ЛОКАЛЬНЫЕ акты кадровйо службы СПРАВОЧНИК

Годовой статистический отчет о движении кадров. Личные карточки работников (форма Т-2ГС (МС)) и т.д.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются сроки хранения документов, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии – на типовую или примерную номенклатуру дел или другое основание для установления срока хранения дел.

В графе 5 «Примечание», как правило, проставляются отметки о переходящих делах, о лицах, ответственных за формирование дел и т.д. По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Пример формы номенклатуры дел кадровой службы администрации муниципального образования (аппарата Совета):

В первом разделе номенклатуры дел кадровой службы муниципального образования указываются организационно-распорядитель- ные документы. Это могут быть законодательные, нормативные и другие руководящие документы, поступающие из вышестоящих организаций, их необходимо выделить в самом начале номенклатуры. Необходимо сразу предусмотреть их разделение: законы, протоколы, приказы и т.п. Их можно объединить в одно дело, так как срок хранения данного дела – «до минования надобности». Но можно формировать и раздельно (по видам, рассматриваемым вопросам и т.п.).

В то же время нельзя объединять приказы с инструкциями, поскольку Перечень трактует срок хранения таких дел «3 г.» с учетом примечания: «После замены новыми».

11

Внутренние руководящие документы могут формироваться по аналогии с руководящими документами вышестоящих организаций. В то же время самой кадровой службой могут разрабатываться и отдельные документы по организационным вопросам, входящим в ее компетенцию (положение о премировании, положение о порядке проведения аттестации, положение о работе с кадровым резервом и т.п.).Такиедокументыбудутотноситьсяккатегорииделпостоянного хранения и должны вестись отдельно.

После внутренних руководящих документов обычно располагаются документы по личному составу: Приказы по личному составу, личные дела, личные карточки работников и т.п.

Номенклатура дел администрации муниципального образования печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр (контрольный) хранится в канцелярии, второй используется в качестве рабочего экземпляра, третий находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвертый – в архиве, в который передаются документы данной администрации (аппарата Совета) муниципального образования.

Сводная номенклатура дел администрации (аппарата Совета) муниципального образования пересматриваются не реже, чем один раз в5лет.Вконцекаждогогодаонауточняетсяпредставителемнанимателя и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

3. Правовая база для кадровой службы муниципального образования

Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимы для профессиональной работы специалиста кадровой службы. Поэтому первым шагом является создание достаточной базы нормативных документов. Документы,которыеежедневнодолжныбытьподрукойуработникакадровой службы, можно разделить на две самостоятельные группы.

В первую группу входят законодательные и подзаконные акты, содержащие законодательство о муниципальной службе, нормы тру-

12

дового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны могут быть привлечены к различным видам ответственности.

Ко второй группе относятся документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Их основное отличие от документов, входящих в первую группу, в том, что они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом вы вправе самостоятельно решать, в какой мере придерживаться этих рекомендаций.

Ⱦɨɤɭɦɟɧɬɵ, ɧɟɨɛɯɨɞɢɦɵɟ ɜ ɪɚɛɨɬɟɤɚɞɪɨɜɨɣ ɫɥɭɠɛɵ

Вбиблиотеке кадровой службы администрации (аппарата Совета) муниципального образования в обязательном порядке должны быть все нормативные правовые акты, составляющие первую группу документов «Официальные документы».

Основы правового регулирования муниципальной службы Российской Федерации закреплены Конституцией Российской Федерации.

Встатье 3 Федерального закона «О муниципальной службе в Российской Федерации» установлено, что муниципальная служба осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации.

13

Это означает, что в своей деятельности муниципальные служащие обязаны соблюдать Конституцию Российской Федерации, обеспечивать реализацию прав и свобод граждан, закрепленных Конституцией Российской Федерации.

Для муниципальной службы важнейшими являются следующие положения Конституции Российской Федерации:

а) местное самоуправление обеспечивает самостоятельное решение населением вопросов местного значения, владение, пользование и распоряжение муниципальной собственностью;

б) местное самоуправление осуществляется в городских, сельских поселениях и на других территориях с учетом исторических и иных местных традиций;

в) структура органов местного самоуправления определяется населением самостоятельно;

г) органы местного самоуправления самостоятельно управляют муниципальной собственностью, формируют, утверждают и исполняют местный бюджет, устанавливают местные налоги и сборы, осуществляют охрану общественного порядка, а также решают иные вопросы местного значения;

д) установление общих принципов организации системы органов местного самоуправления находится в совместном ведении Россий­ ской Федерации;

е) государственным языком Российской Федерации на всей территории является русский язык. Республики вправе устанавливать свои государственные языки. В органах местного самоуправления республик они употребляются наряду с государственным языком Российской Федерации.

В соответствии со статьей 34 Конституции Республики Башкортостан «Граждане имеют равный доступ к государственной и муниципальной службе».

Правовые основы муниципальной службы в Республике Башкортостан составляют следующие законы:

1. Федеральный закон от 2 марта 2007 года № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

14

2.Закон Республики Башкортостан от 16 июля 2007 года № 453-з «О муниципальной службе в Республике Башкортостан»;

3.Закон Республики Башкортостан от 28 мая 2009 года № 129-з «О порядке присвоения и сохранения классных чинов муниципальных служащих в Республике Башкортостан»;

4.Закон Республики Башкортостан от 5 февраля 2009 года № 95-з «Об утверждении типового положения о проведении аттестации муниципальных служащих в Республике Башкортостан»;

5.Закон Республики Башкортостан от 23 декабря 2005 года

№259-з «О Реестре муниципальных должностей муниципальной службы в Республике Башкортостан»;

6.Закон Республики Башкортостан от 16 июля 2004 года № 87-з «О Перечне специализаций муниципальных должностей муниципальной службы в Республике Башкортостан»;

7.Закон Республики Башкортостан от 3 июня 2004 года № 82-з «О порядке исчисления стажа муниципальной службы в Республике Башкортостан»;

8.Закон Республики Башкортостан от 28 марта 2006 года № 288-з «О порядке назначения и выплаты пенсий за выслугу лет на муниципальной службе в Республике Башкортостан»;

9.Распоряжение Правительства Российской Федерации от 26 мая 2005 года № 667-р (об утверждении формы анкеты, подлежащей представлению в орган местного самоуправления, аппарат избирательной комиссии муниципального образования гражданином Российской Федерации, поступающим на муниципальную службу);

10.Постановление Правительства Российской Федерации от 31 декабря 2004 года № 900 «Об утверждении перечня категорий государственных и муниципальных служащих, подлежащих государ­ ственной защите».

Кроме указанных нормативных правовых актов, регулирующих вопросы организации муниципальной службы в администрации муниципального образования, в библиотечку кадровика муниципального образования необходимо включить следующие нормативные правовые акты:

15

1.Федеральный закон от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

2.Федеральный закон от 25 декабря 2008 года № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;

3.Закон Республики Башкортостан от 18 марта 2005 года № 162-з «О местном самоуправлении в Республике Башкортостан».

Однако, этот перечень не является исчерпывающим, существует еще ряд документов, необходимых в работе кадровой службы муниципального образования. На муниципальных служащих распространяется действие трудового законодательства с особенностями, предусмотренными Федеральным законом «О муниципальной службе

вРоссийской Федерации», поэтому перечислив основные законы в сфере муниципальной службы, остановимся на документах по трудовому праву.

1.Трудовой кодекс Российской Федерации. Это основной закон, которым должен руководствоваться в своей работе специалист кадровой службы. Нормы Трудового Кодекса регулируют порядок приема и увольнения сотрудников, организацию их рабочего времени и времени отдыха, условия выплаты заработной платы, предоставление работникам различных льгот и компенсаций. Отметим еще раз, что все нормы Трудового Кодекса применяются с учетом специфики муниципальной службы.

2.Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных». На основании этого закона строится вся работа кадровой службы с персональными данными сотрудников. Например, решается вопрос о том, каким образом будет обрабатываться и где будет храниться информация, полученная от муниципального служащего при его поступлении на муниципальную службу. Определяется круг лиц, имеющих доступ к персональным данным. Разрабатывается обязательное для любой организации Положение о защите персональных данных.

3.Федеральный закон от 12 января 1995 года «О ветеранах» устанавливает льготы и гарантии и меры социальной поддержки ветеранов.

16

Как уже было сказано выше, ко второй группе нормативных правовых актов, необходимых в работе кадровой службы, относятся материалы методического характера по организации управленческого труда и по работе с кадровыми документами. Назовем самые важные из них.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этот государственный стандарт определяет перечень реквизитов, которые должны присутствовать на документе, издаваемом в организации, порядок их расположения, требования к фирменным бланкам.

Например,стандартдиктуетправиларасположенияГосударственного герба и эмблемы организации. Устанавливает, в каком случае в заголовке документа пишется сокращенное наименование организации,авкакомнетиизкакихэлементовсостоитрегистрационныйномер приказа. Стандарт распространяется на все организационно-рас- порядительные документы: постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма. Со всеми перечисленными документами работают сотрудники кадровой службы.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения . Этот нормативный акт дает исчерпывающий список внутренних документов, в зависимости от юридической значимости, регулирует порядок и сроки их хранения. Как долго следует хранить, допустим, штатное расписание, положение о премировании, табель учета рабочего времени, должностные инструкции и другие документы, кадровый работник узнает именно из этого ведомственного документа.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты . Формы приказов о приеме на работу, об увольнении, о переводе, о направлении в служебную командировку,

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом от 06.10.2000 Постановление Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

17

о поощрении, а также формы личной карточки работников и некоторых других документов входят в состав альбома, утвержденного названным постановлением. В документе также даются рекомендации по заполнению предлагаемых форм.

Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 «О трудовых книжках» и постановление Минтруда России от 10 октября 2003 года № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Эти документы понадобятся при работе с трудовыми книжками. Рекомендации, которые содержатся в этих документах, помогут правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат.

4. Классификация внутренних документов кадровой службы

Внутренние документы кадровой службы можно условно разделить на несколько групп. Первую группу составляют документы, закрепляющие структуру и штатное расписание администрации (аппарата Совета) муниципального образования.

4.1. Организационная структура местной администрации При создании любой организации формируются ее структура,

под которой понимается взаимоотношение уровней управления и функциональных областей.

Функциональная структура - тип организационной структуры, прикоторомподразделениясоздаютсявсоответствиисвидомвыполняемых ими работ и подчинены функциональным руководителям.

Должностная структура - модель формально установленных отношений между предписанными социальными ролями (должностями), задачами и функциями персонала для организации согласованных действий.

В соответствии со статьей 37 Федерального закона от 6 октября 2003 года «Об общих принципах организации местного самоуправ-

18

ления в Российской Федерации» структура местной администрации утверждается представительным органом муниципального образования по представлению главы местной администрации. В структуру местной администрации могут входить отраслевые (функциональные) и территориальные органы местной администрации. Соответственно, любые изменения в структуру местной администрации вносятсярешениемпредставительныморганоммуниципальногообразования по представлению главы местной администрации.

Организационная структура местной администрации как испол- нительно-распорядительного органа строится на принципах единоначалия и иерархической подчиненности. Процесс формирования организационной структуры местной администрации включает в себя формулировку целей, задач и функций, определение состава и места подразделений, их ресурсное обеспечение (включая численность работающих), разработку соответствующих регламентирующих процедур и документов.

В современной муниципальной практике типичными звеньями организационной структуры местной администрации являются:

-глава администрации;

-его заместители по сферам муниципальной деятельности, среди которых могут быть один или два первых заместителя;

-структурныеподразделенияразличныхтипов,которыемогутнаходиться в подчинении главы администрации, одного из его заместителей или в соподчинении (например, отдел в составе управления);

-коллегиальные совещательные органы: коллегия администрации, экономический и другие советы;

-аппарат администрации.

С точки зрения изложенного выше распределения задач и целей деятельности структурные подразделения администрации подразделяются на четыре группы.

Структура местной администрации обычно изображается в виде схемы с указанием системы взаимодействия звеньев, установления подчиненности и соподчиненности.

К ведению отраслевых структурных подразделений относятся вопросы, связанные с управлением конкретными отраслями

19

ǞǿǽȀǷǿȀǽǺȈDz ǼǻDZǽǭǴDZDzǸDzǺǵȌ ǹDzǾǿǺǻǶ ǭDZǹǵǺǵǾǿǽǭȃǵǵ

(сферами) муниципальной деятельности. Они выполняют функции заказчика на выполнение работ и оказание муниципальных услуг. Их основная роль проявляется на этапе реализации целей и задач жизнеобеспечения и развития территории.

ǐǸǭǯǭ ǭDZǹǵǺǵǾǿǽǭȃǵǵ

ǛǿDZDzǸ

ǴDZǽǭǯǻǻȂǽǭǺDzǺǵȌ

ǫǽǵDZǵȄDzǾǷǵǶ

ǻǿDZDzǸ

Пример схемы структуры местной администрации

20