Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, (цель/цель), ход выполнения плана (цель/будет), прогнозы (будет/будет), развитие процесса (будет/есть).

Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования. Таким образом, говорят о целесообразности объединения планирования и контроля в единую систему управления (Controlling): планирование, контроль, отчетность, менеджмент (рис. 39).

Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса.

Рис. 39. Основные концепции контроля

Контроль можно также классифицировать: - по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний); - по основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону); - по объекту контроля (за объектом, за решениями, за результатами); - по регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).

Г.Я. Гольдштейн ОСНОВЫ МЕНЕДЖМЕНТА Учебное пособие, изд 2-е, дополненное и переработанное. Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2003.

Общий - контроль управляемой системы в целом. 2. Функциональный - контроль отдельной функции или отдельного подразделения, отдельного участка. 3. Предварительный - осуществляется до фактического начала работы. Само планирование и создание организационной структуры позволяют осуществить предварительный контроль. Строгое соблюдение правил и процедур при выработке планов, четкое составление должностных инструкции, эффективное доведение формулировки целей до подчиненных – всё это способ убедиться, что планы будут реализованы, а структура будет работать, как задумано. Предварительный контроль используется по отношению: • К человеческим ресурсам. Устанавливается минимально допустимый уровень образования, стаж работы в данной области, анализируется деловые и профессиональные знания и навыки: (знание ПК), необходимые для выполнения тех или иных должностных обязанностей. При приеме на работу с кандидатом проводится собеседование, выявляется, насколько его характеристики соответствуют необходимым требованиям и др. • В отношении материальных ресурсов – вырабатывается стандарты допустимого качества поступающих материалов; тщательно выбираются поставщики для заключения договоров; проверка качества товаров, обеспечение товарных запасов на уровне, достаточном для избежания дефицита, проведение техосмотра оборудования и инвентаря. • По отношению к финансовым ресурсам – проработка финансовых вопросов на стадии составлении финансового плана (бюджета) дает уверенность, что организация в процессе работы будет иметь достаточные средства. Бюджет дает ответы на вопросы: Сколько? Какие средства? (наличные или безналичные) потребуются предприятию. На стадии предварительного контроля, возможно, выявить отклонения от стандартов и норм в различные моменты. Предварительный контроль имеет две разновидности: • Диагностический – контроль, включающий такие категории как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы и т.п., указывающие на то, что в организации что–то не в порядке; • Терапевтический – позволяет не только выявить отклонения от нормативов, но и принять исправительные меры.

4. Текущий контроль – осуществляется в ходе проведения работ. Это регулярные проверки подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию планов, инструкций. Объектом текущего контроля являются подчиненные, а субъектом – их начальники. Задача этого контроля - своевременно выявить и скорректировать отклонения от заданных параметров, возникающие в ходе работы. Текущий контроль основан на обратных связях (начальник обнаружил ошибки в работе подчиненных и сообщил им, что их работа неудовлетворительна, в результате подчиненные исправили ошибки и усилили внимание к выполнению операций). Таким образом, контроль дает возможность своевременно реагировать на меняющие факторы. Пример: Поступают жалобы от покупателей на имеющиеся сбои в продаже молочной продукции. Директор магазина, проведя текущий контроль, приходит к выводу, что зав. отделом неправильно составляла заявки поставщику, предлагает её больше внимания уделить этому вопросу. Заведующему отделом изучает спрос покупателей по отдельным наименованиям данной группы товаров, и появляются более обоснованные заявки. Покупатель благодарен, работники отдела должны быть вознаграждены. Появились конкуренты, приняты новые законы, изменилась технология – все это отклонения, на которые система должна реагировать. Другое название текущего контроля – оперативный. 5. Промежуточный - контроль в середине выполнения задачи или работы. 6. Заключительный (финальный) – осуществляется после выполнения работы. Фактически полученные результаты сравниваются с установленными ранее. Этот вид контроля предупреждает повторение ошибок в будущем, позволяет, сравнить, насколько реальны были планы и определить результативность. Роль заключительного контроля – дает информацию для дальнейшего планирования, способствует мотивации. 7. Плановый – контроль, осуществляемый в плановом порядке (например, ежемесячно, ежеквартально) 8. Внезапный – при поступлении негативных сигналов из внутренней среды предприятия (жалобы на опоздания сотрудников, они не выполняют свои должностные обязанности, чаепития, перекуры в рабочее время).

9. Внутренний контроль – обеспечивающий нормальную работу предприятия, осуществляемый его силами. ( Достижение плановых показателей, бухгалтерский контроль – соблюдение правил отчетности, точное отражение в ней операции, строгое соблюдение сотрудниками решений руководства). 10. Внешний контроль осуществляют специалисты со стороны и сторонние организации (Роспотребнадзор, Аудит, Налоговая инспекция и другие).

Шевелева в.П.. Учебное пособие для подготовки к экзамену по менеджменту, 2009 - перейти к содержанию учебника

Контроль подразделяется на внешний и внутренний, внутренний управленческий и ревизию. Внутренний контроль предусмотрен Уставом организации, фирмы, когда предусмотрено создание ревизионной комиссии на фирме, штатного аудитора-бухгалтера, приглашенный аудитор по договору с оплатой за оказание фирме консалтинговых, юридических или аудиторских услуг. Внутренний управленческий учет осуществляется руководителями и контролирует выполнение распоряжений, инструкций: должностных, технологических, общесанитарных, противопожарных, противоэпиде-миологических и других. Внешний контроль могут осуществлять государственные контролирующие органы, такие как союз потребителей, профсоюзы, аудиторские фирмы и компании, экспертные бюро, сертификационные, лицензионные и другие общественные объединения. Внешний контроль разнообразен, имеет элементы механизма контроля на стадии получения сведений и выявления нарушений. Выдача разрешений на вид деятельности осуществляется контролирующими органами в виде разрешения или согласия на совершение (много) разового доступа, Аккредитация – устанавливается для осуществления контроля образовательной деятельности, обязательной сертификации брокерской работы. Аккредитация является результатом изучения или проверки с точки зрения способности эффективно и качественно осуществлять установленную деятельность. Экспертиза – проводится при контрольной деятельности для оценки продукции, оценки процедур после экспертных исследований по научно-обоснованным методикам в экспертных лабораториях и центрах. Выставление стационарных и временных постов на контролируемых объектах применяют в сферах особо важного контроля, например санитарного и эпидемиологического, на таможнях, налоговые посты на спиртоводочных предприятиях. Сертификация продукции и услуг – это подтверждение того, что продукция соответствует требованиям ГОСТа, показателям качества для защиты потребителя от недобросовестных производителей, контроля безопасности, создания благоприятных условий для предпринимателей на рынке. Контроль с сертификацией проводится за счет испытаний и проверки соответствия стандарта и заявленного качества. Сертификат безопасности, выдаваемый заявителю, подтверждает соответствие условий труда и техники безопасности при изготовлении продукции. Обязательная сертификация устанавливается специальными законами на особо опасных производствах, добровольная сертификация продукции проводится по инициативе производителя и за его счет с целью подтверждения, что данная продукция соответствует требованиям стандартов, ТУ и рецептур. Формы реагирования контролирующих органов на нарушения многообразны, они включают полномочия в виде пресечения выявленных нарушений. Реализация таких полномочий предусматривает представление предписаний, ограничений, и запретов на определенные виды деятельности, наложение штрафов, уничтожение вредной продукции, заявление исков в суд. Маркирование осуществляется на товарах и продукции, поступающих в торговлю, строительство и защищает продукцию от подделок. Разновидностью маркировки являются акцизные марки, клеймо. Идентификационные обозначения и регистрация позволяют контролировать субъекты в налоговой инспекции, регистрировать ценные бумаги и договора, интегральные и микросхемы, внешнеторговые сделки. Существуют формы негосударственного контроля между субъектами и потребителями, работодателями и профсоюзами. Лизингодатели осуществляют контроль за соблюдением условий договора как общественного контроля. Внутрикорпоративный контрольно-коллективный контроль участников или потребителей вида услуг (у риэлтеров), участников рынка ценных бумаг. Саморегулирование – это контроль за исполнением своими членами коллектива или участие в защите прав и законных интересов инвесторов на рынке ценных бумаг. Контроль несут как общественные объединения, так и инвесторы и физические лица. По характеру расположения и взаимоотношений субъекта и объекта контроля, контролирующих и контролируемых органов, организаций, людей, групп; различают контроль внутренний и внешний. Контроль называется внутренним тогда, когда субъект и объект контроля входят в одну систему, а внешним, когда субъект контроля не входит в ту же систему, что и объект. Контроль, в котором субъектом является руководитель производством, начальник цеха, директор предприятия или объединения; руководитель подразделения или службы. В зависимости от категорий руководителей и задачи контроля целесообразно различать типы контроля. Любой конкретный вид контроля, например, контроль руководителей производства, имеет некоторые общие для всех конкретных видов контроля признаки. С помощью определенного набора этих признаков или характеристик проводится различение одного вида контроля от других видов. Такими характеристиками или признаками могут служить: задача контроля, объект и субъект контроля, типы и общие методы контроля.

По времени осуществления выделяют: предварительный, текущий, заключительный контроль.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работы. Это входной контроль всех видов ресурсов, его цель - обеспечение требуемых условий для бесперебойной и качественной работы организации. По своему содержанию это организационный контроль, задача которого в основном состоит в проверке готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления и пр. к работе.

Управленческая система проверяется на соответствие существующей структуре организации, качество уже принятых решений, подготовленных документов, их адекватность имеющимся требованиям, правильность оформления, степень ознакомления с ними исполнителей, усвоения ими стоящих задач, что во многом предопределяет успех будущей работы.

Предварительный контроль за персоналом призван, прежде всего, ответить на вопрос, можно ли с его помощью решать предусмотренные планом задачи. Поэтому кадровые службы тщательно изучают профессиональную пригодность сотрудников, определяют их потенциальную способность выполнения предстоящей работы. Такой контроль осуществляется на основе заранее разработанных требований, предъявляемых к каждой категории специалистов с помощью разного рода тестов, собеседовании, экзаменов.

В сферу предварительного контроля персонала входят и такие вопросы, как понимание людьми целей своей деятельности, знание прав, обязанностей, норм выработки, условий поощрения. Контроль персонала призван, также следить за подготовкой и переподготовкой кадров, их инструктированием, условиями для творчества и рационализаторства.

Третье направление предварительного контроля - состояние материальных и финансовых ресурсов организации. По отношению к материальным ресурсам проверяется наличие на складах запасов сырья, материалов, комплектующих изделий, соответствие их структуры и количества потребностям производства, гарантированность поставок.

Средством предварительного контроля финансовых ресурсов организации и является ее бюджет или смета, позволяющие проверить надежность их источников и обоснованность предстоящих расходов. Обычно эти документы составляются, исходя из прежнего опыта, но по ряду категорий затрат простая статистика прошлых лет не дает достаточной информации для определения необходимых расходов в новых условиях, поэтому контроль может опираться также на данные других организаций и среднеотраслевые показатели.

Текущий контроль выполняется непосредственно на стадии хозяйственного процесса. Его цель - совершенствование деятельности, координация ее для достижения цели. Задача такого контроля - своевременно выявить и по возможности устранить отклонения, возникающие в ходе работы, от заданных параметров.

Текущий контроль обычно существует в формах стратегического и оперативного. Стратегический контроль имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей и ведется не только по количественным, но и качественным показателям: - уровню производительности труда, внедрению и использованию достижений НТР, новых методов работы, технологий как в организации в целом, так и в ее подразделениях.

Оперативный контроль, который на практике сливается с (итеративным управлением, проводится буквально одновременно с выполнением основной работы, ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность, в частности движение изделий в рамках технологического процесса (последовательность операций, нормы времени на их выполнение, качество труда); загрузку оборудования; соблюдение общего графика работы; наличие запасов, незавершенного производства и готовой продукции, уровень текущих затрат, текущее расходование денежных средств. На уровне отдельных операций осуществляется операционный контроль.

Важнейшим объектом предварительного и текущего контроля является качество продукции и услуг. Отправным моментом служит разработка стандартов, исходящих из производственных условий, традиций самого предприятия, требований рынка.

Текущий контроль может быть сплошным (статистическим) и выборочным (если число его объектов слишком велико или для проверки требуется разрушать изделие).

Сплошной контроль требует высоких затрат, поэтому, когда необходимо принять решение о приемке большой партии изделий, применяют выборочный контроль по результатам испытаний.

Выборочный контроль требует меньше затрат, но связан с риском случайных ошибок. Их можно снизить путем увеличения размера выборки, но при этом соответственно будут расти расходы.

Важную роль в повышении эффективности контроля технологического процесса может сыграть его карта, представляющая собой схему, на которую нанесены допустимые границы параметров качества и результаты измерений в обусловленные сроки, что позволяет сразу же наглядно обнаружить отклонения от стандартов.

В настоящее время в ряде стран, и в первую очередь в Японии, основное внимание уделяется не выявлению и исправлению отклонений от стандартов качества, а на предупреждение их появления. Для этого широко внедряются методы самоконтроля, стимулируется работа кружков качества и т.п.

Заключительный контроль (итоговый)производится после выполнения работы. Это контроль итогов, его цели: формирование мотивационных вознаграждений; корректировка поведения руководителя, принимаемых решений; формирование планов на будущее на основе анализа результатов.

http://infomanagement.ru/lekciya/Vidi_kontrolya

Три основные виды контроля:

- предварительный;

- текущий;

- заключительный.

Предварительный контроль. Этот вид контроля называется предварительным потому, что осуществляется до фактического начала работ на стадии планирования и создания организационных структур

Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения.

В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях — по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей.

К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Чаще всего его объектом являются подчиненные сотрудники, а сам он является прерогативой их непосредственного начальника. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволит исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Текущий контроль базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

Заключительный контроль. При текущем контроле используется обратная связь в ходе проведения самих работ для того, чтобы достичь требуемых целей и решить возникающие проблемы прежде, чем это потребует слишком больших затрат. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее он имеет две важные функции:

- одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем.

- вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и объективно.

http://oodri.narod.ru/man46.html