1. Информационные системы. Автоматизированные информационные технологии

1.1. Информатизация современного общества

Переход к рыночным отношениям в экономике и научно-технический прогресс чрезвычайно ускорили темпы внедрения во все сферы социально-экономической жизни российского общества последних достижений в области информатизации. Информация в современном мире стала важнейшим ресурсом, который влияет на уровень развития всех сфер человеческой жизни. Главная цель информатизации – повышение эффективности общественного производства всех видов продукции и услуг для улучшения социально-экономических условий жизни населения за счет повышения производительности труда работников, в том числе управленческих.

Информатизация – организационный социально - экономический и научно - технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов.

Информатизация способствует созданию информационного общества.

Информационное общество – общество, в котором большинство работающих занято производством, хранением, переработкой и реализацией информации, особенно высшей ее формы – знаний.

В информационном обществе производство и потребление информации является важнейшим видом деятельности, а информация признается наиболее значимым ресурсом, новые информационные технологии и техника становятся базовыми, а информационная среда – новой средой обитания человека.

Информационные ресурсы – это информация, структурированная и зафиксированная в отдельных документах, и массивы документов в информационных системах, банках данных (в т. ч. в библиотеках и архивах). На основе информационных ресурсов создаются информационные продукты – совокупности данных, сформированные производителем для распространения в вещественной или невещественной форме. Информационная услуга – получение и предоставление в распоряжение пользователя информационных продуктов. Информационные услуги возникают только при наличии баз данных. В информационном обществе развивается рынок информационных продуктов и услуг – система экономических, правовых, организационных отношений по торговле продуктами интеллектуального труда на правовой основе.

Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» №149-ФЗ от 27.07.2006 г. регулирует отношения, возникающие при:

1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;

2) применении информационных технологий;

3) обеспечении защиты информации.

Государственное регулирование в сфере применения информационных технологий предусматривает:

1) регулирование отношений, связанных с поиском, получением, передачей, производством и распространением информации с применением информационных технологий (информатизации), на основании принципов, установленных настоящим Федеральным законом;

2) развитие информационных систем различного назначения для обеспечения граждан (физических лиц), организаций, государственных органов и органов местного самоуправления информацией, а также обеспечение взаимодействия таких систем;

3) создание условий для эффективного использования в Российской Федерации информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети "Интернет" и иных подобных информационно-телекоммуникационных сетей.

В настоящем Федеральном законе даны следующие основные понятия:

1) информация - сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления;

2) информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;

3) информационная система - совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств;

4) информационно-телекоммуникационная сеть - технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники;

5) обладатель информации - лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам;

6) оператор информационной системы - гражданин или юридическое лицо, осуществляющие деятельность по эксплуатации информационной системы, в том числе по обработке информации, содержащейся в ее базах данных.

и другие.

Федеральный закон приводит понятийный аппарат и механизмы регулирования в соответствие с практикой применения информационных технологий, определяет правовой статус различных категорий информации, закрепляет положения в области создания и эксплуатации информационных систем, общие требования к использованию информационно-телекоммуникационных сетей, а также принципы регулирования общественных отношений, связанных с использованием информации.

Закрепляется принцип свободы поиска, получения, передачи, производства и распространения информации любым законным способом. При этом ограничение доступа к информации может устанавливаться только федеральными законами.

В Федеральном законе содержатся положения, направленные на защиту от недобросовестного использования или злоупотребления возможностями средств распространения информации, при которых пользователям навязывается ненужная информация. Определены основные правила и способы защиты прав на информацию, самой информации путем принятия основных правовых, организационных и технических (программно-технических) мер. Права обладателя информации, содержащейся в базах данных информационной системы, подлежат охране независимо от авторских и иных прав на такие базы данных.

1.2. Понятие, назначение информационной системы. Автоматизированная информационная система

Любая система представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, объединенных в единое целое. Для систем характерны следующие свойства: сложность, делимость, целостность, многообразие, структурированность.

В современном обществе экономические объекты (производственные и хозяйственные предприятия, фирмы, учреждения) представляют собой сложные системы, имеют многоуровневую структуру, обширные внешние и внутренние информационные связи.

Для обеспечения нормального функционирования сложных систем осуществляется управление, как отдельными элементами, так и системой в целом. Управление ориентировано на достижение стоящих перед системой целей, создания условий для их осуществления.

Основными функциями управления являются:

• планирование;

• учет;

• анализ;

• организация;

• контроль;

• регулирование.

Управление осуществляется на основе накопленной и функционирующей в системе, а также поступающей из внешней среды информации. Информация в управлении выступает как предмет труда, по результатам ее обработки принимаются управленческие решения. Любой системе управления соответствует информационная система.

Информационная система существует на каждом предприятии. Цель создания и назначение информационной системы – обеспечить сбор, хранение, обработку, поиск, передачу, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений по управлению предприятием.

Информационная система (ИС) – взаимосвязанная совокупность потоков информации, средств, методов, персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации и выработки управленческих решений.

Распространенными средствами хранения, обработки, передачи информации в настоящее время являются персональные компьютеры с внешними устройствами и другие ЭВМ, компьютерные программы, компьютерные сети, а также телефоны, факсы, копировальные машины и другие средства организационной техники.

В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и защите информации» под информационной системой понимается любая компьютерная система, которая может осуществлять обработку, хранение и преобразование данных (см. п. 1.1).

В общем понимании, ИС может функционировать и без использования компьютеров, вычислительной техники, не в автоматизированном варианте. Но трудно представить современное предприятие без современных средств сбора, обработки, хранения, передачи информации. Для выработки управленческих решений в сложных экономических системах требуется переработать значительные объемы разнообразной информации. Поэтому необходима автоматизация этих процессов, разработка автоматизированных информационных систем.

Автоматизированная информационная система (АИС) – совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенных для обработки информации и принятия управленческих решений.

Для создания и использования информационной системы необходимо сначала понять структуру, функции и политику объекта управления, цели управления, а также возможности средств автоматизации, проанализировать структуру управления организацией.

1.3. Виды информационных систем

АИС разнообразны и могут быть классифицированы по ряду признаков.

Часть 1 статьи 13 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации» содержит классификацию информационных систем в зависимости от субъекта, создающего информационную систему.

Информационные системы включают в себя:

• государственные информационные системы - федеральные информационные системы и региональные информационные системы, созданные на основании соответственно федеральных законов, законов субъектов Российской Федерации, на основании правовых актов государственных органов;

• муниципальные информационные системы, созданные на основании решения органа местного самоуправления;

• иные информационные системы.

Государственные информационные системы создаются в целях реализации полномочий государственных органов и обеспечения обмена информацией между этими органами, а также в иных установленных федеральными законами целях. Это, например, информационные системы статистических, налоговых, таможенных органов.

Информационные системы классифицируют по уровню в системе государственного управления:

• отраслевые;

• территориальные;

• межотраслевые.

По видам процессов управления:

• организационного управления объектом;

• управления технологическим процессом – применяются в отраслях промышленности со сложными непрерывными технологическими циклами (металлургия, химическая промышленность, машиностроение);

• управления организационно-технологическими процессами - сочетают выполнение функций управления технологическими процессами с функциями управления объектом в целом;

• научных исследований;

• обучающие и др.

Информационные системы организационного управления можно подразделить по функциональному признаку (назначению):

• производственные – предприятий и организаций, встречаются бухгалтерские, информационно-аналитические, кадровые, делопроизводства и др.;

• финансовые и учетные – банковские, страховые, налоговых органов, статистические, таможенные, фондового рынка и др.;

• маркетинга;

• кадровые;

• прочие.

Производственные информационные системы по сфере функционирования объекта управления:

• промышленности;

• сельского хозяйства;

• транспорта;

• торговли;

• банка;

• связи и т.д.

В пособии основное внимание уделяется учетным и финансовым информационным системам организационного управления на предприятиях и в организациях.

1.4. Требования к АИС

Внедрение на современном предприятии автоматизированной информационной системы должно способствовать совершенствованию управления:

• повышению производительности труда управленческих работников;

• освобождению работников управления от рутинной работы, за счет ее автоматизации;

• повышению качества управленческой информации за счет возрастания ее оперативности, своевременности, достоверности, точности, детальности;

• совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота, структуры управленческого аппарата;

• уменьшению затрат на сбор, обработку, хранение, передачу информации;

• принятию рациональных, согласованных и своевременных управленческих решений, повышение эффективности управления за счет обеспечения руководителей необходимой информацией.

Чтобы работа автоматизированной информационной системы была эффективна и помогала улучшать управление, АИС должна отвечать следующим требованиям:

• Реализация управленческих функций в полном объеме, в заданные сроки с требуемым уровнем качества получаемой информации для целей управления.

• Применение эффективных технологий сбора, регистрации, передачи, хранения, обработки информации.

• Надежность.

• Защита информации от различных угроз.

• Гибкость, настраиваемость, высокая степень адаптивности.

• Производительность.

1.5. Понятие информационной технологии

Слово «технология» в переводе с греческого обозначает искусство, мастерство, умение. Технология изменяет первоначальное состояние сырья в целях получения продукта. Информационная технология изменяет первоначальное состояние исходной информации, первичных данных для получения производной информации, информационного продукта.

Информационная технология – это процесс, использующий совокупность средств и методов сбора, обработки и передачи информации для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса, явления. Средствами информационной технологии являются технические средства обработки информации (персональный компьютер и его внешние устройства), средства передачи информации (вычислительные сети, телефон, телеграф, факс), ее хранения, программные продукты. Информационная технология применяет различные методы обработки и передачи информации.

Цель информационной технологии – производство информации для ее анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Информационная технология, как и любая технология, представляет собой процесс, который состоит из этапов. Можно назвать основные этапы информационной технологии: сбор, регистрация, обработка, передача, хранение, выдача информации. Этапы можно разбить на операции, действия, элементарные операции.

Информационная технология включает различные операции с информацией.

По функциональному назначению операции подразделяются на:

• арифметические – сложение, вычитание, умножение, деление и т.д.;

• логические – кодирование, контроль, сортировка, отбор, поиск и т.д.;

• технические – подготовка технических средств, машинных носителей, ввод данных в ЭВМ и т.д.

По способу выполнения операции могут быть:

• ручные;

• машинные;

• смешанные.

Информационная технология объединяет рутинные операции (документирование стандартных операций, копирование документов, группировка и арифметические подсчеты), которые достаточно просто поддаются стандартизации и автоматизации, и творческие операции, требующие применения творческих способностей человека, например, принятие решений.

В отличие от информационной технологии, информационная система является средой, элементами которой являются технические и программные средства, базы данных, персонал. Информационная система не может функционировать без информационной технологии.

Автоматизированные информационные технологии применяются при управлении хозяйственными объектами при реализации различных функций управления:

• планирования их деятельности;

• получения оперативной информации о состоянии и изменении состояния управляемого объекта;

• анализа полученной информации;

• поддержки в принятии управленческих решений;

• контроля за исполнением управленческих решений.

Предметная технология (например, учета, анализа) и информационная технология влияют друг на друга. Информационные технологии в бухгалтерском учете изменили предметную технологию, исключив составление сводных документов и регистров, которые формируются автоматически и необязательны перед формированием главной книги и отчетов, служат в основном для контроля ввода данных. Предметная технология требует от информационной выполнения определенных функций.

1.6. Этапы развития информационных технологий

1). До второй половины Х1Х века существовала «ручная» информационная технология, основу которой составляли перо, чернила, бумага, бухгалтерские книги, счеты. Передача информации осуществлялась с помощью курьеров. Основная цель – представление информации в требуемой форме.

2). Со второй половины Х1Х века до 40-60 годов ХХ века распространилась «механическая» информационная технология (пишущая машинка, арифмометр, телефон, диктофон, почта). Цель – представление информации более удобными техническими средствами.

3). С 40-60 годов ХХ века развилась «электрическая» информационная технология – появились электрические пишущие и копировальные машины, перфораторы, сортировки. Цель - формирование содержания информации.

4). С 60-70 годов ХХ века развивается «электронная» информационная технология – автоматизированная информационная технология, появились ЭВМ и создаваемые на их базе автоматизированные системы управления и информационно-поисковые системы. Цель – организация арифметической и логической обработки информации.

5). С 80-х годов до конца ХХ века – «компьютерная» технология, основным инструментом которой является персональный компьютер с широким спектром стандартных программных продуктов. Цель – вовлечение пользователя в технологический процесс обработки информации. Информационная технология становится автоматизированной.

6). По настоящее время – «сетевая компьютерная» технология, базирующаяся на объединении большого числа компьютеров в единое информационное пространство. Цель – ускорить передачу информации до режима реального времени.

1.7. Виды информационных технологий

По типу предметной области выделяют классы задач, решение которых производится с использованием современных информационных технологий:

• бухгалтерский учет;

• анализ деятельности предприятия;

• планирование, бюджетирование;

• управление предприятием;

• страховая деятельность;

• банковская деятельность;

• налоговая деятельность и др.

На современном предприятии уже недостаточно применять средства автоматизации информационных технологий при реализации отдельных функций управления (учет, планирование, анализ). Необходимо автоматизировать в целом управление предприятием.

По степени охвата задач управления информационные технологии подразделяют:

• обработка данных - вычислительные средства используются без пересмотра методологии и организации процессов управления для решения отдельных экономических задач;

• поддержка принятия решений – использование экономико-математических методов, моделей и специализированных пакетов прикладных программ для аналитической работы и формирования прогнозов, бизнес-планов, оценок и выводов;

• электронный офис – программно-аппаратный комплекс, включающий интегрированные пакеты прикладных программ и средства передачи информации, для комплексной автоматизации и решения офисных задач;

• экспертная поддержка, основанная на использовании экспертных систем и баз знаний конкретной предметной области. Базы знаний содержат факты и логическую взаимосвязь этих фактов.

По классам реализуемых технологических операций выделяют информационные технологии, использующие:

• текстовые редакторы;

• табличные процессоры;

• графические редакторы;

• СУБД (системы управления базами данных);

• мультимедийные системы;

• гипертекстовые системы;

• геоинформационные системы;

• телекоммуникации и др.

Выделяют также технологии защиты информации, технологии искусственного интеллекта, CASE-технологии проектирования программного обеспечения.

Если традиционные АИТ существовали прежде всего в условиях централизованной обработки данных, то новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени, основаны на применении ПЭВМ, активном участии пользователей (непрофессионалов в области программирования) в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком использовании пакетов прикладных программ, доступа к удаленным базам данных и программам, благодаря вычислительным сетям ЭВМ.

1.8. Структура, элементы автоматизированной информационной системы

Под структурой системы следует понимать организацию ее отдельных элементов с учетом их взаимосвязей и поставленных перед системой целей (рис. 1).

Функциональная часть информационной системы фактически представляет модель системы управления экономическим объектом. Состав функциональных подсистем во многом определяется особенностями экономической системы, ее отраслевой принадлежностью, характером деятельности предприятия, размером.

Функциональная структура информационной системы представляет совокупность функциональных подсистем, комплексов задач и процедур обработки информации, реализующих функции системы управления. В системе управления средних и крупных предприятий (корпораций) можно выделить следующие подсистемы:

• Стратегический анализ и управление. Ориентирован на высшее звено управления, обеспечивает централизацию управления всего предприятия. В него входят комплексы задач:

  • финансовый менеджмент – финансовое планирование, бюджетирование, анализ финансового плана и т. д;

  • анализ финансовой и хозяйственной деятельности;

  • маркетинг;

  • управление проектами;

  • управление документооборотом и др.

• Управление персоналом:

  • моделирование структуры управления и штатного расписания, определение должностных обязанностей;

  • расчет фонда оплаты труда и других затрат по персоналу;

  • набор персонала, учет движения кадров;

  • учет рабочего времени, определение графиков работ.

• Логистика – управление материальными потоками:

  • управление закупками;

  • управление продажами;

  • управление запасами и складской учет.

• Управление производством:

  • техническая подготовка производства;

  • технико-экономическое планирование;

  • контроллинг, учет затрат на производство;

  • оперативное управление производством.

• Бухгалтерский учет:

  • учет денежных средств;

  • учет товарно-материальных ценностей;

  • учет зарплаты;

  • учет основных средств;

  • учет расчетов;

  • формирование бухгалтерской отчетности.

В программном обеспечении крупных автоматизированных информационных систем корпораций (ERP-системах) функциональные подсистемы выделяются в отдельные модули (контуры) (см. п. 9.4).

Выделив в АИС аппарат управления, оставшиеся элементы, при условии единого системного использования методов и технических средств управления, образуют автоматизированную информационную технологию (АИТ).

Рис. 1. Структура информационной системы

Состав обеспечивающих подсистем не зависит от предметной области. Они способствуют эффективному функционированию системы в целом и ее отдельных подсистем. Все обеспечивающие подсистемы связаны между собой и с функциональными подсистемами.

Информационное обеспечение представляет собой совокупность проектных решений по объемам, размещению, формам организации информации, циркулирующей в ИС. Оно включает в себя базы данных, системы классификации и кодирования информации, унифицированные системы документации, схемы потоков информации.

Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы (для сбора, регистрации, передачи, обработки, отображения, размножения информации), а также техническую документацию и методические материалы.

Программное и математическое обеспечение – совокупность общесистемных и прикладных программ, реализующих задачи и функции АИТ и обеспечивающих нормальное функционирование комплекса технических средств, а также инструктивно-методические материалы.

Организационное обеспечение – совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами, программным обеспечением и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

Для АИС характерны развитые внутренние и внешние информационные связи. АИТ замыкает через себя прямые и обратные информационные связи между объектом управления и аппаратом управления, а также вводит в систему и выводит из нее потоки внешних информационных связей.