Курс 1:Чем управляют в системе бухгалтерского учета

Система учета, система бухгалтерского учета, система управленческого учета, система финансового учета - выделяем ключевые слова, остается "система учета". Все вышеперечисленные системы учета построены на одинаковых принципах с использованием одних и тех же элементов.

Понимание элементов и принципов организации бухгалтерского учета очень важно для эффективной работы в любой из перечисленных систем учета, для организации учета своими силами, для построения системы управления предприятием.

В этом разделе раскрывается  все об  основах организации  бухгалтерского учета, позволяющее построить любую необходимую систему учета (бухгалтерского, управленческого, финансового учета). Дается исчерпывающая и полная информация об элементах бухгалтерского учета и взаимосвязях элементов системы учета.

Цель раздела - на понятном русском языке изложить для вас все основы организации бухгалтерского учета, управленческого учета, налогового учета, учета по стандартам МСФО и способы наполнения "информацией" этих систем учета.

 

 

Как появилась именно такая система учета, как она существует в данный момент?

Представьте себе большую сумку, где все в одном месте, в одном кармане у вас лежит телефон, расческа, помада, сигареты, документы, ключи, ручки, и т.п. А теперь вам срочно позвонили, вы судорожно перебираете всю эту кучу, да еще, например, когда едете за рулем автомобиля. Телефон уже замолчал, и вы его не нашли. Все, звонок упущен, продажа не произошла, встреча сорвалась и т.п последствия. Так вот, с ростом конкуренции пришлось более рационально относится к таким звонкам и быстрее реагировать на события, т.е в любом месте с закрытыми глазами вы должны знать где у вас лежит телефон, где помада, расческа, документы, ключи и т.п вещи. Т.е. организация учета должна обеспечивать построение такой системы учета, которая позволяет давать четкие ответы, где что находится на фирме и в каких суммах.

Организация бухгалтерского учета потребовалась, когда люди стали складывать свои капиталы, давать имущество друг другу на время, одалживать деньги в банках, продавать товары в долг своим покупателям.

 

Чем будем управлять...

В результате возникла необходимость упорядочить и научиться управлять двумя категориями: - Категория1: необходимо управлять активами (управлять активом) - Категория2: необходимо управлять долгами предприятия (управлять пассивом)

 

Поэтому бизнесмены тех лет придумали такую простую вещь: - завели картотеку (т.е создали аналог современной системы учета), - провели группировку всех активов и пассивов (долгов предприятия) по их экономическому смыслу (т.е создали список счетов учета) - завели индивидуальные ячейки картотеки на каждый "актив" и индивидуальные ячейки картотеки на каждый "пассив (долг)" (т.е создали таблицы, в которых стали отражать информацию по каждому счету учета).

В каждую ячейку картотеки они положили журналы и договорились отмечать всю "информацию" о приходах и расходах по каждой группе, и с появлением каждой новой записи подводить остаток на конец. Это ускорило получение "информации" по каждой группе актива или пассива (долга). Когда надо было определить сколько денег в кассе, просто открывали ячейку и смотрели итог в журнале из ячейки.

В качестве примера, группировка активов и пассивов по их экономическому смыслу выглядит так:

 

Актив, это просто

В разделе "Актив" указано имущество, которое принадлежат организации на праве собственности. Фактически большая часть этих активов имеет материальную основу, т.е. физически присутствует возле нас, например, товары на складе или деньги в кассе. Часть активов являются расписками заплатить по ранее отгруженным товарам.

 

Пассив рассмотрим подробнее

Остановлюсь на пассиве, так как это более сложная в понимании категория. Вот вторая схема, которая характеризует пассив. Все имущество, которое мы имеем в активе, было кем-то предоставлено ранее. Т.е. в пассиве мы собираем "информацию" о тех людях и организациях, которые сформировали активы нашей  организации.

Почему пассивы стали так необходимы в управлении, а не достаточно  управлять только активами?

Во-первых, увеличилось количество людей и организаций, которые стали формировать активы нашей организации, поэтому каждая из них прежде чем принять решение о вкладе, желает знать, какую часть вклада он сделает и кто сформировал активы ранее, сам акционер или третьи, неизвестные вам лица. Представьте, что вы хотите стать акционером организации, вас ведут на завод, показывают активы, но чтобы принять решение о вкладе в организацию, вам необходимо знать полную структуру долгов организации. Вряд ли вы будете давать деньги в займы человеку, у которого машин на миллион, и столько же долгов.

Во-вторых, люди стали использовать свои вклады, сделанные ранее в организации, в обороте. Например, сейчас можно продать свои акции в организации другому лицу. Поэтому нам необходимо знать долг перед  прежним акционером, чтобы перевести этот долг на нового акционера.

В-третьих, появились сроки погашения долгов, которые отражены в пассиве организации. Например, поставщики вам дают товар с отсрочкой платежа на три месяца, другие на один месяц и т.п. Появилась задача планировать движение денег таким образом, чтобы вовремя рассчитаться с поставщиками (с долгами).

 

Баланс: финансовый паспорт предприятия

Тем самым возникло понятие баланса.

Баланс - это финансовый отчет по организации, который предоставляет "информацию" о суммах активов (т.е "информацию" о том, чем владеет организация на конкретную дату) и "информацию" о суммах пассива (т.е "информацию" о том, кому должна организация на конкретную дату).

Баланс - это своего рода финансовый паспорт любого предприятия на конкретную дату, в котором можно увидеть то, чем владеет предприятие (активы) и кому предприятие должно (пассивы).

Поэтому сумма актива баланса всегда сходиться с суммой пассива баланса. Так как баланс построен по принципу: если что-то где-то есть, то это кому-то точно принадлежит или кто-то на эти активы претендует. Как раз баланс предоставляет "информацию", какая сумма активов у организации есть в данный момент и в каких суммах и кому данные активы принадлежат (список лиц, организаций, государственных органов).

Активы - это первая часть баланса, отражающая "информацию" о том, что принадлежит предприятию на праве собственности. Пассивы - это вторая часть баланса, где отражена "информация" о том, кто владелец активов предприятия и долги предприятия.

Я специально поставил дату баланса не первое число месяца, чтобы вам было понятно, что баланс существует на каждую дату, его можно составить на любую необходимую вам дату.

Все финансисты и руководители предприятий и корпораций заняты как раз тем, что управляют как активами баланса, так и пассивами баланса своих организаций.

 

Отсюда важный вывод: чтобы эффективно управлять активами и пассивами необходимо создать такую систему учета (ключевое слово здесь - "система", а не разрозненные участки учета), которая может предоставлять "информацию", позволяющую построить самый важны отчет - "баланс".

 

Достаточный минимум любой системы учета позволяющей получить "информацию" в виде "баланса":

Самую простую и достаточную систему учета можно построить, если провести следующую организацию учета:

• зафиксировать конечный список счетов учета (план счетов).

• иметь систему по фиксации "информации" на счетах учета (базу данных+программу по работе с базой данных).

• иметь инструкцию,  какую "информацию" отражать на конкретном счете учета

• иметь закрытый и достаточный перечень отчетов для управления по циклу.

 

В качестве примера, показываю, как построена "система бухгалтерского учета в России":

а) Список счетов - существует официально изданный список счетов учета, называется такой список - "план счетов бухгалтерского учета".

б) Система фиксации "информации" - чаще всего бухгалтера в России используют программу 1С Бухгалтерия 2.0 или 1С Бухгалтерия 3.0.

в) Инструкция - в официальном издании плана счетов написано на каком счете учета, какая должна отражаться "информация".

г) Отчеты - самые часто используемые отчеты, которые заполняются "информацией" это: баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств, карточка счета, оборотка.

 

 

Отличия в системах (бухгалтерского, налогового, управленческого, по МСФО) учета:

- у каждой системы учета существует разница в "списке счетов" учета. Большая часть списка счетов учета у всех систем учета одинакова. Одинакова не потому, что так вышло случайно или лениво было придумать что-то свое. Просто группировка активов и пассивов происходит по их экономическому смыслу, и, например, понятие "товар" имеет такой же смысл как в системе бухгалтерского, так и в системе управленческого учета и учета по стандартам МСФО;

 

- у каждой системы учета существует разница в "правилах отражения информации". Именно разница в отражении информации, это ключевое отличие одной системы учета от другой системы учета (например системы бухгалтерского учета от системы учета по стандартам МСФО). Такое отличие в отражении "информации" объясняется достаточно просто: каждому нужна своя информация для управления так, как он хочет видеть "информацию" об активах и пассивах в балансе. Собственно, Вы можете придумать свои индивидуальные правила отражения "информации" в системе учета (например "система учета Васи Пупкина"), если такие правила отражения "информации" понятны Вам и позволяют построить "баланс", по которому Вы сможете решать свои задачи управления.

 

- у каждой системы учета существует разница в "наборе отчетов" для управления.

Например в системе налогового учета самый распространенный отчет - это налоговая декларация. В других системах учета чаще всего использую отчеты: Баланс, Отчет о прибылях, Оборотка, Карточка счета, Анализ счета.

Набор отчетов обусловлен опять же целями управления. Налоговые органы настраивают свои системы учета на предоставление "информации" о налоговой базе и суммах начисленных налогов. Управленческий учет настраивают на предоставление "информации об активах и пассивах" пригодными для оперативного управления.  Учет по стандартам МСФО настраивают на предоставление "информации об активах и пассивах" для анализа инвесторам или банкам, которые поддерживают принципы учета активов и пассивов по стандартам МСФО.

А система учета "Васи Пупкина" еще вам не известна, но для Васи такая "система" идеальна. Возможно "Вася" ваш начальник, так что не думайте что он дурак, просто одна логичная система в другой логичной системе НЕ логична.... Вот как то, так.

 

Отсюда важный вывод: при одном и том же количество финансовых событий, отраженных в системах учета с разными инструкциями, баланс будет выглядеть по разному.

И в этом нет ничего плохого. Кто-то готов управлять по балансу построенному по системе МСФО, кто-то готов управлять по балансу построенному по системе бухгалтерского учета России, кто-то готов управлять по балансу построенному по системе "Василия".

 

 

Резюме первого урока курса бухгалтера

Теперь Вы знаете

а) Что такое баланс - это отчет для управления с "информацией" по всем активам и всем пассивам отдельно взятой организации.

б) Что такое система учета - система учета, состоящая из закрытого списка счетов, программы для фиксации "информации", инструкции, на каком счете какую информацию фиксировать и набора отчетов, для анализа "информации", главным из которых является отчет.Баланс.

в) В чем ключевое отличие систем учета - отличие состоит в "правилах отражения информации".

 

На данном этапе, Вы как начинающий специалист должны научиться, для начала, интерпретировать финансовую "информацию".

Интерпретировать, значит находить те счета учета из баланса, на которых нужно отразить поступающую "информацию", согласно вашей инструкции (глядя в план счетов, в стандарты МСФО, в налоговый кодекс, слушая Васю) и попытаться отразить данную "информацию" в системе учета.

Это и есть одна из основных функций (интерпретация стандартных событий и ввод информации), которые возложены на рядового бухгалтера. А управлением, на базе введенной "информации" обычно занимаются другие старшие товарищи.

Для облегчения понимания темы учета в целом и отработки навыков интерпретации ввода и анализа "информации" мною были созданы программы учета на базе балансовой модели в Excel.

В кратце об этих программах учета:

 

программа "Тренажер в Excel" - программ была мною создана еще в 2010 году с целью отработать навыки интерпретации и ввода "информации" в баланс с использованием двойной записи.

Программа превосходно зарекомендовала себя в качестве визуального тренажера и используется в экономическом колледже г.Москвы по просьбе руководства колледжа. Используйте ее для более эффективного обучения в сфере бухгалтерии и финансов.

программа "Управляй в Excel" - программа создана, чтобы Вы смогли эффективно, в реальном режиме времени управлять своими финансами или вести учет в своем бизнесе, на базе двойной записи и своего личного баланса. Зачем я потратил 3 месяца своего времени на написание собственной программы учета при наличии сотен аналогов учетных программ смотрите в презентации.