Документационное обеспечение управления практикум для аудиторной и самостоятельной работы для студентов, обучающихся по направлению подготовки 38.03.01 Экономика профиль Экономическая безопасность очной формы обучения

Практическая работа 4 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПРЕДПРИЯТИЯ (ОРГАНИЗАЦИИ)

Цель: освоить методику оформления и стиль написания инфор- мационно-справочных документов.

Краткие теоретические сведения

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы. Эта группа документов носит вспомогательный характер по отношению к другим группам организационно-распорядительных документов и не является обязательной к исполнению. Служебное письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций, предприятий, фирм по поводу осуществляемой ими деятельности. Служебное письмо — наиболее массовый вид управленческой документации. На служебную переписку приходится около 80% от общего объема документации организации.

Служебное письмо выполняет ряд важных функций:

–информационная;

–организационная;

–коммуникативная;

–юридическая;

–воспитательная.

Язык служебного письма сложился в сфере управления в последние 100-150 лет. Его определяют как официально-деловой. Основными чертами официально-делового стиля считаются:

–нейтральный тон изложения;

–лаконичность и краткость текста;

–точность, ясность выражения мысли.

Письма оформляются на специальном бланке организации, как правило, с угловым расположением реквизитов.

Составление текста письма и его оформление требует творческого подхода. Каждый руководитель и специалист должен быть компетентным не только в своей области деятельности, но и уметь формулировать свои мысли, оформлять их в рамках требований нормативных документов.

11

По содержанию и назначению письма бывают: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письмазапросы, письма-приглашения, письма-извещения, письма-ответы, письма-напоминания, письма-подтверждения и т.д.

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составлять тексты различных писем.

Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:

Большинство писем продолжается далее словами:

•« В связи с …»;

•«Согласно договору от … № …»;

•«Нами рассмотрены Ваши предложения»;

•«В соответствии с Вашей просьбой …» и т.д.

В зависимости от вида письма при составлении текста используются следующие обороты:

3.Высылаем Вам …

4.В соответствии с Вашей просьбой направляем …

5.Согласно нашей договоренности отправляем Вам …

12

4.Ксожалению, всвязисвременными трудностямипредлагаемперенести решениевопросанаболеепозднийсрок

5.В соответствии с нашей договоренностью просим Вас…

Письма могут заканчиваться фразами:

•«Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной»;

•«Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества»;

•«Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей»;

•«С уважением» и т.п.

Оформление деловой корреспонденции в практике экономического сотрудничества с зарубежными фирмами и международными организациями характеризуется рядом особенностей. Прежде всего, это касается формуляра документов и состава реквизитов. Можно выделить следующий типовой состав зон размещения реквизитов:

•Заголовок письма;

•Ссылка на данные получателя и отправителя;

•Дата;

•Адресат;

•Указание на конкретное должностное лицо;

•Обращение;

•Общее содержание письма;

•Текст письма;

•Завершающая формула вежливости;

•Подпись;

•Приложения;

•Указание на рассылку копий.

Задания

1.Составить протокол собрания вашей учебной группы по вопросу посещаемости занятий (приложение 9).

2.Составить докладную записку начальника плановоэкономического отдела ООО «СТАРТ» руководителю этого предприятия о необходимости приобретения нового компьютера для улучшения качества работы отдела в целом (приложение 10).

3.Составить объяснительную записку главного бухгалтера Петровой Н.В. о причинах несвоевременной выплаты заработной платы работникам предприятия (приложение 11).

4.Составить письмо-запрос на имя конкретной фирмы на приобретение запасных частей для машинно-тракторного парка ОАО «Меч-

13

та», затем составить письмо-подтверждение о получении и на выбор

— письмо претензию, если таковые есть, или письмо благодарность. Оформление реквизитов выполните в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30—2003 (приложение 12).

5. Составить письмо-приглашение преподавателям ФГБОУ ВО Костромской ГСХА для участия в книжной ярмарке, ведущим специалистом которой вы являетесь. В письме укажите, что на выставке представлено большое количество специальной литературы, что позволит изучить предложения крупных издательств в сфере новинок по ряду интересующих их вопросов.

Контрольные вопросы

1.Перечислите виды информационно-справочной документации. Дайте их краткую характеристику.

2.Что представляет собой служебное письмо?

3.Перечислите виды писем, какова их структура составления и реквизиты?

4.В чем заключаются особенности языка и стиля служебных документов (на примере письма)?

5.Правила составления и оформления актов и протоколов.

6.Особенности оформления докладной, служебной и объяснительной записок.

14

Практическая работа 5 ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Цель: освоить единый порядок оформления, написания и заполнения документов по личному составу предприятия.

Краткие теоретические сведения

Трудовые правоотношения работодателя и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом РФ. Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до его увольнения подлежат документированию. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, называют документами по личному составу предприятия.

На основании статей Трудового кодекса РФ на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, перевода и увольнения сотрудников. В состав кадровой документации входят следующие документы:

–трудовой договор (контракт);

–приказ (распоряжение) о приеме на работу;

–личная карточка;

–приказ (распоряжение) о переводе на другую работу;

–приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;

–приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора;

–личные заявления работников предприятия;

–трудовая книжка и т.д.

Статья 56 Трудового кодекса РФ определяет трудовой договор как «соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством, законами и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие уданногоработодателя».

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного времени.

15

Прием на постоянную работу и увольнение сотрудника сопровождается составлением документов по следующим схемам (рис.1, 2).

Резюме

Заявление

Анкета Автобиография

Трудовой договор (контракт)

Приказ о приеме

плате

Рис. 1. Последовательность документирования при приеме на работу

Заявление работника или иные основания для увольнения

Приказ (распоряжение) об увольнении

плате

Рис. 2. Последовательность документирования при увольнении работника

16

План семинара

1.Требования к документам по личному составу.

2.Трудовой договор.

3.Трудовая книжка и личная карточка.

4.Приказы по личному составу предприятия.

Задания

1. Написать заявление от вашего имени на имя генерального директора СПК «Луч» с просьбой принять вас на должность главного бухгалтера (или выбрать произвольно)

Директору ____________________________

(наименование организации)

_____________________________________

(от ФИО)

адрес:

ЗАЯВЛЕНИЕ Дата: 00.00.0000

Прошу принять меня на должность __________________________________

2. Составить резюме для занятия вакантной должности главного бухгалтера СПК «Луч».

РЕЗЮМЕ

Дата: ____________________________________

ФИО :_______________________________________________

Дата рождения:___________________________________________________

Адрес: __________________________________________________________

Телефон: ___________________(Р) ________________(Д).

Семейное положение: ______________________________________________

Цель: получение должности ________________________________________

17

Желаемая зарплата: _______________________________________________

Образование:_____________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Профессиональный опыт: __________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Дополнительные сведения: _________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

3.Составить трудовой договор в связи с поступлением на работу

вкачестве главного бухгалтера.

ТРУДОВОЙ ДОГОВОР Дата _______________ №________________

Предприятие (организация)_________________________________________

(наименование)

в лице ___________________________________________________________

(должность, ФИО)

именуемое в дальнейшем «Предприятие», и гражданин _________________

_________________________________________________________________

(ФИО)

именуемый в дальнейшем «Работник», заключили настоящий договор о нижеследующем

1. Работник _____________________________________________________

(ФИО)

принимается на работу____________________________________________

(наименование структурного подразделения предприятия)

по профессии, должности _________________________________________

(полное наименование профессии, должности)

квалификации ___________________________________________________

(разряд, квалификационная категория)

2.Договор является договором по основной работе договором по совместительству

3.Вид договора:

на неопределенный срок (бессрочный);

на определенный срок ___________________________________________;

(указать причину заключения срочного договора)

на время выполнения определенной работы __________________________

(указать, какой)

________________________________________________________________.

18

4. Срок действия договора:

Начало работы __________________________________

Окончание работы _______________________________

5. Срок испытания: а) без испытания б)_____________________________

(продолжительность испытательного срока)

6. Работник должен выполнять следующие обязанности:

_____________ Указываютсяосновныехарактеристикиработыитребования

_____________ к уровню их выполнения: по объему производства (работ),

_____________ качеству выпускаемой продукции (качеству обслуживания)

_____________ уровню выполнения норм и нормированных заданий

_____________ соблюдению правил по охране труда, выполнению смежных

_____________ работ в целях обеспечения взаимозаменяемости.

При совмещении профессий (работ), выполнении смежных операций дается перечень этих работ и их объемы и другие обязательства.

7.Предприятие обязано организовать труд работника, создать условия для безопасного и эффективного труда, оборудовать рабочее место в соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности, своевременно выплачивать обусловленную договором заработную плату.

_____________ Указываются конкретные меры по организации

_____________ производственного процесса, оборудованию рабочего

_____________ места, подготовке и повышению квалификации работника

_____________ и созданию других условий труда.

______________ Припредоставлениируководителюструктурногоподразделения

_____________ права найма работников на работу в данный

_____________ пункт договора вносят соответствующую запись.

8.Обязанность работодателя по обеспечению условий работы на рабочем месте с указанием достоверных характеристик, компенсаций и льгот работнику за тяжелые, особо тяжелые работы и работы с вредными, особо вредными или опасными условиями труда:____________________________________________

_________________________________________________________________

9.Гарантии согласно Трудовому кодексу РФ (гл. 23-28) _________________

10.Особенности режима рабочего времени: неполный рабочий день _____

19

12.Работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжительностью: основной ______________________ календарных дней; дополнительный ________________ календарных дней.

13.Другие условия договора, связанные со спецификой труда:

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

14.Юридические адреса и подписи сторон

4.Составить приказ по личному составу о приеме вас на работу в должности главного бухгалтера(приложение 13).

5.Заполнить на свое имя трудовую книжку (титульный лист и сведения о приеме и увольнении).

ТРУДОВАЯ КНИЖКА

№

Фамилия _________________________________________

Имя _____________________________________________

Отчество _________________________________________

Дата рождения ____________________________________

Образование ______________________________________

Профессия, специальность __________________________

Дата заполнения __________________________________

Подпись владельца книжки _________________________

20