2. Организация и планирование внешнеторговых переговоров

Переговоры позволяют уточнить все точки зрения, устранить сомнения и противоречия на основе согласованного всеми сторонами окончательного варианта всех позиций контракта.

Искусство вести переговоры при заключении внешнеторгового контракта позволяет добиться максимально возможного экономического результата. Переговоры всегда нацелены на решение двух главных задач:

- любые переговоры должны привести к соглашению, если оно возможно;

- даже если и не удается улучшить отношения сторон в результате переговоров, то ни в коем случае нельзя допустить их ухудшения.

Подготовка: разобраться в существе проблемы, подготовить необходимые объемы справочных материалов, иметь четко сформулированные доказательства, сгруппированные по проблемам перечни вопросов, продумывание вопросов, которые может задать контрагент, и осмысление вариантов ответов на них.

Переговоры по назначению бывают двух видов:

- направленные на выяснение, уточнение общих условий возможной сделки;

- предназначенные для уточнения, корректировки условий контракта с целью его подписания.

Перед проведением надо распределить обязанности по работе на самих переговорах и назначить секретаря.

Общие правилам международных встреч при подписании договора:

- нельзя опаздывать на переговоры.

- при размещении за столом важно обеспечить достаточно места и удобств для сумок и портфелей;

- всегда надо записывать фамилию контрагента, так как запомнить все трудно, свою фамилию нужно произносить чаще, чтобы ее запомнили;

- в предварительной беседе можно вести разговор на общие темы;

- вести переговоры надо в доброжелательной манере, внимательно, не перебивая, выслушать собеседника;

- в случае возникновения трудных, непредвиденных вопросов, ошибочные ответы на которые могут загнать в тупик, необходимо сказать: я посоветуюсь, извините, не встречался, не знаком, обсудим завтра и т.д. С ответом спешить ни в коем случае нельзя;

- мысли излагать надо кратко, четко;

- необходимо внимательно следить за своими высказываниями;

- желательно знание языка, но переводчик должен быть обязательно;

- в переговорах необходимо соблюдать дисциплину и полное подчинение руководителю.

Также имеет смысл учесть и рекомендации психологов по ведению переговоров и национальные особенности контрагентов.

Большое внимание в западных странах уделяется поведению в обществе, манерам, этикету.

Четкое, грамотное, деловое ведение переговоров на международных встречах по закупке и продаже товаров будет всегда способствовать успеху во внешнеторговой деятельности.

3. Предварительные коммерческие предложения и запросы

Если инициатором сделки выступает покупатель, то он высылает заказ или запрос, или письмо о намерениях. Если покупатель заранее располагает информацией об условиях предложения экспортера, он может направить ему заказ. В случае, когда экспортер готов выполнить заказ, он высылает подтверждение предложения. Если продавец не принимает заказ к исполнению, то он направляет отклонение возможное без объяснения причин.

Покупатель может обратиться к экспортеру с просьбой прислать оферту на определенный товар. Такое предложение покупателя называется запросом. Они посылаются одновременно нескольким фирмам, выпускающим аналогичную продукцию. Основной целью запросов является получение от экспортных фирм конкретных предложений из которых выбираются наиболее предпочтительные для покупателя. В запросе указывается наименование интересующего товара, его количество и качество, желательные сроки поставки. При этом цена товара как правило неизвестна импортеру.

Как продавец, так и покупатель, определив по различным источникам информации своих потенциальных контрагентов, могут направить им коммерческие письма о намерениях провести переговоры по поводу возможной сделки. Письма о намерениях не имеют правовой силы и лишь свидетельствуют о желаниях сторон предложить контракты в будущем.

При подготовке коммерческих предложений о предстоящей экспортной сделке продавец (экспортер) играет активную роль в поиске возможного покупателя (импортера) из числа нескольких наиболее вероятных, по его мнению, будущих контрагентов.

На начальном этапе продавец должен направить коммерческое предложение нескольким заинтересованным в его товаре иностранным импортерам (может направить одному покупателю, надежному многолетнему партнеру).

Коммерческие предложения о продаже товаров и услуг излагаются в формах: устно при личной встречи или по телефону, предложения подтверждаются записками, телексами, письмами, в деловых письмах, комплектах коммерческих и технических условий, в проектах контрактов.

Текс оформить на качественной бумаге с помощью современных технических средств. В предложении экспортера отражаются реквизиты: адрес контрагента, описание товара, кол-во его, цена, базисные условия поставок, сроки поставки, условия кредита. Сроки действия предложения, наименование экспортера и его адрес, подписи экспортера и дата отправки.

Оферта излагается ясно, четко, кратко, без двусмысленных толкований.

Исходным моментом для заключения ВТС иногда служит активность и инициатива импортера, стремящегося установить взаимодействие с наиболее вероятным экспортером. Запросы импортеров обычно более лаконичны, могут быть сделаны по телефону, телексу, письмам. Импортеры стремятся послать предложения как можно большему кругу поставщиков. И благодаря конкуренции между ними могут добиться выгодных коммерческих условий закупок.

Основные реквизиты коммерческих запросов адрес контрагента. Описание товара, запрашиваемое количество, требуемые сроки поставки, наименование импортера и его адрес, дата запроса.

Импортер может дать ответ на оферту направлением импортного запроса или коммерческого письма с уточняющими вопросами, предлагая включить их в последующую редакцию оферты. Готовясь к будущим переговорам, импортер в запросах не должен указать величину цены, а может только сослаться на метод определения цены с выдвижением идей о возможных скидках с прейскурантных цен.