1. Описание действующей автоматизированной информационной системы на транспорте.

1.1. Область применения аис и ее функциональное содержание.

Программа позволяет оперативно проследить весь путь движения товара, начиная от его заказа у поставщика, дальнейшего поступления на склад, хранения и заканчивая продажей конечному покупателю. На каждый товар в системе заводится карточка, в которой хранится вся информация о самом товаре, история всех операций, динамика изменения учетной цены. Пользователь может получить оборотную ведомость, анализ продаж, показатели оборачиваемости, справку о состоянии товарных запасов и многое другое. Маржинальный доход от реализации товаров за период является базовым расчетным показателем при построении отчета о прибылях и убытках организации.

Программа предназначена для оптово-розничных и производственно-торговых предприятий (магазины, торговые дома, компьютерные салоны, оптовые базы и пр.), имеющих разветвленную организационную структуру, ведущих оперативный учет товаров на складах и оказанных услуг, а также развернутый финансовый и аналитический учет. Система имеет интегрированные средства документооборота, контроля товарооборота, учета основных средств, учета расчетов с контрагентами, обеспечивает подготовку количественных и финансовых отчетов и анализ торгово-хозяйственной деятельности предприятия.

За последние несколько лет на базе программы SLS-Склад Супер компания активно развивает специализированные решения, предназначенные для автоматизации холдинговых структур, предприятий автосервиса, компаний-грузоперевозчиков, производственных предприятий и т.д.

Наиболее сложной из программ серии SLS-склад, является программа SLS-Склад Супер, обеспечивающая полноценный контроль товарооборота, документооборота, учет денежных средств, анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Функции программы:

Товары и услуги

• на каждый товар или услугу оформить карточку учета с подробным описанием характеристик товара/услуги и отражать в ней всю историю движения данного товара/услуги путем регистрации операций прихода, расхода, перемещения, оказания услуги, возврата, резервирования, списания и т.д.;

• хранить архив карточек товаров/услуг (отсортированных по алфавиту в каждой группе);

• по желанию пользователя разбивать товары/услуги на группы и подгруппы (до 10 уровней вложенности);

• анализировать динамику изменения учетной цены, рассчитанную по методике средневзвешенной цены;

• рассчитывать средневзвешенную закупочную цену товара в основной валюте закупок (только в SLS-Складе для Windows);

• устанавливать для каждого товара базовую цену закупки в одной из валют системы, использовать цену закупки при расчете цен в прайс-листах, а также при формировании заказа товара поставщику и оформлении прихода от поставщика;

• по необходимости, использовать ручной метод ввода учетной цены;

• контролировать минимальные цены продажи товаров;

• использовать две единицы измерения товара, связанные коэффициентом;

• устанавливать минимальную партию для всех товаров/услуг или для каждого товара/услуги в отдельности (только в SLS-Складе для Windows);

• учитывать вес и объем товара;

• устанавливать на каждом складе для каждого товара минимальный запас;

• комплектовать/разукомплектовывать товары;

• работать с товарами-заменителями;

• создавать неограниченное количество редактируемых прайс-листов с возможностью расчета цен продаж по формулам;

• при описании цен прайс-листа устанавливать дополнительный процент скидки/надбавки на отдельные группы товаров, на товары с определенными странами происхождения или фирмами-производителями;

• классифицировать товары/услуги по странам происхождения, фирмам производителям, номерам ГТД;

• вести учет сертификатов соответствия (только в SLS-Складе для Windows);

• работать с номенклатурными номерами (штрих-кодами) товаров/услуг (один код для каждого товара/услуги);

• указывать величину НДС в карточке товара;

• вести учет товаров на нескольких складах;

• всегда видеть текущие остатки товаров не только по организации в целом, но и по каждому складу отдельно, а также остатки по текущему складу после каждой операции с товаром;

• классифицировать товары/услуги по учетным счетам;

• вести журнал хозяйственных операций по движению единиц учета;

• вести параллельный учет хозяйственных операций в двух базовых валютах.

Основные средства

(только в SLS-Складе для Windows)

• вести учет основных средств (ОС); на каждое ОС оформить карточку учета с подробным описанием характеристик ОС;

• на каждой карточке отражать историю постановки ОС на учет, начисления амортизации, переоценки и выбытия;

• рассчитать норму амортизации по линейному методу или методу двойного уменьшения остатка;

• классифицировать карточки учета в виде дерева групп/подгрупп, работать с деревом групп ОС;

• для каждой группы ОС назначить место постановки на учет (склад);

• ежемесячно начислять амортизацию основных средств в карточке ОС или для группы/подгруппы ОС;

• хранить список актов по ОС, сформированных на основании операций передачи ОС, вывода из ОС и перевода в ОС.

Финансы

• работать с платежами, классифицировать платежи по назначениям;

• преобразовывать платеж по документу в частичную привязку платежа;

• при работе с платежами и документами использовать до 50 валют, с возможностью ведения динамики курса по каждой и пересчета из одной в другую;

• вести контроль оплаты товарных кредитов;

• вести журнал движения денежных средств;

• распределять и учитывать денежные средства по местам хранения;

• по каждому месту хранения денег задавать начальные остатки в любой из описанных валют, видеть текущие остатки денежных средств в заданной валюте;

• по всем местам хранения денег и по каждому в отдельности просматривать журнал движения денежных средств, получать сводную информацию о текущем состоянии денежных средств;

• проводить поиск и отбор платежей по различным признакам, в том числе по списку отмеченных мест хранения;

• контролировать расходы подотчетных лиц;

• получать остатки денежных средств по каждой используемой валюте на указанную дату.

Документы

• оформлять и распечатывать первичные документы (приходные/расходные накладные, счета, заказы, акты перемещения), регистрировать платежи по документу, а также закрывать одним платежом несколько документов;

• автоматически регистрировать операции в карточке товара/услуги на основании выписанных в системе документов;

• выписывать документы от разных юридических лиц;

• классифицировать счета/накладные по менеджерам;

• создавать документы на основе ранее созданных, копировать документы и т.д.;

• переносить/копировать отмеченные позиции счета/заказа в другой счет/заказ;

• принимать и размещать заказы от покупателей, резервировать все или отдельные позиции счета покупателю;

• формировать по остаткам товаров счета/заказы/акты перемещения;

• на основе ранее выписанных счетов формировать расходные накладные, контролируя выполнение всех позиций счета, включать в счет позиции с разных складов;

• в расходных документах указывать информацию о доставке покупателю;

• вести учет товаров заказанных поставщику, осуществлять оперативный контроль за сроками прохождения заказа, учитывать «товары в пути», формировать накладные, счета-фактуры, на основе поступления заказанных товаров.

• при выписке документов указывать грузополучателей покупателя и грузоотправителей поставщика;

• оформлять позиции в счетах/заказах с разных складов (разные склады в заголовке и в позициях);

• выписывать счета-фактуры на основе накладных или платежей (в т.ч. авансовых);

• оформлять дополнительные листы к книге покупок/продаж;

• управлять показателями расчета налогов: задавать различный процент НДС для разных групп товаров/услуг;

• использовать различные варианты выделения налога при печати форм документов и оборотных ведомостей;

• выписывать и распечатывать приходные/расходные кассовые ордера;

• оформлять операцию оказания услуги по платежу (только в SLS-Складе для Windows);

• использовать статусы, определяющие степень готовности документа (только в SLS-Складе для Windows);

• оформлять заказы на перемещения товаров со склада на склад и отслеживать их фактическое выполнение;

• использовать механизм утверждения документов;

• вести протокол изменений документов;

• проводить поиск документов, откорректированных задним числом;

• классифицировать расходные накладные и кассовые ордера по фирмам-продавцам, вести уникальную нумерацию документов по фирмам-продавцам.

Контрагенты

• на каждого контрагента оформить карточку учета с полным описанием характеристик контрагента;

• по желанию пользователя разбивать карточки контрагентов на группы и подгруппы до 10 уровней вложенности;

• вести баланс расчетов с контрагентом в рублях или валюте, регистрируя все полученные/проданные товары, платежи, а также выписанные документы;

• осуществлять поиск покупателей и поставщиков кредиторов/дебиторов;

• изменять дату начала учета расчетов с контрагентом;

• задавать для каждого контрагента несколько вариантов реквизитов, выбирать основные реквизиты;

• указывать для каждого покупателя различные скидки на разные товары и группы товаров, устанавливать для каждого покупателя уровень цен продажи;

• прикреплять к карточке контрагента файлы произвольных типов и автоматически открывать их при помощи соответствующих программ из системы SLS-Склад;

• вести учет расчетов с комитентами/комиссионерами;

• учитывать взаиморасчеты при товарном обмене;

• для поставщиков автоматически сторнировать счета-фактуры, выписанные по авансовым платежам покупателей;

• анализировать взаимоотношения с контрагентами, получать различные формы отчетности;

• классифицировать контрагентов по набору признаков, например, по регионам, по причине появления;

• классифицировать покупателей по менеджерам, которые ведут работу с покупателями;

• формировать стоп-лист покупателей, у которых превышен лимит кредита или есть просроченные по оплате документы;

Базовая отчетность

• уровень показателей прибыли организации (только в SLS-Складе для Windows);

• сводный отчет по организации (только в SLS-Складе для Windows);

• оборотная ведомость по товарам, услугам, основным средствам;

• оборотная ведомость по учетному счету, по всем учетным счетам;

• оборачиваемость товарных запасов;

• анализ продаж товаров;

• состояние товарных запасов;

• справки о наличии товаров;

• аналитика взамоотношений с контрагентом;

• справки комиссионной торговли;

• анализ товарных кредитов;

• отчеты по выписанным документам;

• пакет документов на отгрузку;

• анализ документов менеджера;

• анализ произведенных платежей;

• развернутый анализ платежей;

• отчеты по хозяйственным операциям;

• книга покупок/продаж;

• кассовая книга.

Сервисные возможности

• осуществлять быстрый поиск и отбор информации в базовых разделах системы по широкому набору признаков;

• использовать модуль печати ценников и этикеток на товары (только в SLS-Складе для Windows);

• при заполнении и редактировании полей с типом "дата" пользоваться встроенным календарем;

• вести специальный протокол удалений, получать подробную информацию об удалениях в базе данных и об изменениях глобальных параметров настройки системы;

• вести протокол корректировки карточек товаров, получать информацию о дате создания карточки товара и об имени пользователя, а также о произведенных корректировках;

• к описанию любого товара/услуги прикреплять неограниченное количество файлов произвольных типов и открывать их с помощью соответствующих программ непосредственно из программы;

• прикреплять к карточке товара файл с изображением, просматривать изображение товара в карточке и в списке товаров;

• копировать список файлов описаний товара/услуги из некоторой карточки товара/услуги в другие карточки товаров/услуг;

• настраивать работу с файлами описаний (в т.ч. изображений) товаров/услуг для всех пользователей системы или для локальной рабочей станции;

• осуществлять экспорт выходных форм в MS Excel, в MS Word (формат RTF), а также в формат HTML (только в SLS-Складе для Windows);

• проводить импорт минимальных запасов по складам из текстового файла;

• настраивать собственные отчеты с помощью языка SLS-Report на основе информации из базы данных программы;

• создавать широкую систему санкционирования доступа пользователей;

• автоматически закрывать базу данных на корректировку;

• импортировать позиции документа и схему комплектации товара из файла произвольного формата (только в SLS-Складе для Windows);

• осуществлять просмотр даты последней корректировки записи в базе данных;

• работать с несколькими базами данных;