаттар арқылы көрініс табады:

жоспарлау – жоспарларды дайындау;

есепке алу – статистикалық, бухгалтерлік және жедел-техникалық құжаттарды жасау

басшылық – басқару құжаттарын шығару;

нұсқау – нұсқаулықтар, әдістемелік нұсқаулар дайындау;

бақылау – жазбаша түрде мәліметтер жинау.

Сөйтіп, кәсіпорында жасалатын құжаттар – оның өзіне жүктелген функцияларды

Іс қағаздарын жүргізуді ұйымдастыру шартты түрде екіге бөлінеді: құжаттарды

Құжаттарды дайындау рәсімдері де, сол секілді олармен жұмыс жүргізуді

Қазақстан өзінің тәуелсіздігін алып, құқықтық мемлекет, азаматтық қоғам ретінде

Еліміз тарихындағы өзіндік тұжырымдамасы бар бұл тұңғыш Заң алыс

Ұйымдастыру тұрғысынан «Қазақстан Республикасы мұрағаттар мен құжаттаманы басқару жөніндегі

Елімізде деңгейі әртүрлі мемлекеттік мұрағаттар Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат

Құжаттама саласындағы негізгі Заң қабылданғаннан кейін еліміздегі басқаруды құжаттамалық

Уақыт өте келе аталмыш Заңды кейінірек қабылданған бірқатар заң

Заңға өзгерістер мен толықтырулар енгізу кезінде мемлекеттік мұрағаттардың осындай

Қазақстан Республикасының жоғарыда аталған мемлекеттік стандарттары құжаттама жүйесін дамыту

1) іс қағаздарын жүргізу мен мұрағат ісі саласындағы бірыңғай

2) Ұйымдардың ресми құжаттық бланкілеріне Қазақстан Республикасы Мемлекеттік елтаңбасының,

3) ресми ұйымдастыру-басқару құжаттарына арналған 27 деректемелік белгінің орналасу

4) Қазақстан Республикасы Мемлекеттік елтаңбасы салынған құжаттық бланкілерді жасау,

5) мемлекеттік және ведомстволық мұрағаттардың қоймаларында құжаттарды сақтаудың температуралық-ылғалдылық,

Құжаттама саласындағы мемлекеттік уәкілетті орган құжат түзу саласындағы бірыңғай

Ұйымдардың құжаттамалық қызметінде 2005 жылы 18 шілдеде Қазақстан Республикасы

1) басқару жүйесін ұйымдастыру (басқару қызметі, бақылау, басқарудың ұйымдық

2) болжам жасау және жоспарлау (болжам жасау ісін ұйымдастыру

3) қаржыландыру, несие беру;

4) есеп жүргізу және есеп беру (бухгалтерлік есеп жүргізу

5) мемлекеттік мүліктерді басқару;

6) еңбек қатынастары (жұмысқа орналасу, еңбекті ұйымдастыру, еңбекті нормалау,

7) кадрлармен қамтамасыз ету (жұмыскерлерді қабылдау, олардың қызметтегі орындарын

8) экономикалық, ғылыми, мәдени байланыстар (экономикалық, ғылыми және мәдени

9) ақпараттық қызмет көрсету (ақпарат жинау (алу), маркетинг, ақпарат

10) өндірістік тауарларды, жұмыс пен қызмет түрлерін мемлекеттік деңгейде

11) әкімшілік-шаруашылық мәселелері (ішкі тәртіп ережелерін сақтау, ғимараттарды, орын-жайларды

12) әлеуметтік мәселелер.

Тізбеге кеңейтілген ғылыми-анықтамалық аппарат берілген, оны іс номенклатураларын, іс

Қазақстан Республикасы Президентінің 2001 жылғы 16 наурыздағы «Қазақстан Республикасының

Сонымен бірге, электрондық құжатты заң жүзінде қағаз құжатпен теңестірген,

1) электрондық құжаттарды іріктеу, сақтауға қабылдау және тапсыру, оларды

2) электронды құжаттарды сақтау мерзімдері олардың қағаз нұсқасындағы түпнұсқалары

3) Электрондық құжаттар түзілген, жолданған және алынған кездегі форматы

4) электрондық құжаттардың Қазақстан Республикасы мемлекеттік стандарттары талаптары мен

Заң қабылданғаннан кейінгі жылдары мекемелер, кәсіпорындар мен ұйымдар үшін

1) сақталу мерзімі көрсетілген құжаттардың салалық (ведомстволық) тізбесі (Қазақстан

2) сақталу мерзімі көрсетілген жеке құрам бойынша құжаттардың Үлгі

3) іс қағаздарын жүргізу жөніндегі салалық (ведомстволық) нұсқаулықтар (Еңбек

Дәл қазіргі кездегі ең көкейкесті мәселе құжат түзу саласындағы

Осы орайда құжаттама ісі бойынша мемлекеттік уәкілетті органдар, құжаттама

1) құжат түзу саласында бірыңғай мемлекеттік саясат жүргізу;

2) Қазақстан Республикасының Ұлттық мұрағат қорын заң жүзінде дұрыс

3) қағаз құжаттар айналымын қысқартып, электронды құжаттардың қолданылу аясын

4) азаматтардың заңды құқықтары мен мүдделерін қорғау;

5) еліміздің территориясында жасалған құжаттарды ұлттық мүдде тұрғысынан толық

Мұнымен қоса, басқару қызметін құжаттамалық қамтамасыз етудің мынадай негізгі

1) құжаттаудың және құжаттармен, соның ішінде электрондық құжаттармен жұмыс

2) істі толық та, нақты құжаттау, мемлекет, қоғам және

3) ұйымдардың ашық деректі қорларына еркін қол жеткізу жөніндегі

4) қазіргі заманғы ақпараттық технологиялар арқылы басқаруды құжаттамалық қамтамасыз

5) басқару қызметін құжаттамалық қамтамасыз ету процесінде ұйымның ақпараттық

Сол секілді қазіргі кезде құжаттамалық қамтамасыз ету саласының мамандары

1) Қазақстан Республикасы Мемлекеттік ғылыми-техникалық ақпарат институты – ғылыми-техникалық

2) Қазақстан Республикасы Ұлттық мемлекеттік кітап палатасы, Қазақстан Республикасының

3) Зағиптарға арналған Республикалық кітапхана – зағиптар үшін және

4) Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігінің Кинофотоқұжаттар мен

Мұндағы негізгі мақсат мынадай істерге заңдық негіз жасау:

1) кітапханалық, ғылыми-ақпараттық, патенттік қорларды толықтыру;

2) Қазақстан Республикасы Ұлттық мұрағат қорын молайту;

3) құжаттардың міндетті даналарына мемлекеттік есеп жүргізу және олардың

4) құжаттардың міндетті даналарын мемлекет және қоғам мүддесіне сәйкес

Осы аталған нормативтік құжаттардың қабылдануы ел аумағында құжат айналымы

2.2. Мемлекеттік стандарттар мен құжаттар

Қазақстан Республикасында ресми құжаттарды ресімдеудің бірыңғай ережесін ендіру мақсатын

Бұл стандарт «Ұйымдық-құқықтық құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын талаптар. СТ

Бұл стандарт құжаттардың деректемелер құрамын айқындайды, ресімделуін нақтылайды, бланкілерді

Сонымен қатар қолданыста «Іс қағаздарын жүргізу және мұрағат ісі.

Стандарттау – барлық ынталы тараптар пайдасын көздей отырып, солардың

Қазақстан Республикасында бірқатар стандарттар жасалып, қолданысқа ендірілген. Олардың ішінде,

1) СТ РК 1042-2001 «Ұйымдық-өкімдік құжаттама. Құжаттарды ресімдеуге қойылатын

2) СТ РК 1037-2001 «Іс жүргізу және мұрағат ісі.

3) СТ РК 1237-2004 «Қағаз жеткізгіштегі құжаттар. Мұрағаттық сақтау

Құжаттаудың бір ізге түсірілген жүйесі – бірыңғай тәртіп, талап,

Қандай бір сала қызметінде болмасын, маманның кәсіби деңгейін анықтайтын

Құжат формасы – белгілі бір ретпен орналастырылған деректемелер жиынтығы.

Құжат деректемесі – белгілі бір құжат түріне тән міндетті

Құжаттың тұрақты деректемесі – құжат бланкісін жасау кезінде қойылатын

Құжаттың ауыспалы деректемесі – блакіні толтыру кезінде қойылатын деректеме.

Белгі-деректеме – құжатқа алынып отырған объектінің сапалық сипатын білдіретін

Негіз-деректеме – құжатқа алынып отырған объектінің сандық (мөлшерлік) сипатын

Құжаттағы көрсеткіш – белгі-деректеме мен негіз-деректеменің жиынтығы.

Құжат бланкісі (бланкі) – тұрақты деректемелер салынған ақпарат негізі.

Құжат деректемелерінің орналасу схемасы – белгілі бір қалыптағы құжат

Кәсіпорынның іс қағаздарын жүргізуге жауапты адамы немесе бөлімшесі құжаттама

2.3. Басқаруды құжатпен қамтамасыз етудің мемлекеттік жүйесі және құжаттау

Бүгінгі күні еліміздегі құжаттамалық қамтамасыз ету ісін бақылауға өкілетті

Сол секілді елімізде мемлекеттік тілде іс қағаздарының жүргізілуіне, ұйымдастырылу

Көптеген елдерде іс қағаздарын жүргізудің әдістемелік басшылығы мұрағат органдарына

Кешенді тексеру жүргізу алдында мұрағаттар мен құжаттамалар басқармасы облыстың

Қандай ұйым болмасын, соның ішінде коммерциялық ұйым да құжатсыз

Өз ісін ашқысы келген кісілердің бәрі де ең алдымен

Іс қағаздарын жүргізуді дұрыс ұйымдастыру кез келген ұйым қызметі

Басқарудың ақпараттық дерек көздеріне байланысты технологиялық процестердің бір де

2.4. Мекемелер мен кәсіпорындарда іс қағаздарын жүргізу ерекшеліктері

Мекемелер мен кәсіпорындарда құжаттар мынадай функцияларды орындауы тиіс.

1. Процестер мен оқиғаларды құжаттау (негізгі функция). Бұл бірінші

2. Есептік-бақылау функциясы. Кәсіпорын бірқатар құжаттарды мемлекеттік және жергілікті

3. Сот-құқықтық функциясы. Серіктестермен шаруашылық дауларын шешу кезінде құжаттар

4. Есепке алу-кадрлық функциясы. Кәсіпорынның жеке құрам бойынша құжаттары

5. Оқу функциясы. Мекемеге жаңадан қабылданған қызметкерлер мен жас

6. Техникалық жетістіктер мен мәдени құндылықтарға тарихи куәлік беру

Мекемелер мен кәсіпорындарда басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету жүйесін дұрыс

● іс қағаздарын жүргізу нұсқаулығы;

ДЕБИЕТТЕР ТІЗІМІ  1. Authenticity of Electronic Records: a Report Prepared 2. Authenticity of Electronic Records: A Report Prepared for 3. Electronic Records: A Workbook for Archivists, ICA, Study 4. Guide for Managing Electronic Records from an Archival 5. Архивное хранение электронных документов. Методические рекомендации. Минск., 1999.  6. Государственный стандарт республики Беларусь. Документы электронные. Правила выполнения, 7. Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов. Аналитический обзор. 8. Дүйсембекова Л. Іс қағаздарын қазақша жүргізу: Үшінші басылым