6.Контроль в системе управления

Понятие контроля и его основные задачи. Требования: стратегическая направленность, ориентация на конечные результаты, своевременность, простота, экономичность, гибкость. Оцениваемые параметры: финансовые и другие результаты, исполнительская деятельность работников. Понятие эффективности ситуационного управления. Основные этапы контрольного процесса. Типология контроля. Внутренняя и внешняя формы контроля. Метод постоянного непосредственного визуального контроля. Метод измерения и оценки результатов. Метод требования отчёта. Запланированные и незапланированные механизмы контроля. Контроль исполнения документов (контроль сроков и качества исполнения). Технология контроля исполнения документов.

Функция управленческого контроля ориентирована на подведение итогов реализации управленческого цикла, оценку качества, экономичности и целесообразности выполнения каждой функции управления и, самое главное, определение состояния разрешения управленческой проблемы, ради чего собственно вся эта работа и выполнялась. Контроль завершает управленческий цикл и на этом этапе невозможно внести в него какие-либо коррективы, мы можем лишь констатировать, анализировать и делать выводы, которые могут пригодиться в дальнейшем.

Система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенны­ми первоначальными планами, и реальными показателями дея­тельности организации.

В ходе осуществления контрольного процесса решается несколько задач:

• предупредительное обнаружение внешних и внутренних факторов, способных значительно повлиять на функционирование организации;

• предупредительная подготовка к реакции на их действие;

• выявление направлений и глубины каких-либо тенденций в развитии организации;

• своевременное выявление фактических негативных тенденций и явлений и выработка мер по их устранению;

• оценка эффективности деятельности организации за какой-либо период времени;

• нейтрализация фактора неопределенности;

• поддержание успеха.

Стратегическая направленность контроля требует определе­ния ключевых параметров и аспектов функционирования орга­низации и построения системы контроля на их основе.

Ориентация, на результат. Конечная цель контроля состоит не в обнаружении ошибок и наказании за них (это — средст­во), а в достижении общего результата. Поэтому в системе контроля должны быть предусмотрены механизмы компенсации обнаруживаемых отклонений, независимо от того, касается это технологии или поведения людей.

Своевременность (оперативность) контроля нетождественна его скорости или частоте. Она определяется той необходимой мерой периодичности, которая вытекает из самого содержания контролируемой деятельности. Периодичность должна быть такой, чтобы не допускать развития возникших отклонений до опасного или неприемлемого размера.

Гибкость контроля включает три аспекта. Во-первых, воз­можность изменения существующих систем контроля в целом; во-вторых, возможность пересмотра при необходимости стан­дартов и критериев; в-третьих, возможность реагирования систе­мы контроля на изменения внутри- и внешнеорганизационных факторов.

Простота контроля, помимо экономичности, обеспечивает еще одно — психологическое преимущество. Система контроля в этом случае становится понятной — как бы «прозрачной» для исполнителей. Лишь в этом случае она не только навязывается сверху, но и «принимается снизу», а в ряде случаев может быть дополнительным трудовым стимулом. Система контроля должна подчиняться правилу: ее сложность должна быть необходимой и достаточной для обеспечения целей организации, но не более того.

Экономичность контроля определяется как отношение затрат на его реализацию к эффективности получаемых от него допол­нительных результатов. Минимизация этого отношения означает максимизацию общей эффективности деятельности организации. 

 Контрольная деятельность может быть осуществлена лишь при наличии планов и организационной структуры. План организации и планы подразделений содержат те оценочные стандарты, по которым и возможно определить качество и эффективность выполненной работы. Основные этапы процесса контроля:

Первый этап. Стандарты (оценочные нормативы) – это конкретные цели, степень дос­тижения которых поддается измерению. Они должны иметь временные рамки, в которых должна быть выполнена работа, и конкретный критерий, по которому оценивается рабо­та. Уста­новление стандартов позволяет сопоставить реально сделанную работу с запланированной.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении ре­ально достигнутых результатов с установленными стандартами.

Третий этап. На данном этапе менеджер определяет, какие действия следу­ет предпринимать.

Известно чрезвычайно много видов управленческого контроля. Их классификация возможна по многим основаниям:

• по времени осуществления контрольных действий – предварительный, текущий, итоговый (последующий) контроль;

• по масштабу – всеобщий, коллегиальный и индивидуальный (вопрос справедливости) контроль;

• по степени открытости – открытый, полуоткрытый, скрытый контроль;

• по характеру контрольных мероприятий – плановый и внезапный контроль;

• по источнику данных контроля – документальный, фактический, автоматизированный контроль;

• по методике проведения – формализованный и визуальный контроль;

• по объекту контроля – контроль предмета труда, контроль за средствами производства, технологический контроль, информационный контроль, экологический контроль и т. д.;

• по стадии производственного процесса – входной контроль, операционный, контроль хранения, контроль транспортировки, контроль готовой продукции и т. д.;

• по исполнителю – самоконтроль, управленческий контроль, государственный контроль, международный контроль, контроль силами органов местного самоуправления, партийный контроль, врачебный контроль, этический, религиозный и т. д.;

• по полноте охвата объекта контроля – сплошной (тотальный) контроль и несплошной (выборочный) контроль;

• по периодичности проведения контроль­ных мероприятий – систематический, периодический и эпизодический контроль;

• по функциональной направленности – администраторский, финансово-экономический, бухгалтерский, правовой, технический, технологический, кадровый, контроль, направленный на обеспечение безопасности коммерческой организации;

• по направленности на сферу организации – внешний (осу­ществляемый внешними по отноше­нию к организации субъектами управ­ления (органы государства, контр­агенты по финансово-хозяйственным договорам, потребители, обществен­ность) и внутренний (осуществляемый субъектами самой организации (собственники, админис­трация, персонал) и т. д.

Внутренний контроль организа­ции – это осуществление субъекта­ми организации, наделенными соот­ветствующими полномочиями, либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их уп­равлением, следующих действий:

• определение фактического состоя­ния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля);

• сравнение фактических данных с тре­буемыми, т. е. с базой для сравнения, принятой в организации, заданной извне либо основанной на рацио­нальности;

• оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, и степени их влияния на аспекты функ­ционирования организации;

• выявление причин данных отклоне­ний.

Цель внутреннего контроля – информационная прозрачность объекта управления для возмож­ности принятия последующих эффективных ре­шений.К функциям внутреннего контроля относят:

• за­щитную;

• упорядочивающую;

• информативную;

• коммуникативную.

Объекты внутреннего контроля вы­бираются в соответствии с его целями.

Предметом внутреннего контроля является наличие, состояние и (или) действие управляемого звена систе­мы управления организацией. Какие-либо материальные ресурсы органи­зации – это объекты внутреннего контроля; фактическое наличие данных ресурсов, их состояние, аспекты их функционирования – это предме­ты внутреннего контроля.

Субъект внутреннего контроля организации – это работник или уча­стник (владелец) организации, совер­шающий контрольные действия при исполнении возложенных на него обязанностей либо только на основа­нии соответствующих прав.

Технологический процесс контроля исполнения включает в себя следующие стадии:

- постановку документа на контроль;

- непосредственное ведение контроля;

- снятие документов с контроля;

- анализ и обобщение результатов контроля. Рассмотрим эти стадии подробнее.

Постановка документов на контроль состоит из следующих операций:

1. выявление объема и номенклатуры документов, подлежащих контролю;

2. заполнение РКК с дополнительными экземплярами для формирования контрольной картотеки;

3. контроль сроков документации, находящейся на рассмотрении руководства. Внесение в РКК резолюции и передача документа исполнителю;

4. размещение РКК в контрольные картотеки службы ДОУ и структурного подразделения.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после реального и окончательного выполнения всех заданий, поручений и решений, содержащихся в документе (резолюциируководителя), сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или наличия документированного подтверждения факта исполнения. Дата исполнения документа должна соответствовать дате подписания исходящего или внутреннего документа.