Раздел 2 Создание документов и поручений по ним

Представим себе, что генеральный директор фирмы «Оазис» Сергей Петрович Андреев (руководитель), получив письмо Чумакова А.В. «Генеральному директору фирмы «Оазис»» с предложением о поставках орхидей, пишет на письме резолюцию следующего содержания:

Отдел маркетинга. Потапову Н.В. и Андреевой И.: Ознакомиться с предложением Чумакова Андрея Васильевича и, проведя маркетинговые исследования, оценить ценность данного предложения и рост прибыли фирмы в случае его реализации. Срок шесть дней.

Технический отдел. Мезенцеву В.М.: Подготовить план реализации предложения, поступившего от Чумакова А.В., в случае, если от отдела маркетинга будет получено утвердительное заключение по разумности внедрения данного предложения.

Отдел продаж. Доценко О.А.: Ознакомиться с предложением Чумакова А.В.

Секретарь-делопроизводитель Марина, получив резолюцию генерального директорафирмы (руководителя) на письмо Чумакова А. В., выполняет следующие операции:

1. регистрирует в системе письмо, полученное от Чумакова Андрея Васильевича (операция № 1);

2. ставит документ на контроль, назначает контролера по документу и создает поручения по исполнению документа согласно резолюции Сергея Петровича и его устным указаниям (операция № 2).

Задание 2.1

Для выполнения первого пункта зайдем в программу под пользователем Лебедевой. Для этого запустим приложение еще раз и в поле Имя пользователя введем lebedeva.

Далее нажмем на кнопку Зарегистрировать документ ( ). Выберем внутренние документы. В открывшемся окне заполним указанные поля следующим образом:

• Доставка – почта;

• Вид документа – письмо;

• Краткое содержание - Предложение о поставке редких видов орхидей;

• Количество листов -1;

• Кто подписал – Чумаков Андрей Васильевич;

Далее на вкладке Связки в таблице Присоединенные файлы добавим новый файл с письмом, который мы сохраняли до этого в папке Мои документы. Для этого жмем на кнопку Добавить и выбираем нужный документ. Должно получиться следующее:

Далее переходим на вкладку Контроль. Нам необходимо внести резолюцию по документу. Для этого в поле Автор резолюции вносим директора Андреева (см. рисунок ниже) путем нажатия на кнопку .

В поле Исполнитель подобным образом вносим Потапова.

Срок исполнения – ставим дату через две недели, такую же и в поле Срок исполнения ниже таблицы.

Создадим еще две резолюции – одну для Мезенцева, другую для Доценко (см. резолюцию руководителя). Для этого повторим действия по внесению резолюции, рассмотренные для Потапова, только теперь исполнители у нас будут другие и в поле Срок исполнения в таблице ничего ставить не надо.

Заполним часть под таблицей.

Контроль возложен на – Васильев.

Ответственный по документу – Потапов.

Должна получиться следующая картина:

Мы закончили с первым пунктом нашей работы.

Задание 2.2

Далее нам нужно внести поручения на основании этого документа. Итак, Марина создает следующие поручения, выданные Сергеем Петровичем сотрудникам фирмы после ознакомления с письмом Чумакова Андрея Васильевича:

• отделу маркетинга (в лице руководителя отдела маркетинга Потапова Николая Васильевича и менеджера по маркетингу Андреевой Ирины): ознакомиться с предложением Чумакова Андрея Васильевича и, проведя маркетинговые исследования, оценить ценность данного предложения и рост прибыли фирмы в случае его реализации;

• в случае если от отдела маркетинга будет получен положительный ответ, поручить руководителю технического отдела Мезенцеву Василию Михайловичу подготовить предложения по реализации предложения, поступившего от Чумакова Андрея Васильевича;

• руководителю отдела продаж Доценко Оксане Андреевне ознакомиться с предложением Чумакова Андрея Васильевича.

Для ввода первого поручения выполним следующую последовательность действий. Выделим в таблице первую резолюцию, где исполнитель Потапов и нажмем справа кнопку Утвердить резолюцию. Внизу появится строчка с задачей, а ярдом с ней - область для внесения изменений.

Внесем данные так, как показано на рисунке (добавим исполнителя, нажав на в поле исполнители; внесем текст поручения). То же самое проделаем и с резолюцией для Мезенцева. Далее приведены данные для ввода (кое-что придется внести, а кое-что нужно просто проверить, чтобы было так же).

Для Мезенцева:

Текст поручения: Подготовить план реализации предложения, поступившего от Чумакова Андрея Васильевича, в случае, если от отдела маркетинга будет получено утвердительное заключение по разумности внедрения данного предложения.

Срок исполнения: Нет.

Как вы уже заметили, для резолюции Мезенцева не указан срок выполнения. Это объясняется тем, что неизвестно, одобрит ли отдел маркетинга затею Чумакова. Поэтому дата в силу неопределенности решения не указывается. Аналогично дата не будет указываться и для Доценко.

Далее нам нужно связать два введенных поручения. Для этого выделим первое поручение Потапову и на панели инструментов нажмем Создать переход на новую задачу ( ). В выпавшем списке выберем Создать переход на существующую задачу и в открывшемся окне укажем Поручение по резолюции №2.

Нажмем Создать.

В поручении Мезенцову должна появиться маленькая единичка в скобках.

Итак, мы ввели два поручения и связали их. Для этого мы использовали способ ввода, основанный на резолюции. Также можно использовать ручной способ ввода. Воспользуемся им для ввода поручения Доценко.

Нажмем Создать переход на новую задачу ( ). В открывшемся списке выберем Создать переход на новую задачу. Далее в открывшемся окне выберем Поручение и нажмем ОК.

В появившемся окне Исполнители выберем Доценко и нажмем Сохранить.

Введем название поручения – Поручение по резолюции №3.

Срок исполнения – Нет.

Текст поручения - Ознакомиться с предложением Чумакова Андрея Васильевича.

Таким образом, можно использовать любой вариант ввода поручений - какой вам нравится. В итоге получится следующее:

Регистрация документа на этом закончена. Необходимо проверить, чтобы у каждого поручения было разрешено изменение документов (если галочка не стоит, поставьте).

Нажмем Сохранить ( ).