Business Toolkits. Реорганизация финансовых функций предприятия. 204 слайда
..pdfПояснения к Диаграмме 1Б
∙Сч¸т-фактура выставляется в финансовом отделе на основе д окументов об отгрузке. Однако, если предприятие предоставило услугу третьей стороне, то служебная записка об объ¸ме предоставленной у слуги, подготовленная отделом, отвечающим за данную услугу, явля ется достаточным основанием для выставления сч¸та.
∙Финансовый отдел отвечает за сверку документов, поступаю щих в отдел согласно схеме, а также за устранение расхождений, если да нные из документов между собой не согласованы.
∙Рабочая картотека покупателя должна просматриваться еж едневно.
∙Отдел отгрузки/приемки может быть организован с разделен иеми на две независимые группы, подотчетные разным людям. Тем не м енее, при этом нет необходимости в разделении обслуживающего п ерсонала (кладовщиков, грузчиков, и т.д.).
roff4r/12
... и завершается получением платежа по контракту от покупа теля и
отражением в бухгалтерии
|
Инструмент 1: Стандартный процесс цикла доходов: |
Диаграмма 1В |
|
|
|||||||
Покупатель |
Áàíê |
11 |
Финансовый Отдел |
Подготовка |
(Íà |
10 |
Бухгалтерия и Группа |
14 |
|||
|
|
|
От Диаграммы 1Б |
|
|
|
Управленческого Уч¸та |
|
|||
|
|
|
|
|
выписки по |
периодическиой |
|
||||
|
|
|
Рабочий файл |
|
покупателю |
основе) |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Закрытие |
|
||
|
|
|
покупателя |
|
Примечание: Рассылка |
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
журналов в |
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
клиентам выписки по |
|
|
конце месяца |
|
|
|
|
|
|
|
|
покупателю может |
|
|
|
||
|
|
|
Документы на |
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
происходить раз в |
|
|
|
|
||
|
|
|
отгрузку 3 |
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
квартал |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Заказ на |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
производство 2 |
|
|
|
|
|
|
Журнал |
|
|
|
|
Сертификат 3 |
|
|
Выписка по |
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
Контракт на |
|
|
покупателю |
|
|
|
|
|
|
|
|
продажу 3 |
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Проверка рабочего файла |
|
|
Покупателю |
Главная |
Ежемесячный |
|
||
|
|
|
и звонок покупателю если |
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
книга |
пакет |
|
||
|
|
|
необходимо |
|
Файл покупателя |
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
управленческой |
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
финансовой |
|
|
|
|
Ïëàò¸æíîå |
|
|
|
|
12 |
|
информации |
6 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ïëàò¸æíîå |
Ïëàò¸æíîå |
поручение |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
покупателя |
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
поручение |
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
поручение |
Выписка |
|
|
|
|
|
Руководству |
||||
покупателя |
банка |
|
|
|
|
|
|
||||
покупателя |
|
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ïëàò¸æ |
Ïëàò¸æ |
|
Совпадает с данными |
Íåò |
Обсудить |
|
|
|
|
13 |
|
|
|
|
рабочего файла? |
|
|
|
|
Выписка |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Äà |
|
|
|
|
|
банка |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Примечание: Для |
Кредит сч¸та и |
|
Обновить и перенести пакет документов из |
|
|
|
|
|
|||
подготовка |
|
|
|
|
|
|
|||||
платежей в виде |
|
рабочего файла в файл покупателя, обновить |
|
|
|
Файл данных |
|
||||
выписки по |
|
|
|
|
|
||||||
|
возрастную структуру дебиторской |
|
|
Внесение |
|
||||||
бартера см. |
ñ÷¸òó |
|
|
|
|
|
|||||
|
задолженности и направить банковскую |
|
|
|
|
||||||
Диаграммы 3А и 3Б |
|
|
|
|
данных в |
|
|
||||
|
|
выписку в Бухгалтерию (в тот же день) |
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
журналы |
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ïëàò¸æíîå |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
поручение |
|
Документы на |
Ïëàò¸æíîå |
|
|
Выписка по |
|
|
|
|
|
покупателя |
|
поручение |
|
|
|
|
|
|||
|
|
отгрузку 3 |
|
|
покупателю |
|
|
|
|||
|
|
|
покупателя |
|
|
|
|
|
|||
|
Выписка |
|
Заказ на |
|
|
|
|
Журнал |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
банка |
|
производство |
|
|
Возрастная |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
Сертификат |
|
|
структура |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
дебиторской |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Контракт3 на |
|
|
Примечание: |
Таблица |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
задолженности |
|
Главная |
|
|||
|
|
|
продажу 3 |
|
|
возрастной структуры счетов |
|
Конец |
|||
|
|
|
|
|
|
|
книга |
||||
|
|
|
|
|
|
к получению включается в |
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
ежемесячный финансовый |
|
|
|
|
|
|
|
Ôàéë |
|
Ôàéë |
|
пакет и использеутся также |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
при сборе задолженности |
|
|
|
|||
|
|
|
покупателя |
|
данных |
|
|
|
|||
|
|
|
|
клиентов |
|
|
|
|
|||
roff4r/13 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Пояснения к Диаграмме 1В
∙Результатом ежедневного просмотра картотеки должно быт ь выявление необходимости напоминания своему дебитору о наступлени и срока платежа.
∙Финансовый отдел должен быть в состоянии ответить на вопр ос о том, ‘кто заплатил, в соответствии с каким контрактом и за каку ю отгрузку’. В случае, если имеет место частичная (или поэтапная) оплата сделки, об этом также должна иметься отдельная запись. Это поможет о пределить тех клиентов, которые наиболее дисциплинированно произв одят оплату, а также направить полученные средства на выполнение отве чающих им контрактам.
∙Нарушение сроков внутреннего документоборота может при вести к штрафам, предъявляемым налоговой инспекцией.
∙В идеале, в конце каждого месяца бухгалтерия производит з акрытие счетов, группа управленческого уч¸та создает пакет управ ленческих финансовых документов (содержание пакета рассматривает ся в других семинарах), а финансовый отдел готовит выписки по покупат елям.
roff4r/14
Вариант сроков документооборота по циклу доходов
Высшее руководство отвечает за устанавление базовых сро ков прохождения документов, за изменение сроков или обучение сотрудников, если эти сроки нарушаются
∙Отдел сбыта проводит оценку выгодности предлагаемого за каза и готовит необходимые документы в течение 5 дней.
∙Финансовый отдел утверждает или отвергает продажу в тече ние 2 дней.
∙Отдел сбыта должен сделать все возможное для подписания к онтракта в течение 3 дней.
∙Отдел производства переда¸т готовую продукцию на склад в день окончания производственного процесса.
∙Документы об отгрузке поступают в финансовый отдел не поз днее следующего дня после отгрузки.
∙Сч¸т-фактура переда¸тся в бухгалтерию в день выставления .
∙Банковская выписка и корешок сч¸та доставляются в бухгал терию не позднее следующего банковского дня.
∙Бухгалтерия вносит записи (включая корректирующие прово дки) в журналы в тот же день.
Примечание: График документооборота можно контролирова ть путем проставления на документе даты его оформления перед его передачей.
roff4r/15
План семинара
Занятие 1: Введение в финансовую функцию и ее процессы Занятие 2: Обзор организационных структур Занятие 3: Элементы финансовой функции Занятие 4: Процесс цикла доходов
Занятие 5: Процесс цикла расходов
Занятие 6: Процессы цикла бартера и наличности Занятие 7: Роль и ответственность отделов в организации Занятие 8: Планы реорганизации и внедрения Занятие 9: Домашнее задание
roff4r/16
Шаг 4: Создать улучшенные варианты основных процессов
•Подраздел 4.1: Принципы создания процессов
•Подраздел 4.2: Полезные инструменты документооборота
•Подраздел 4.3: Организация хранения документации
•Подраздел 4.4: Иерархия утверждения покупок
•Подраздел 4.5: Инструмент 1 - Стандартный процесс цикла доходов
• Подраздел 4.6: Инструмент 2 - Стандартный процесс цикла расходов
•Подраздел 4.7: Введение к бартерным операциям
•Подраздел 4.8: Инструмент 3 - Процесс поступления бартерных
товаров
•Подраздел 4.9: Инструмент 4 - Процесс использования бартерных
товаров
•Подраздел 4.10: Инструмент 5 - Процесс наличности
•Подраздел 4.11: Выводы
roff4r/17
Важнейшая составляющая цикла расходов - утверждение расх одов
Цикл Расходов
Критическая
Операция
Централизуйте |
Установите |
Заявки на |
Независимое Централизуйте |
Покупку |
Утверждение Закупки |
Отдел |
Запрашивающий |
Отдел |
Финансовый |
Отдел |
Поставщик |
||
Отдел |
Закупок |
Отдел |
Закупок |
||||
|
|||||||
|
|
|
|
|
|
|
Основная
Функция
1. Заявка |
2. Переговоры |
3. Утверждение |
4. Подписание |
5. Доставка |
на покупку |
с поставщиком |
покупки |
контракта |
товаров/услуг |
Критическая
Операция
Отдел
Основная
Функция
Создайте |
Контролируйте |
Введите |
|
Регистрируйте |
Контролируйте |
|
Независимую |
и Утверждайте |
Утверждение |
|
Денежные |
и Утверждайте |
|
Приемку |
Сделки |
Оплаты |
|
Расходы |
Сделки |
|
Акцептующий |
Бухгалтерия |
Финансовый |
Áàíê |
Финансовый |
Бухгалтерия |
|
Отдел |
|
Отдел |
|
Отдел |
|
|
6. Приемка |
7.Ó÷¸ò |
8. Утверждение |
9. Оформл. |
10. Регистрация |
11. Ó÷¸ò |
|
сделки |
проплаты |
документов |
расходов |
сделки |
||
|
roff4r/18
Цикл расходов начинается с заявки на закупку и утверждени я затрат .
|
|
ИНСТРУМЕНТ 2: Стандартный процесс цикла затрат: Диаграмма 2А |
|
|
||||||||
Запрашивающий отдел |
1 |
|
Отдел снабжения |
2 |
Финансовый отдел |
3 |
|
|
5 |
|||
|
|
|
|
|
|
|
Запрос на зак. 1 |
|
|
От поставщика |
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Запрос о |
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
закупке 1 |
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Запрос на зак. 1 |
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
Оцен. уровни материалов/поставок, |
|
|
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
Ñ÷åò-ôàê. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
продавца |
||
готовит запрос (утвержденный |
|
|
|
Опред. необходим., |
|
3 |
|
|
|
2 |
||
|
|
|
|
|
|
|
по бартеру 1 |
|||||
|
Карточки |
|
|
2 |
|
|
|
|
||||
руководителем отдела) и направляет |
|
|
поиск продавца, |
Ïðèì:.: Ñì. |
|
|
|
|
Ñ÷åò-ôàêò. |
|||
|
учета матер. |
Проект |
|
|
|
продавца 1 |
||||||
в отдел снабжения. |
|
обсужд. условий |
диаграм. 3E |
|
|
|
||||||
|
контракта на закуп. |
|
|
|
||||||||
|
|
|
|
|
|
|
||||||
|
|
|
|
закупки, и подготовкапо бартер. |
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
1 |
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
заказа на закупку и |
сделкам |
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Регистр. и |
|||
2 |
|
|
|
проекта контракта |
|
|
|
|
|
|
передача в |
|
|
|
|
|
|
|
Разрешение |
|
|
Папка |
|
бухгалт. отд. |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
Запрос о |
|
|
|
|
3 |
|
на закупку |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
покупателя |
|
|
|||
закупке 1 |
|
Заявка на заку 1 |
2 |
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||
Папка |
|
4 |
|
|
Заказ на |
|
|
|
|
|
|
|
данных |
|
3 |
|
закупку 1 |
|
|
|
|
|
|
||
|
|
2 |
|
|
Иерархия |
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
Журнал |
|
|
Проект |
|
|
Разрешено |
разрешения |
|
|
К Диаграмме 2Б |
||
|
контрак.на закуп. |
|
Журнал |
? |
Íåò |
|
|
|||||
|
|
|
|
1 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Конец |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
4 |
Äà |
|
|
Запрос на зак 1 |
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|||
|
Запрос на зак 1 |
|
|
Подпис. проект |
|
||
|
|
|
4 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
контракта и |
|
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
распредел. |
|
|
|
|
Проект |
|
|
Документов |
|
|
|
|
контракта на зак 1 |
|
|
|
|
|
|
Готовит письмо-запрос |
|
|
|
|
|
|
и распредел. документы |
|
|
|
|
||
|
|
|
Documents |
|
|
|
|
Контракт |
Запрос на зак 1 |
|
Письмо-запрос |
Контракт |
Запрос на зак.1 |
Заказ на |
Заказ на |
по закупке 4 |
|
на закуп. 2 |
|||||
Запрос на зак 1 |
|
Контракт |
Запрос на зак. 1 |
закупку 2 |
закупку 3 |
||
|
|
1 |
|
4 |
|||
|
Письмо-запрос |
|
на закуп. 1 |
|
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|
||
|
Контракт |
|
|
|
|
||
|
2 |
|
|
|
2 |
|
|
|
на закуп. 3 |
|
Проект |
|
|||
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
контракта на зак. |
|
1
К Диаграмме 2Б
|
Постав- |
К Диаграмме 2Б |
ùèêó |
Папка закупок |
Папка продавца |
roff4r/19
Пояснения к Диаграмме 2A
∙Цикл затрат описан в варианте оплаты после получения това ров. В случае предоплаты движение документов сохраняется, за ис ключением блока оплаты, который переносится из Диаграммы 2В (см. дале е) и вставляется после подписания контракта сторонами. Закуп ки по бартеру будут рассмотрены отдельно.
∙Отдел снабжения централизует функцию снабжения и являет ся единственным отделом, который может оформить заказ на зак упку. Время от времени отдел закупок может перепоручить фактич ескую закупку другому отделу (например, закупка ручек и бумаги м ожет проводиться канцелярией - ‘неосновной‘ товар), но не ответ ственность.
∙Формат заказа на закупку должен быть составлен с уч¸том б артерных операций (например, наличие графы <Бартер>).
∙Финансовый отдел выступает в качестве рынка для всех зака зов на закупку (спрос) и имеющиеся фонды (предложение). В случае з акупок, превышающих лимит, установленный генеральным директоро м, и обсуждающихся на финансовой оперативке, финансовый отде л должен систематизировать все заказы на закупки и выразить мнени е отдела по поводу целесообразности закупки.
roff4r/20
... проходит через при¸мку и оформление полученных товаров и
услуг ...
Инструмент 2: Стандартный Процесс Цикла Затрат: Диаграмма 2Б
Акцептующий Отдел |
6 |
|
Бухгалтерия |
|
7 |
Отдел, отвечающий за услугу |
6 |
|||||
|
|
Сопроводитель- |
От Диаграммы 2А |
Периодический |
|
От поставщика |
|
|||||
От Поставщика |
|
|
|
|
|
|
||||||
ные документы |
|
Картотека |
|
|
баланс |
|
услуги |
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
потребления |
|
|
|
|
|
|
|
2 |
Контракт на |
платежных |
|
|
|
|
|
|||
|
|
Ñ÷¸ò-ôàê 1 |
|
|
|
|
|
|||||
|
|
|
Àêò |
закупку 4 |
свидетельств |
|
|
3 |
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||
|
|
ïðè¸ìêè |
|
|
|
|
|
2 |
|
|
||
|
|
Заказ на |
|
|
|
Подготовка |
|
|
|
|||
|
|
|
1 |
|
|
|
|
Баланс/ Àêò |
|
|||
|
|
|
закупку 3 |
(Хранить документы до |
служебной |
|
|
|||||
|
|
|
|
При¸мки-Сдачи 1 |
|
|||||||
|
|
|
|
стыковки сч¸та и акта о при¸мке) |
записки о |
|
|
|||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|||||
Проверить качество/количество и |
|
|
|
|
Хранить до стыковки |
платеже за услугу |
|
|
|
|
||
|
|
Служебная |
|
|
|
|
|
|||||
подготовить Акт при¸мки на |
|
|
с балансом |
|
|
|
|
|
||||
основе фактически полученных |
|
|
записка 1 |
потребления или |
|
|
|
|
|
|||
|
|
актом при¸мки-сдачи |
2 |
|
|
|
|
|||||
товаров (а не сопроводительных |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
2 |
|
|
Папка даных о |
|
|
||
документов) |
|
|
|
|
|
|
Служебная |
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
Баланс/ Àêò |
|
потреблении |
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
записка 1 |
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
При¸мки-Сдачи 1 |
|
|
|
||
|
|
|
Данные |
|
|
|
услуги |
Данные |
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
совпадают |
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
обоснованы |
|
|||
3 |
|
|
|
? |
|
|
|
|
|
|
||
Сопроводительные |
|
|
|
|
|
|
Æóðí. |
Íåò |
? |
|
||
|
|
|
Íåò |
|
|
|
|
|
|
|
||
2 |
|
|
Обсудить |
|
|
|
|
|
|
|
||
документы |
|
|
Äà |
|
|
|
|
Обсудить |
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
Àêò |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Провести отфактуровку, |
|
|
|
|
|
Äà |
|
|||
|
ïðè¸ìêè |
|
|
|
Направить в |
|
|
|
||||
|
|
выявить отклонения в |
|
|
|
|
|
|
||||
|
1 |
|
|
|
бухгалтерию |
|
|
|
|
|||
|
|
цене, внести в журналы |
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
3 |
|
|||
|
|
|
и распределить |
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
Папка данных |
|
|
|
документы |
|
|
Служебная |
|
2 |
|
|
|
ïî ïðè¸ìêå |
|
|
|
|
|
|
|
|
Баланс/ Àêò |
|
||
Направить в |
|
|
|
|
|
|
записка 1 |
|
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
При¸мки-Сдачи 1 |
|
|||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|||
|
бухгалтерию |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
Направить в |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Àêò |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
запрашивающий |
|
|
Баланс/ Àêò |
|
Учет. книга |
|
|
|
|
|
||
|
ïðè¸ìêè |
|
|
|
|
Папка |
|
|||||
отдел |
|
При¸мки-Сдачи 1 |
|
|
|
|
|
|
||||
|
|
Заказ на |
|
|
|
|
|
|
|
поставщика |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
покупку 3 |
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
услуги |
|
||
|
|
Контракт |
Баланс 2 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
на покупку |
Ñëóæ. |
|
Àêò |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Сопроводит.записка 1 |
ïðè¸ìêè |
|
Главная |
|
|
|
|
|
||
|
|
документы |
|
1 |
|
книга |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ñ÷¸ò - |
Направить в |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
фактура 1 |
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
финансовый |
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
||
|
|
|
|
отдел |
|
Конец |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Картотека |
На Диаграмму 2В |
|
|
|
|
|
|
|||
|
|
платежных свид. |
|
|
|
|
|
|
||||
roff4r/21 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|