3.2. Разработка мероприятий по экономии бюджетных средств за счет внедрения автоматизированных рабочих мест
Для решения выявленных в результате проведенного анализа финансовых проблем в муниципальном образовании «Плесецкий муниципальный район» на уровне поселений района и в администрации района автоматизировать рабочие места и соединить их в единую систему.
В последние годы возникает концепция распределенных систем управления народным хозяйством, где предусматривается локальная обработка информации. Для реализации идеи распределенного управления необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест (АРМ) на базе профессиональных персональных ЭВМ.
Анализируя сущность АРМ, специалисты определяют их чаще всего как профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ.
Для каждого объекта управления нужно предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующие их функциональному назначению. Однако принципы создания АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.
Согласно принципу системности АРМ следует рассматривать как системы, структура которых определяется функциональным назначением.
Принцип гибкости означает приспособляемость системы к возможным перестройкам благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.
Принцип устойчивости заключается в том, что система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возможных факторов. Это значит, что неполадки в отдельных ее частях должны быть легко устранимы, а работоспособность системы - быстро восстановима.
Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам по созданию и эксплуатации системы.
Функционирование АРМ может дать численный эффект только при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которых является ЭВМ. Лишь тогда АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.
Принятие управленческих решений муниципального образования базируется на результатах работы финансового управления. В основе деятельности этого структурною подразделения лежит накопление, систематизация, обработка и анализ больших, периодически поступающих потоков информации.
Чем быстрее и качественнее финансовое управление будет обрабатывать поступающие данные, тем оперативное будут приниматься управленческие решения, в том числе и решения об инвестировании средств, что в конечном итоге снизит потери и увеличит доходы в бюджет муниципального образования. В связи с этим необходимо создание автоматизированных рабочих мест в данном учреждении, а именно, в МУ «Финансово-экономическое управление администрации Плесецкого муниципального района».
Поскольку работа финансового управления связана с выполнением нескольких комплексных задач одновременно, и исходя из структуры управления, следует установить 5 мощных компьютеров оснащенных соответствующим программным обеспечением. Для непрерывного обмена информацией между служащими, компьютеры должны быть объединены в локальную сеть.
Тогда распределение функций по рабочим местам будет следующее:
- первое рабочее место (центральный самый мощный компьютер) управление финансами, т. е. реализация и контроль за финансовой деятельностью в целом, устанавливается на рабочем месте главного специалиста – ведущего бухгалтера;
- второе рабочее место - главного специалиста финансового отдела;
- третье рабочее место - главного специалиста отдела муниципального заказа;
- четвертое рабочее место - главного специалиста отдела экономики и прогнозирования;
- пятое рабочее место - главного специалиста контрольно-ревизионного отдела.
Системное ПО, которое будет установлено в процессе автоматизации рабочих мест в «Финансово-Экономическом управлении администрации Плесецкий муниципальный район», организует процесс обработки и обеспечит нормальную работу среды для прикладных программ «АЦК-Финансы» и «АЦК-Планирование». Стоимость данных программ составляет 6140 рублей.
Для установки новых программ необходимо провести установку новых компьютеров в отделы управления, т.к. старое оборудование морально и физически устарели, постоянно ремонтируются и подходят по системным требованиям по объему обрабатываемой информации поставленным задачам. Необходимые затраты на оборудование автоматизированных рабочих мест приведены в таблице 9.
Общая сумма всех затрат на приобретение технического и программного МО «Плесецкий муниципальный район» обеспечения составила 102436 тыс. рублей.
Автоматизировав рабочие места вышеперечисленной оргтехникой и соответствующим программным обеспечением, можно добиться увеличения производительности труда данного финансового управления, а, следовательно, и увеличим качество обработки поступающей информации. Это позволит муниципальному учреждению, с учетом вновь установленными программными системами «АЦК Финансы» и «АЦК Планирование» повысить эффективность планирования доходов и расходов, как самого учреждения, так и всего бюджетного процесса в целом по муниципальному образованию. Поэтому, автоматизация рабочих мест финансового управления является не только производственной потребностью, но и производственной необходимостью.
Важным этапом в расчете экономической эффективности является определение фактической экономии, полученной в результате внедрения АРМ и установкой новых системных программ.
Оценка фактического экономического эффекта применения автоматизированного рабочего места.
Взамен существующих понятий ожидаемого и фактического экономического эффекта автоматизации вводятся новые два понятия экономического эффекта: потенциальный и реальный экономический эффект.
Разница двух видов экономического эффекта заключается только в примененной к ним мере измерения величин. По своей сути это один эффект сотворенного и проделанного мероприятия. В данном случае мероприятия по автоматизации деятельности финансово – экономического управления. Потенциальный годовой экономический эффект – это экономический эффект, измеренный в человеко-часах, реальный – годовой экономический эффект, измеренный в рублях.
В соответствии со ст.91 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) в администрации МО «Плесецкий муниципальный район» установлена пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями.
Потенциальный годовой экономический эффект (Pr) – это разница между годовым фондом рабочего времени до T2 и после автоматизации Т1:
Pr = T2 – Т1 (3.2.1)
С учетом требований ТК РФ и статистической отчетности финансово-экономического управления за 2016 год, годовой фонд рабочего времени одного служащего управления составил в среднем 1871 человеко-часов. По штату, в управлении работает 45 человек.
Таким образом, годовой фонд рабочего времени управления до автоматизации в среднем составил T2 = 1871 * 45 = 84 195 человеко-часов.
Принимая во внимание, что после автоматизации планируется сокращение штатов управления на 30 %, число служащих управления после автоматизации составит 30 человек, годовой фонд рабочего времени управления в среднем составит: Т1 = 1871 * 30 = 56130 человеко-часов.
В итоге, потенциальный годовой экономический эффект будет равен:
Pr = 84195 - 56130 = 28 065 человеко-часов
Реальный годовой экономический эффект (Pr) – это разница между годовым фондом заработной платы до и после автоматизации (данные возьмем из финансовой отчетности учреждения за вычетом 30% предполагаемого сокращения штатов):
Pr = 11 690 882 – 8 183 617,4 = 3 507 264,6 рублей
Итак, реальный годовой экономический эффект по фонду оплаты труда составит 3 507 264,6 рублей.
При любом более или менее продуманном и правильно выбранном варианте автоматизации потенциальный годовой экономический эффект всегда будет больше нуля.
Естественно, возникает вопрос: зачем вводить новые понятия потенциальный годовой экономический эффект, реальный годовой экономический эффект. Первое позволяет из нескольких альтернативных вариантов внедрения средств автоматизации выбрать экономически целесообразный. Второе понятие позволяет из нескольких альтернативных вариантов организационно – штатного и структурно– функционального реформирования финансовых органов на базе автоматизации их деятельности, выбрать единственно оптимальный вариант. Величина реального годового экономического эффекта автоматизации – это количественная мера, которой можно измерять ход организационно – штатного и структурно – функционального реформирования финансовых органов на базе автоматизации их деятельности.
Такой подход при поэтапном внедрении АРМ позволяет правильно установить очередность внедрения задач на различных уровнях и звеньях управления финансовым обеспечением. Для определения направлений дальнейшего внедрения той или иной очереди АРМ и выбора рационального, а возможно и оптимального варианта, необходимо провести анализ общего показателя эффективности по его отдельным (частичным) составляющим.
Эффективность внедрения АРМ оценивается безразмерным коэффициентом экономической эффективности. Коэффициент экономической эффективности Kp внедрения средств автоматизации финансово – экономической деятельности – это отношение реального годового экономического эффекта (Rr) к общим затратам на средства автоматизации (Zo) от начала и до конца их жизненного цикла:
(3.2.2)
В состав общих затрат входят капитальные вложения и эксплуатационные расходы.
Капитальные вложения - это те средства, которые вкладываются в АРМ единовременно для его приобретения и использования за весь установленный для него период эксплуатации.
Капитальные вложения (Сарм) включают затраты на приобретение технических и программных средств (Стс и Спс), транспортировку, наладку и пуск АРМ. Обязательными элементами капитальных вложений по сравнительным вариантам внедрения, которые необходимо учитывать, являются цена технических и программных средств АРМ (ранее была выведена эта сумма:
Сарм = Стс + Спс = 102 426 рублей
Далее необходимо рассчитать эксплуатационные расходы (Сэ) - это затраты на обработку информации или себестоимость обработанной на АРМ информации.
В общем виде в состав этих затрат также входят следующие элементы:
а) амортизационные отчисления от стоимости технических и программных средств.
При расчете амортизационных отчислений для АРМ необходимо учитывать два важных фактора. Первый – заключается в том, что любой АРМ состоит из двух равноценных и взаимосвязанных, дополняющих друг друга компонентов – технических средств (ТС) и программных средств (ПС).
Существующая практика расчета показателей эффективности, как правило, учитывает только амортизацию ТС. Однако, в последние годы в связи с появлением ПЭВМ и удешевлением технологии изготовления затраты на приобретение ПС стали не только сравнимыми по своим уровням, в ряде случаев они стали превосходить их. Кроме того, в ходе эксплуатации АРМ у пользователей возникает потребность в новых ПС взамен существующих морально устаревших. Поэтому затраты на их обновление необходимо включать в эксплуатационные расходы АРМ. Таким образом, ежегодные расходы по эксплуатации (Срэ) АРМ должны включать две величины: затраты на амортизацию технических средств Сатс (руб./год), необходимых на их полное возобновление, и затраты на полное обновление программных средств, согласно с договором с фирмой поставщиком Сапс = 1100 (руб./год), Сатс= 200 руб./год:
Срэ = Сапс + Сатс = 200 + 1100 = 1 300 руб./год.
Нормы амортизации, представляют собой отношение годовой суммы амортизации к первоначальной стоимости АРМ, выраженное в процентах и считается по формуле:
(3.2.3)
от
первоначальной стоимости,
где Фб – балансовая стоимость = 102 426 рублей,
Фл – ликвидационная стоимость = 7000 рублей,
Тн – нормативный срок службы =12 лет.
Сумма амортизационных отчислений (Сао) составит 2259 рублей;
б) оплату потребляемой электроэнергии (Сэп);
в) приобретение вспомогательных материалов, необходимых для эксплуатации АРМ. Ежегодные расходы на приобретение вспомогательных материалов для эксплуатации АРМ, как показывает практика, можно принять 2 – 5% от его стоимости, что составит См= 102 427*3%=3072 рублей;
г) амортизационные отчисления с занимаемой площади.
Расходы на оплату электроэнергии, потребляемой АРМ в течение года Сэп, зависят от мощности токоприемников АРМ, времени работы за год, тарифа за 1квт. час электроэнергии:
Сэп = P * tp * Zэп, (3.2.4)
где: Р – электрическая мощность токоприемников АРМ (кВт);
tp - время работы АРМ в течении года;
Zэп- тариф за 1 квт.час электроэнергии.
МУ «Финансово-экономическое управление администрации Плесецкого муниципального района» потребляемую электроэнергию не оплачивает.
Амортизационные отчисления Сапз (руб/год) с площади здания, за снимаемой одним АРМ, в укрупненных работах можно пренебречь.
Таким образом, с учетом принятых обозначений, эксплуатационные расходы можно рассчитать по формуле:
Сэ = Сао + Cэп + Cм + Сапз+Срэ = 2259 +0+ 3072 +0 +1 300= 6 631 рублей
Таким образом, общие затраты составят:
Zo = Сарм + Сэ = 102426 + 6 631= 109 057 рублей
В итоге безразмерный коэффициент экономической эффективности Kp рассчитанный по формуле 3.2.2 равен:
В соответствии с Методическими рекомендациями по оценке эффективности инвестиционных проектов (Вторая редакция, исправленная и дополненная) (утв. Минэкономики РФ, Минфином РФ и Госстроем РФ от 21 июня 1999 г. ВК 477) и действующая до настоящего времени, коэффициент экономической эффективности должен быть больше 1.
Значение коэффициента экономической эффективности внедрения средств автоматизации финансово - экономической деятельности управления гораздо больше 1 и показывает несомненную экономическую выгоду оборудования администрации МО «Плесецкий муниципальный район» АРМ.
Оценка фактического экономического эффекта автоматизации решения финансово – экономических задач.
Далее необходимо рассмотреть оценку фактического экономического эффекта автоматизации решения финансово – экономической задачи (на примере автоматизации решения задачи определения потребности района в ассигнованиях и составления сметы расходов).
Все исходные данные в приведенном ниже примере по их численным значениям (а не по составу) являются условными.
Трудоемкость расчетов по одной статье сметы определена на основании расчетов, проведенных автором, (за основу был взят расчет времени работы главного специалиста финансового отдела управления, полученный во время прохождения практики) в результате установлено, что средняя трудоемкость равна
tcr = 0,24 чел./час.
Затраты на разработку постановки, алгоритма, программы фирмой поставщиком составили (условно) (Ct) = 300 рублей. Задача решается на ПЭВМ ценой (СЕ) = 16000 рублей. Заданный ресурс работы ПЭВМ (по технической документации) равен R=12 лет. Коэффициент использования ресурса с учетом, что задача будет работать в комплексе с другими задачами, составит К = 0,015. Годовые текущие расходы на эксплуатацию ПЭВМ = 1066 рублей. Задача используется в финансовом отделе финансово – экономического управления.
Требуется рассчитать экономический эффект по данной задаче, если стоимость одного человека–часа С = 7,5 руб. (стоимость одного человека – часа работы главного специалиста – ведущего бухгалтера из оклада по должности плюс все виды доплат и компенсаций).
Определение трудоемкости составления сметы расходов до автоматизации:
T1 = n * tcr , где
n – (количество лицевых счетов (15) умноженное количество применяемых в
управлении статей сметы (в среднем 20-25)).
tcr - средняя трудоемкость расчетов по одной статье сметы (0,24 чел./час.).
T1= 375*0,24 = 90 чел./час.
Расчет трудоемкости составления сметы расходов после автоматизации:
T2 = n *tcr * 0,103 , где:
0,103 – среднее количество месяцев обработки информации при автоматизации определения потребности в ассигнованиях.
T2 = 375*0,24*0,103 = 9,27 чел./час.
Определение годового экономического эффекта (Эr) автоматизации решения задачи:
(3.2.5)
Ср – стоимость услуги по установки оборудования = 7200 руб., на одно рабочее место соответственно: Ср = 7200/5=1 140 руб.
Эr = (7,5 * 9,27 * ((90/9,27) – 1)) -300) - (16000:12* 0,015 + 1 440/12) = 164,86 руб.
Таким образом, по полученным результатам расчетов можно сделать следующие выводы. Применение автоматизации решения данной задачи позволяет уменьшить трудоемкость составления сметы расходов с 90 чел./час. до 9,27 чел./час в год. Это означает, что годовой экономический эффект, без учета единовременных и текущих затрат, составит:
90 – 9,27 = 80,73 чел./час.
Отсюда следует: 80,73 чел./час. * 7,5 руб. = 605,48 руб.
С учетом единовременных затрат на разработку задачи и текущих расходов на ее эксплуатацию годовой экономический эффект автоматизации решения только одной задачи равен 164,86 рублей.
С учетом того, что оборудуется пять рабочих мест, годовой экономический эффект применения автоматизации решения задач администрации МО «Плесецкий муниципальный район» составит 824 рубля.
В результате проведенных расчетов величина годового экономического эффекта применение автоматизированного рабочего места составит:
(Pr + Эr) – Сэ = (3 507 264,6 + 824) – 6 631 = 3 501 457,6 рублей.