25

Конструирование форм базы данных средствами ms Access и работа с ними

Приступая к работе с любым программным компонентом, в первую очередь, необходимо знать его характеристики.

Microsoft Office Access или просто Microsoft Access — реляционная СУБД ( Система управления реляционными базами данных ) корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных. Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. 

Форма — это объект базы данных, который можно использовать для создания интерфейса пользователя для приложения базы данных, структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления. Формы в Access служат для удобного представления данных БД пользователю.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access  позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. А так же (функции форм):

• ввод и просмотр информации базы данных;

• добавление;

• редактировпние;

• удаление данных БД;

• печать;

• создание сообщений.

Источники данных для форм

Источниками данных для форм могут служить таблицы и запросы.

Режим отображения форм

Режим формы - это режим отображения данных формы. Позволяет производить различные операции с данными, такие как просмотр, редактирование, удаление, добавление записей. Т. е. пользователь работает с источниками данных для формы.

Режим макета - наиболее наглядный режим изменения форм, так как в этом режиме все данные отображаются таким же образом, как и на рабочей форме. Позволяет редактировать элементы управления формы и подгонять их под конкретные данные. В режиме макета форма уже запущена. Таким образом, данные отображаются практически так же, как при реальном использовании формы. Поскольку при изменении формы отображаются реальные данные, в режиме макета удобно задавать размер элементов управления и выполнять иные задачи, влияющие на вид и удобство использования форм.

Режим конструктора - более подробное редактирование формы. Отображает полную структуру отчета, т.е. колонтитулы элементы управления и т.д. В этом режиме данные не отображаются, поэтому заранее нельзя увидеть какой будут иметь вид данные в этом режиме. Позволяет выполнять такие задачи:

• добавление в форму дополнительных элементов управления, таких как границы привязанных объектов, разрывы страниц и диаграммы;

• изменение источников элемента управления "текстовое поле" непосредственно в самом поле, без использования окна свойств;

• изменение размеров разделов формы, таких как "Заголовок формы" или "Область данных";

• изменение определенных свойств формы, которые нельзя изменить в режиме макета.

Элементы управления форм

Элементы управления предназначены для просмотра и работы с данными. Выделяют такие элементы управления:

• Связанные элементы управления     это элементы управления, которые связаны с источником данных (таблица, запроса).

• Свободные элементы управления     это элементы управления, которые не связаны с источником данных (например, линии, рисунки, надписи заголовков форм).

Вычисляемые элементы управления     это элементы управления, источником данных у которых является выражение.

Существуют такие виды форм:

"Свободная" форма, которая не связана напрямую с источником данных, но которая все равно может содержать кнопки, надписи и другие элементы управления, необходимые для работы приложения.

Подчиненная форма - это форма, которая является составным элементом главной формы, отображает данные траблицы или запроса связанных отношением один-ко-многим.

Свойства подчиненной формы:

• Свойство "Объект источник" - отображает информацию об объекте, который отображается в форме.

• Свойство "Подчиненные поля" - свойство элемента управления подчиненной формы, определяющее поля по которым будут связаны главная и подчиненная форма.

• Свойство "Основные поля" - свойство элемента управления подчиненной формы, определяющие поля главной формы, которые будут связывать ее с полями подчиненной формы.

Инструменты создания форм

Access включает такие инструменты для создания форм: Форма, Конструктор форм, Пустая форма, Мастер форм, Навигация и Другие формы (Несколько элементов, Таблица, Разделенная форма, Модальное диалоговое окно, Сводная диаграмма, Сводная таблица).

Способы создания форм:

• Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности);

• Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию);

• Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи);

• Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи);

• Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица);

• Автоформа: сводная таблица;

• Автоформа: сводная диаграмма;

• Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph);

• Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel);

Создание формы с помощью инструмента "Форма"

Режим форма позволяет пользователю быстро создавать формы. С помощью инструмента "Форма" можно создать форму одним щелчком мыши. При использовании этого средства все поля базового источника данных размещаются в форме. Можно сразу же начать использование новой формы либо при необходимости изменить ее в режиме макета или конструктора.

Для этого необходимо:

1. В области навигации щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме.

2. На вкладке Создать в группе Формы нажмите кнопку Форма.

Будет создана новая форма и отображена в режиме макета. В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных. Например, при необходимости можно настроить размер полей в соответствии с данными.

Создание формы с помощью инструмента "Конструктор форм"

Для того, чтобы создать форму с помощью инструмента Конструктор форм, выполните такие действия.

1. Нажмите на кнопку Конструктор форм в группе Формы на вкладке Создание. В результате выполненных действий в рабочей области окна появится бланкпустой формы, который не связан ни с одним источником данных.

3. ПКМ -> Колонтитулы (Указываете авторскую метку)-> заголовок/примечание (название формы, текущее время и дата)

3. Свяжите форму с источником данных. Для этого на панели инструментов нажмите на кнопку Свойства и выберите источник данных для формы.

4. Перетащите необходимые поля для формы.