5. Формирование бюджета исходя из потребностей.

Метод формирования бюджета исходя из потребностей предполагает на первом этапе выбор необходимых мероприятий в сфере информатизации исходя из потребностей предприятия, в рамках второго этапа осуществление оценки уровня затрат на их реализацию.

6. Формирование бюджета по конкуренту.

В соответствии с данным подходом осуществляется анализ действий и затрат конкурентов в сфере информационного менеджмента и на их основе формирование собственного ИТ-бюджета. В качестве анализируемых показателей могут быть выбраны следующие:

а) Сравнение показателя затрат на информационные технологии как процента от дохода в компании с группой родственных компаний (по индустрии или по другому сравнительному признаку). (ИТ-затраты как процент от оборота компании) ¹

Как показывает анализ при использовании данного подхода к формированию ИТ-бюджета уровень затрат на информационные технологии варьируется в основном в пределах 1-10% от общего годового бюджета компании. Более точный процент зависит от сектора экономики, к которому относится компания и специфической ситуации в ней, учитывающей размер промышленного предприятия, конкурентное окружение и концентрацию потребителей. Поэтому при использовании данного подхода необходимо, прежде всего, понять, что определяет тот или иной процент от оборота предприятия, выделяемый на информатизацию, а не просто отталкиваться от известной цифры других предприятий отрасли.

Анализ статистических данных позволяет сделать следующие выводы:

- отрасли с высокой концентрацией ИТ-сотрудников соответственно имеют более высокие уровни ИТ-затрат;

- отрасли с высокой концентрацией физического труда - более низкие уровни;

- в отраслях, связанных с анализом данных или интенсивным применением информационных технологий, уровень ИТ-затрат выше;

- отрасли с высоким процентом доходов, как, например, финансы, тратят на ИТ больше, чем индустрии с низкими показателями доходов, как, например, дистрибуция.

Достоинства: Простота расчета; дает общее представление об уровнях затрат в конкретных отраслях. Этот показатель получил широкое распространение.

Недостатки: Средние величины зачастую вводят в заблуждение, скрывая широкий разброс параметров. Немалое влияние на процентное соотношение могут оказать колебания оборота. Нет разницы между стратегическими и нестратегическими затратами; не отражается влияние ИТ, только их стоимость.

б) Стандартные отраслевые показатели. ²

Достоинства: Во многих отраслях существуют свои предпочтения (например, затраты в пересчете на тонну готовой продукции в химической промышленности), которые точно и полно отражают специфику деятельности предприятия. В этом случае показатели эффективности ИТ отражаются в контексте всего бизнеса.

Недостатки: ИТ представляют собой одну из наиболее дорогостоящих составляющих бизнеса. Поэтому может сложиться впечатление чрезмерной дороговизны ИТ.

в) Сравнение собственного показателя затрат на информационные технологии с другими компаниями аналогичного размера (в данном случае эффективно под «размером» компании понимать «оборот» компании). (ИТ-затраты в зависимости от размера компании) ³

В целом эффект масштаба имеет важное влияние на уровень практически любого типа затрат. Статистический анализ показывает, что компании, достигшие уровня 500 сотрудников, выходят на новый уровень ИТ-затрат, позволяющий им экономить на эффекте масштаба. В то же время рост компании позволяет снизить общие затраты в процентном отношении, хотя абсолютная цифра затрат, как правило, увеличивается.

Можно привести ряд примеров источников экономии, которые проявляются при эффекте масштаба:

1. ERP-системы. По сути, это экономия на высокой стоимости внедрения ERP-системы. По мере роста компании ERP-система может поддерживать более серьезные объемы производства практически без какого либо увеличения затрат, таким образом снижая процент затрат на информационные технологии.

2. Инфраструктура help-desk. Так на больших предприятиях стоимость ИТ-затрат на поддержку рабочих мест распределена среди всего количества рабочих мест.

3. Управление ИТ-отделом. По мере того как компания производит больше товаров и оборот увеличивается, стоимость управления ИТ-отделом снижается.

4. Закупки оборудования и программного обеспечения. В этом случае более крупные организации могут получить значительные скидки при приобретении оборудования и программного обеспечения.

Анализируя влияние эффекта масштаба на процессы информатизации, следует учитывать возможный контрэффект в связи с отсутствием стандартов, многоплатформенностью или рядом других факторов.

Применяя данный подход к формированию бюджета на информатизацию следует учитывать, что экономические механизмы действуют по-разному в отношении крупных и мелких предприятий. В то же время основная масса показателей по отраслям собирается и анализируется на основании данных деятельности крупных компаний. Это сильно мешает разобраться в том, что происходит на предприятиях малого и среднего размера.

г) Сравнение показателя ИТ-затрат на сотрудника ИТ-подразделения с аналогичными данными по родственным компаниям или по индустрии в целом. (ИТ-затраты на сотрудника ИТ-отдела) ⁴

Подход, при котором в качестве критерия сравнения выступают расходы на одного ИТ-сотрудника, целесообразно применять в том случае, если ИТ-затраты движимы в основном количеством профессиональных ИТ-сотрудников, или в компаниях, где работа так или иначе связана с ИТ-ресурсами. При этом необходимо учитывать соотношение ИТ-сотрудников ко всем сотрудникам предприятия, что дает некоторое представление о необходимом числе ИТ-сотрудников.

Достоинства: Простота расчета и широкое распространение. Расходы на ИТ отображаются непосредственно на тех, кто потребляет соответствующие ИТ-услуги. Данный показатель может использоваться наряду с процентным соотношением между затратами и оборотом для унификации расчетов в компаниях, относящихся к одной отрасли.

Недостатки: Аутсорсинг может искажать цифры. Данный показатель получается неестественно высоким в отраслях с высокой капиталоемкостью. Кроме того, он не отражает эффективность ИТ, только их стоимость.