Лекция 8 Word

ЗНАКОМСТВО С ТЕКСТОВЫМ ПРОЦЕССОРОМ WORD

Обработку текстовой информации на персональном компьютере обеспечивают прикладные программы – текстовые процессоры.

Текстовый процессор Microsoft Word – это приложение Windows, входящее в состав пакета программ Microsoft Office и предназначенное для создания, редактирования, форматирования, просмотра и печати текстовых документов. Является мощным универсальным инструментом делопроизводства и приближается по своим возможностям к издательским системам.

Основными возможностями MS Word являются:

• набор и редактирование алфавитно-цифровой информации;

• операции с фрагментами текста (копирование, перемещение, вставка, удаление, поиск, замена и т.д.);

• форматирование символов с применением множества шрифтов разнообразных начертаний и размеров;

• форматирование абзацев и страниц;

• контроль орфографии и правописания;

• автоматический перенос слов;

• создание нумерованных, маркированных и многоуровневых списков;

• создание и оформление таблиц;

• создание рисунков с помощью собственного графического редактора;

• осуществление обмена информацией с другими приложениями, объединение документов путем слияния.

В данном Практикуме описана программа MS Word версии XP.

Для запуска текстового процессора Word можно воспользоваться любым из рассмотренных в Занятии 4 способов запуска программ, например, Пуск – Программы – Microsoft Word.

Основные элементы окна Word

После запуска текстового процессора на экране открывается окно приложения, внутри которого могут располагаться одно или несколько окон документов. Окна документов не выходят за пределы общего окна приложения, но могут перекрывать друг друга.

Строка заголовка приложения объединена со строкой заголовка документа, и в ней через тире указываются название документа и название самого приложения. В правой части строки заголовка располагаются кнопки управления окном приложения, для окна документа предусмотрена только одна кнопка (закрыть), расположенная в правой части строки меню

Ниже располагаются панели инструментов, при помощи которых можно быстро получить доступ ко многим командам и средствам Word. Количество, состав и положение выведенных на экран панелей инструментов определяется пользователем путем вызова команды Вид – Панели инструментов и выбором нужной панели.

Для добавления дополнительной кнопки на панель инструментов необходимо использовать команду Сервис – Настройка, активизировать вкладку Команды и при помощи списков Категории и Команды выбрать нужную кнопку. Затем, при нажатой левой кнопке мыши, перетащить кнопку на соответствующую панель инструментов.

В окне документа могут находиться горизонтальная и вертикальная координатные линейки, которые помогают контролировать размещение элементов страницы и управлять операциями форматирования. Линейки выводятся на экран при помощи команды Вид – Линейка. Горизонтальная линейка позволяет задать левое и правое поля страницы, отступы абзацев и красной строки, ширину столбцов в таблице, установку и снятие табуляторов. Вертикальная линейка обеспечивает установку верхнего и нижнего полей страницы, а также высоту строк в таблицах. Все установки на линейках осуществляются при помощи мыши.

В рабочей области окна размещается текст. В правой и нижней части рабочей области находятся вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки. Над вертикальной полосой прокрутки имеется вешка деления экрана на верхнее и нижнее подокна. Для отмены разделения достаточно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по разделительной границе. Под вертикальной полосой прокрутки расположены кнопки перехода на предыдущую () и последующую () страницы документа или к необходимому месту документа, которое определяется при помощи кнопки (выбор объекта перехода).

Слева от горизонтальной полосы прокрутки находятся кнопки режимов представления документа на экране:

- обычный режим. Используется при простом вводе и редактировании текста, при этом на экране отображается упрощенная версия документа без номеров страниц, рисунков и т.д.;

- режим Web-документа. Используется при создании Web-страниц;

- режим разметки. Документ представляется на экране так, как он будет выглядеть при печати. В этом режиме на экране появляются элементы форматирования текста, которые не видны в обычном режиме;

- режим структуры. Необходим для работы с большими документами, состоящими из многих глав и разделов. В этом режиме удобно работать над планом документа, просматривать избранные части.

Эти же режимы могут быть установлены при помощи соответствующих команд горизонтального меню Вид.

В нижней части окна располагается строка состояния со сведениями о параметрах страницы: номер страницы, номер раздела, текущий номер страницы и общее число страниц в документе, расстояние от верхнего края листа до текстового курсора, номер строки, номер колонки. В правой части строки состояния выведены индикаторы, указывающие на текущий режим обработки документа. Любой из них может быть включен или выключен двойным щелчком на соответствующей кнопке.

- запись – указывает на то, что производится запись макрокоманды;

- исправления – включает режим исправлений;

- выделение – активизируется в режиме выделения объекта, включить который можно при помощи клавиши F8, а отключить клавишей Esc;

- замена – показывает, что новый текст может набираться, заменяя собой старый, при выключенном индикаторе замены программа работает в режиме вставки;

- состояние проверки правописания – во время поиска ошибок данный значок принимает вид книги, над которой движется карандаш. При обнаружении ошибки появляется пометка в виде Х, двойной щелчок на значке поможет устранить ошибки.

- изображение галочки на значке свидетельствует об отсутствии ошибок.

Создание, сохранение и открытие документов

Сразу после запуска текстового процессора Word на экране автоматически появляется новый пустой документ с условным именем Документ1. При повторном создании нового документа следует щелкнуть на кнопке (создать) панели инструментов Стандартная, после чего на экране появится документ с условным именем Документ2.

При помощи этой панели предоставляется возможность создания нового документа стандартного образца, документа на основе уже имеющегося документа или документа на основе готового шаблона.

При создании нового документа на основе существующего документа необходимо активизировать пункт Выбор документа панели Создание документа, в диалоговом окне Создание из имеющегося документа выбрать подходящий документ и щелкнуть на кнопке .

В процессе создания нового документа на основе шаблона выводится диалоговое окно Шаблоны, на вкладках которого собраны шаблоны различных официальных документов. При создании стандартного документа Word следует выбрать шаблон Новый документ на вкладке Общие.

Для сохранения готового документа необходимо выбрать команду Файл – Сохранить и выполнить необходимые установки в диалоговом окне Сохранение документа (рис. 5.3.). В поле Папка должно быть указано имя той папки, в которой будет находиться сохраняемый документ, а в поле Имя файла следует ввести имя документа. Для того чтобы найти нужную папку, можно воспользоваться раскрывающей кнопкой списка поля Папка или кнопкой (переход на один уровень вверх). В случае необходимости при помощи кнопки (создать папку) можно создать новую папку, не выходя из окна Сохранение документа.

В левой части диалогового окна находится Панель переключения папки, состоящая из пяти кнопок, которые позволяют быстро выбрать место расположения сохраняемого файла:

1. Журнал – является логической папкой, при помощи которой можно сохранить документ в одну из тех папок, которыми пользовались в последнее время.

2. Мои документы – традиционная папка для хранения авторских документов.

3. Рабочий стол – может быть использован для сохранения документа в том случае, если документом предполагается пользоваться очень часто или если документ временный и после просмотра будет удален в Корзину.

4. Избранное – особая логическая папка пользователя, предназначенная для хранения ярлыков Web-страниц.

5. Веб-папки – сохранение документа будет произведено не на локальном компьютере, а на удаленном Web-сервере.

Для того чтобы обезопасить пользовательские документы от несанкционированного доступа рекомендуется устанавливать пароль на открытие файла. Для этого необходимо активизировать кнопку , из ее раскрывающегося списка выбрать пункт Параметры безопасности и в поле Пароль для открытия файла указать слово-пароль, которое при вводе отображается в виде звездочек

Для сохранения выполненных изменений в уже существующем документе достаточно щелкнуть на кнопке (сохранить) панели инструментов Стандартная или закрыть окно документа и ответить утвердительно на запрос системы о сохранении изменений. При повторном сохранении с внесением изменений файл сохраняется в ту папку, из которой он был загружен.

Для открытия документа необходимо выполнить команду Файл – Открыть или щелкнуть на кнопке (открыть) панели инструментов Стандартная. В диалоговом окне Открытие документа в поле Папка указать ту папку, в которой хранится документ, из списка находящихся в ней документов выбрать нужный и открыть его двойным щелчком на имени или щелчком на кнопке . Кроме того, имена от одного до девяти документов, обработанных при помощи приложения Word последними, выводятся в нижней части меню Файл. Выполнив щелчок на одном из этих имен, можно открыть соответствующий документ. Количество отображаемых имен документов задается в диалоговом окне Параметры на вкладке Общие (команда Сервис – Параметры) путем установки флажка в соответствующем поле и выбором нужного количества имен