Документационное обеспечение управления практикум для аудиторной и самостоятельной работы для студентов, обучающихся по направлению подготовки 38.03.01 Экономика профиль Экономическая безопасность очной формы обучения

Сведения о работе

Контрольные вопросы

1.Назовите виды документов по личному составу, объясните их назначение.

2.Последовательность предъявления и оформления документации при поступлении на работу.

3.Чем отличаются приказы по личному составу от приказов по основной деятельности?

4.Назовите основные реквизиты трудового договора. Правила их оформления и заполнения.

5.Общие правила оформления трудовых книжек и порядок их выдачи.

21

Практическая работа 6 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ

Цель: ознакомиться с правилами ведения документооборота на предприятии.

Краткие теоретические сведения

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Основными принципами организации документооборота являются следующие:

–прохождение документов должно быть оперативным;

–каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

–порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов.

Все функционирующие в организации документы проходят необходимый процесс регистрации. Регистрация документов — это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. На практике в настоящее время находят применение три системы регистрации документов: централизованная (предполагает проведение регистрационных мероприятий в одном месте), децентрализованная (проведение регистрации в структурных подразделениях) и смешанная. В деятельности делопроизводственных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов — журнальная и карточная.

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, называют номенклатурой дел (приложение 14). Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные, или индивидуальные, типовые и примерные.

22

План семинара

1.Прием и регистрация документов.

2.Организация и систематизация исходящих и внутренних документов.

3.Контроль исполнения документов.

4.Номенклатура дел организации.

Задания

1.Составить письмо для следующей ситуации: сотрудничающая

свами фирма известила вас о причинах задержки выполнения контрактных обязательств доставки товаров (в частности, по вине заводаизготовителя, который в свою очередь испытывает большие трудности с материалами, необходимыми для производства этих товаров). В связи с этим фирма предполагает, что в текущем году ей удастся поставить определенное количество товарных единиц и просит перенести срок поставки остального количества на следующий год.

2.Зарегистрировать созданный вами документ в журнале регистрации (приложение 15).

3.Оформить резолюцию руководителя на созданном Вами доку-

менте.

4.Поставить документ на контроль, оформив при этом все необходимые реквизиты.

Контрольные вопросы

1.Каковы основные операции процесса обработки входящих документов?

2.Каковы основные этапы подготовки исходящих документов?

3.Какие операции включает процесс контроля исполнения документов?

4.Как и кем устанавливаются сроки выполнения документов?

5.Что такое номенклатура дел? Каковы ее виды?

6.По каким признакам могут группироваться документы в дела?

23

Практическая работа 7 КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Цель: Выработка навыков организации работы конфиденциального делопроизводства

Краткие теоретические сведения

Конфиденциальное делопроизводство распространяется на документы, которые содержат в себе сведения, составляющие коммерческую и служебную тайну. Стоит упомянуть, что информация, составляющая коммерческую или служебную тайну, не существует сама по себе. Она отображается в различных носителях, которые могут ее сохранять, накапливать и передавать. И защита этих видов тайны в итоге сводится к защите ее носителей.

Документы, содержащие информацию, составляющие коммерческую и служебную тайну, принято называть конфиденциальными, а процесс их изготовления и организацию работы с ними - конфи-

денциальным делопроизводством.

Организация и технология конфиденциального делопроизводства не описана ни одним государственным нормативным актом – технологию обладатель такой информации должен определить самостоятельно.

Конфиденциальное делопроизводство определяется как дея-

тельность, обеспечивающая документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.

При этом под документированием информации понимается процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами – их учет, размножение, прохождение, исполнение, отправление, уничтожение, режим хранения и обращения.

Задание

Подготовить план внедрения на предприятии конфиденциального делопроизводства, используя следующую методику:

1 этап - определение перечня сведений конфиденциального характера и документов, содержащих конфиденциальные сведения. Разделение сведений на несколько групп по степени конфиденциальности (например: строго конфиденциальные, конфиденциальные, для служебного пользования);

24

2 этап - утверждение перечня сведений конфиденциального характера у руководства, а также определение порядка и сроков переутверждения данного перечня, а также снижение и снятие грифа конфиденциальности;

3 этап - определение правил конфиденциального бумажного делопроизводства на основе общего бумажного делопроизводства;

4 этап – определение порядка допуска сотрудников к сведениям конфиденциального характера;

5 этап - заключение договоров о нераспространении конфиденциальных сведений между сотрудниками, которые будут допущены к работе с конфиденциальной информацией и руководством организации;

6этап – создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.);

7этап – доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей;

8этап - создание механизмов контроля за соблюдением конфиденциального делопроизводства;

9этап – создание механизма ответственности за нарушение правил конфиденциального делопроизводства.

Форма плана внедрения на предприятии конфиденциального делопроизводства

Контрольные вопросы

1.Назовите документы ограниченного доступа и организацию работы с ними.

2.Какие основные этапы подготовки и издания конфиденциального документа.

3.Способы организации конфиденциального делопроизводства в организации.

4.Система доступа к конфиденциальным документам.

25

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ

Нормативные документы

1.ГОСТ Р 51141—98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. Госстандартом РФ от 27.02.1998 г. № 28).

2.ГОСТ Р 6.30—2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М. : Издательство стандартов, 2004.

3.Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Утверждена Росархивом от27.11.2000 г. №68.

4.Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ

(ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп. вступ. в силу с 01.01.2017);

Основная литература

5.Кузнецов, И.Н. Делопроизводство [Электронный ресурс] : учеб.- справ. пособие / И. Н. Кузнецов. - 6-е изд., перераб. и доп. - Электрон. дан. - М. : Дашков и К°, 2014. - 520 с. - Режим доступа: http://e.lanbook.com/view/book/50237/, требуется регистрация. - Яз. рус. - Загл. с экрана. - ISBN 978-5-394-01981-4.

6.Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство [Текст] : учебник для бакалавров / И. Н. Кузнецов. - М. : Юрайт; ИД Юрайт, 2012. - 576 с. - (Бакалавр). - ISBN 978-5- 9916-1520-4. - глад112 : 325-71.

7.Пшенко, А.В. Документационное обеспечение управления [Текст] : учебник для СПО / А. В. Пшенко, Л. А. Доронина. - 13-е изд., стереотип. - М. : Академия, 2014. - 224 с. - (Профессиональное образование. Экономика и управление). - ISBN 978-5-4468-1089-5. -

к115 : 508-00.

8.Ватолина, М.В. Организация и технология документационного обеспечения управления [Электронный ресурс] : учеб. пособие для бакалавров / М. В. Ватолина. - Электрон. дан. - М. : Дашков и К°, 2015. - 320 с. : ил. - (Учебные издания для бакалавров). - Режим доступа: http://e.lanbook.com/view/book/61049/, требуется регистрация. - Яз. рус. - Загл. с экрана. - ISBN 978-5-394-02522-8.

Дополнительная литература

9.Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс]

:практикум для студентов спец. 38.02.01 "Экономика и бухгалтерский учет" (по отраслям) / Костромская ГСХА. Каф. менеджмента

26

и права ; Котлярова Л.Д. - Электрон. дан. (1 файл). - Караваево : Костромская ГСХА, 2015. - Режим доступа: http://lib.ksaa.edu.ru/marcweb, требуется регистрация. - Загл. с

экрана. - Яз. рус. - М215.

10. Измайлова М.А. Деловое общение [Текст] : учеб. / М. А. Измайлова. - 2-е изд. - М : Дашков и К, 2009. - 252 с.

11.Кузнецов И.Н. Делопроизводство [Текст] : учеб.-справ. пособие / И. Н. Кузнецов. - 5-е изд., перераб. и доп. - М : Дашков и К, 2009. – 520 с.

12.Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство [Текст]: учебник / И. Н. Кузнецов. - М: Юрайт; ИД Юрайт, 2012. - 576 с.

13.Непогода А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации [Текст]: 75 образцов основных документов + CD / А. В. Непогода, П. А. Семченко. - 3-е изд., стер. - М : Омега-

Л, 2009. - 480 с.

14.Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот [Текст]: учеб. / А. Н. Белов, А. А. Белов. - 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Эксмо, 2008. - 560 с.

15.Басаков, М.И. Служебное письмо: порядок подготовки и оформления: учебно-практическое пособие. — 5-е изд., испр. и доп. — М. : Издатель- ско-торговаякорпорация«ДашковиК°», 2008. — 124 с.

16.Верховцев, А.В. Делопроизводство в бухгалтерии [электрон. дан.]: Электронный учебник / — М.: ИНФРА-М, 2007. — 1 электронный оптический диск. — Минимальные системные требования IBM PC/AT, совместимый с процессором I 80486 и выше, 8Мб ОЗУ, четырехскоростной CD-ROM, Windows 95 или Windows NT 3.51 и выше. — Заглавие с этикетки диска.

17.Верховцев, А.В. Делопроизводство в кадровой службе [электрон. дан.]: Электронный учебник / — М. : ИНФРА-М, 2007. — 1 электронный оптический диск. — Минимальные системные требования IBM PC/AT, совместимый с процессором I 80486 и выше, 8Мб ОЗУ, четырехско-

ростной CD-ROM, Windows 95 или Windows NT 3.51 и выше. — Загла-

вие с этикетки диска.

18.Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов : учебное пособие / О.П.Сологуб. — 3-е изд. — М. : Издательство

«Омега-Л», 2008. — 207 с.

19.Раздорожный, А.А. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие. — М.: ИНФРА-М, 2007. — 304 с.17. Стенюков, М.В. Документоведение и делопроизводство: конспект лекций. — М.: При-

ор-издат, 2006. — 176 с.

20.Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (делопроизводство). — СПб.: Питер, 2007. — 240 с.

27

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Образец общего бланка

РОСАРХИВ Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

Москва

28

Приложение 2

Образец углового бланка письма организации

ЗАО «ЮРИС-КОН» ул. Ленина д. 35 Кострома, 156234

Тел. (007-4942) 25-25-25 Факс. (007-4942) 32-54-63

Код по ОКПО ОРГН юр. лица ИНН/КПП

_________№_________

На №_____от________

29

Приложение 3

Образец продольного бланка письма организации

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации Департамент научно-технологической политики и образования Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«КОСТРОМСКАЯГОСУДАРСТВЕННАЯСЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННАЯАКАДЕМИЯ»

Учебный городок, п. Караваево, Костромской район, Костромская область, 156530.

ОКПО 00493296 ОГРН 1024402232513 ИНН 4414001246 КПП 441401001 Факс: (007-4942) 54-34-23 Тел: (007-4942) 54-12-63 E-mail: van@ksaa.edu.ru

30