Раздел 6 Обмен сообщениями между пользователями Уведомления и напоминания

В системе ЕВФРАТ-Документооборот предусмотрена возможность обмена

электронными сообщениями между пользователями наподобие электронной почты в глобальной сети Интернет. Сообщения могут содержать текст и прикрепленные документы. Просматривать сообщения могут только адресаты сообщений. Данная возможность используется самой системой для автоматической рассылки уведомлений и напоминаний, связанных с поручениями и согласованиями.

При выполнении большинства операций (например, при создании поручений или назначении исполнителей) тем сотрудникам, которых эти операции так или иначе затрагивают, системой автоматически рассылаются уведомления. При приближении контрольного срока исполнителям поручения рассылаются напоминания. Напоминания рассылаются не только исполнителям, но и контролеру документа согласно настройкам системы.

Часть 2 работа с программой евфрат-документооборот

Раздел 1

Внесение пользователей и назначение им прав доступа

Предположим, система ЕВФРАТ-Документооборот внедрена в процветающую фирму «Оазис», занимающуюся оптовой продажей цветов, составлением букетов,разбиением садов и оформлением экстерьеров, а также декоративным садоводством.

Фирма ведет обширную переписку с покупателями и поставщиками цветочной продукции: как с крупными фирмами-производителями цветов, так и с отдельными садоводами, специализирующимися на разведении редких видов цветов.

Далее в этой главе будут фигурировать следующие действующие лица:

• руководитель: генеральный директор фирмы «Оазис» Андреев Сергей Петрович (системное имя – логин: adreev);

• регистратор: секретарь-делопроизводитель Лебедева Марина (логин - lebedeva);

• контролер: Васильев Евгений Иванович (логин – vassiliev);

• отдел маркетинга:

• ответственный исполнитель: руководитель отдела маркетинга Потапов Николай Васильевич (логин - potapov);

• исполнитель: менеджер по маркетингу Андреева Ирина, сотрудник отдела

маркетинга (логин – andreeva);

• исполнитель: менеджер по маркетингу Петров Сергей, сотрудник отдела

маркетинга (логин – petrov);

• исполнитель: руководитель отдела продаж Доценко Оксана Андреевна (логин - docenko);

• исполнитель: руководитель технического отдела Мезенцев Василий Михайлович (логин – mezencev).

Задание 1.1

Для начала запустим сервер документооборота. Для этого необходимо выполнить Пуск – Все программы – Евфрат - Документооборот – Сервер документооборота. Далее подождать минуту, пока сервер запустится. В трее рядом с часами должен появиться следующий значок.

Перед тем, как начать работу с системой, необходимо внести вышеупомянутых пользователей в базу данных и назначить им права. Для этого нужно запустить программу Администратор (Пуск – Все программы – Евфрат - Документооборот – Администрирование – Администратор).

Перед вами появится окно вида:

Нажать Подключится. В случае, если Пользователь не будет указан, ввести его имя – sysadmin.

После нажатия откроется окно программы. Перейдем на вкладку Сотрудники.

Начнем вводить сотрудников нашего предприятия. Для этого рядом с полем сотрудников нажмем кнопку добавить нового сотрудника (она показана красной стрелкой на предыдущем рисунке).

В открывшемся окне введем данные о первом сотруднике – генеральном директоре Андрееве Сергее Петровиче. Добавим ему все права (для упрощения задачи в целях обучения).

Нажать Сохранить.

Подобным образом внести всех остальных сотрудников (не следует вносить в систему слова исполнитель, регистратор и др.).

Задание 1.2

После того, как все сотрудники внесены, необходимо создать организационную структуру предприятия. Для этого щелкнем левой кнопкой мыши по полю подразделений (оно слева) на пункте Структура предприятия.

Внесем новое подразделение – Административно-хозяйственный отдел. Для это нажмем Добавить новое подразделение ( ). В открывшееся окно введем название, как показано на рисунке. Нажать Сохранить.

Руководителя подразделения назначим позже, когда все отделы будут внесены, и мы будем разносить пользователей по ним.

Ввести аналогично другие разделы.

В итоге должна получиться вот такая картинка:

Теперь необходимо разнести сотрудников по подразделениям. Для этого выберем Андреева и нажмем на кнопку Информация о подразделениях сотрудника (выделена красной стрелкой на предыдущем рисунке). В открывшемся окне нажать кнопку . Далее выделить с левой стороны Административно-хозяйственный отдел и нажать . Должно получиться следующее:

Нажать Сохранить.

Проделать подобные операции со всеми сотрудниками (вначале лабораторной приводится список сотрудников и отделов, в которых они работают). Васильева отправить в Административно-хозяйственный отдел.

Далее нужно назначить руководителей отделов. Для этого выберем на поле отделов Административно-хозяйственный отдел и нажмем . В открывшемся окне нажмем на список в поле Руководитель. Выберем Андреева.

Нажать Сохранить.

Проделать подобные операции со всеми остальными отделами (вначале лабораторной приводится список сотрудников и отделов, которые они возглавляют).

Задание 1.3

Далее создайте в текстовом редакторе документ примерно такого содержания:

Генеральному директору фирмы «Оазис»

г. Андрееву С.П.

от Чумакова Андрея Васильевича

109017, Москва, а/я 1212

Уважаемый господин Андреев!

В течение многих лет я занимаюсь разведением редких видов орхидей. В настоящее время у меня имеются замечательные экземпляры редких видов орхидей Антуриум и Бонсаи. Так, как мне известно, что Ваша фирма специализируется на продаже в России и за рубежом редких видов орхидей, предлагаю Вашему вниманию эти орхидеи длярегулярной реализации через Вашу фирму.

С уважением, Заслуженный селекционер России

Андрей Васильевич Чумаков

Сохраните этот документ на своем компьютере в папке Мои документы, например под именем «Письмо Генеральному директору фирмы.doc» для дальнейшего использования его в примерах (для простоты можно использовать формат .txt).

Задание 1.4

Далее необходимо назначить пользователям виды документов, которые они смогут редактировать и создавать. Для этого перейдем на вкладку Потоки документов и нажмем кнопку Изменить содержимое списка доступа для потока документов (выделена красной стрелочкой).

В открывшемся окне нужно щелкнуть два раза по фамилии сотрудника, либо выделить сотрудника и нажать кнопку , чтобы переместить его в список разрешенных пользователей. В итоге должна получиться картина:

Нажать Сохранить.

Далее нужно перейти на вкладку Редактирование документов (выделена зеленой стрелкой на рисунке) и проделать ту же операцию.

После сделать то же самое для все остальных групп документов (Входящие документы, Договор, Исходящие документы, Служебная записка).

Итак, программа настроена для работы. Перейдем к рассмотрению ее функций.