1.Анализ методов и средств справочной программной системы

В данном разделе рассмотрим методы справочных систем и средства в которых будет создаваться система. Методы справочных систем делятся на справочные, карточные и файловые системы. Средствами справочной системы будут Бумажные документы, носители. Подробнее о каждом рассмотрим ниже.

1.1.Анализ методов организации справочной программной системы

Справочные системы предназначены для предоставления сведений о местонахождении, форме и содержании документов, хранящихся в них. По способу организации хранения указанных сведений выделяют карточные, файловые и сетевые справочные системы.

Карточные системы - это упорядоченная система, в которой на каждый документ существует карточка, в которой указано, где документ находится в данный момент времени.

Достоинство быстрый поиск документа, т.к. сведения из карточки указывают на местонахождение карточки.

Недостаток дополнительные расходы на ведение карточек.

Файловая система хранения - это совокупность именованных областей (файлов), в которых данные объединены по заданному признаку ,например, по схожести содержания .

Достоинство отсутствуют дополнительные расходы ( оплата труда заполняющим, расходы на бумагу, краску ).

Недостаток при поиске придётся просмотреть всю папку с файлами .

Однофайловая система хранения – частный случай файловой, где все данные содержатся в одном файле.

Достоинство отсутствуют дополнительные расходы ( оплата труда заполняющим, расходы на бумагу, краску ).

Достоинство даёт ответ на вопрос, существует ли искомая информация в рассматриваемом файле

Недостаток долгий поиск.

Сетевые системы хранения – представляет собой структуру клиент – сервер, где клиентская часть представляет собой средства запроса доступа к удаленным ресурсам, а серверная часть предоставляет собственные ресурсы в общее пользование.

Достоинство защита информации от несанкционированного доступа.

Недостаток невозможность получения информации при отключении сервера.

1.1.1. Выводы по выбранным методам

В качестве метода организации данных будет использоваться сетевая система, т. к. она наиболее подходит для реализуемой системы.

1.2. Анализ средств справочной программной системы

В данном разделе рассмотрим средства справочных систем в которых она будет создаваться. Средствами справочной системы будут бумажные и магнитные носители.

1.2.1. носители:

Материальный носитель может быть бумажным или магнитным. К бумажным материальным носителям относятся бумага, и материалы, аналогичные ей по функциональному назначению (пригодные для письма), например, пергамент, поверхности из металла, пластика, глины и т. п.)

+ долговечность.

- для восприятия информации необходимо знание языка.

-низкая плотность записи данных по сравнению с магнитными носителями.

Магнитные носители (диски, дискеты, магнитные ленты)

- малый срок службы

-несовместимость с будущими устройствами чтения и записи…).

+ Пригодны для автоматизированной обработки

- не допускают непосредственного восприятия данных

+носитель имеет маленькие габариты.

1.2.2.Классификация видов документов:

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения. По функциональному назначению документы условно подразделяются на технические и не технические.

Технические:

-конструкторские

-технологические

-программные

Не технические

-финансово-бухгалтерские

-кадровые

-планово-аналитические

-организационно-распорядительные