- •1. Заполните пробелы в следующих предложениях.
- •2. Найдите ошибки в следующих предложениях:
- •3. Перечисленные ниже документы распределите по четырем группам:
- •1. Найдите ошибки в следующих предложениях:
- •2. Определите, какое расположение реквизитов бланка (угловое или продольное) целесообразно при оформлении следующих документов:
- •3. Укажите, в каких видах бланков используются следующие реквизиты:
- •1. Найдите ошибки в оформлении следующих реквизитов, входящих в бланки служебных документов.
- •2. Найдите ошибки, допущенные при проектировании бланков служебных документов.
- •3. Определите, какие ошибки допущены в следующих предложениях:
1. Найдите ошибки в следующих предложениях:
Бланк документа - это набор реквизитов, идентифицирующих вид официального письменного документа.
В бланк документа входят только постоянные реквизиты.
Для изготовления бланков служебных документов используется только стандартный формат бумаги А4.
Левое и правое поля листов документа должны быть не менее 20 мм.
Реквизит "Код организации" входит в состав общего бланка.
2. Определите, какое расположение реквизитов бланка (угловое или продольное) целесообразно при оформлении следующих документов:
Положение о канцелярии, утвержденное генеральным директором.
Протокол заседания аттестационной комиссии.
Письмо-приглашение на вы ставку-яр марку.
Приказ об объявлении субботы рабочим днем.
Инструкция по ведению конфиденциального делопроизводства, утвержденная приказом руководителя организации.
3. Укажите, в каких видах бланков используются следующие реквизиты:
ОГРН.
Герб.
Наименование вида документа.
Дата документа.
Место составления документа.
Наименование организации.
Наименование структурного подразделения организации.
№ 4 Бланк служебного документа
Основные термины
Государственный герб Российской Федерации.
Герб субъекта Российской Федерации.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслужи вания).
Наименование организации.
Дата документа.
Регистрационный номер документа.
Место составления или издания документа.
Наименование вида документа.
Каждый вид бланка служебного документа содержит присущий ему набор реквизитов. Некоторые реквизиты входят в состав бланков всех видов (например, наименование организации, дата документа), другие характерны только для отдельных видов бланков (например, справочные данные об организации, наименование вида документа).
В большинстве организаций, независимо от их организационно-правовой формы, бланки включают графические реквизиты - герб или эмблему. Использование в документах изображений Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации регламентируется соответственно Федеральным конституционным законом 25.12.00 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" от и правовыми актами субъектов Российской Федерации. Допускается изображение герба в многоцветном и одноцветном вариантах, а также без геральдического щита в виде главной фигуры - двуглавого орла со скипетром и державой.
Изображение герба располагается на верхнем поле документа, центровано относительно наименования организации.
Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, т. к. эти бланки подлежат учету.
В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не воспроизводится. Такие бланки, как правило, содержат изображение эмблемы, т. е. зарегистрированного в установленном порядке товарного знака (знака обслуживания) организации.
Товарный знак или знак обслуживания - это обозначения, способные отличать соответственно товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц. Право на товарный знак охраняется законом. На зарегистрированный товарный знак выдается свидетельство. Владелец товарного знака имеет исключительное право пользоваться и распоряжаться товарным знаком, а также запрещать его использование другими лицами. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации.
Эмблема располагается на верхнем поле документа, центровано относительно наименования организации.
После герба или эмблемы в бланке любого вида указывается наименование организации. Именно организация - юридическое лицо - является автором документа (а не подписавший документ руководитель организации).
Наименование организации должно полностью соответствовать тому наименованию, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке.
При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем - сокращенное (в скобках), ниже полного или за ним.
При наличии у данной организации вышестоящего органа его наименование полное или сокращенное (или оба), указывают выше наименования самой организации.
Наименование организации в бланке служебного документа может быть дано на двух языках в следующих случаях:
в организациях субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъекта РФ (национальный), наименование организации печатается на двух языках (слева – на русском, справа - на национальном) на одном уровне;
при ведении переписки с иностранными корреспондентами наименование организации печатают на русском и иностранном языках, располагая их аналогичным способом.
Дата документа оформляется преимущественно цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности:
День, месяц, год.
День и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точками, а год обозначается четырьмя цифрами.
Для обозначения дней и месяцев всегда используются именно пары цифр, а не одна цифра, т. е. для чисел месяца с 1 по 9 и для месяцев с января по сентябрь в датах добавляется ноль. Например: 06.05.2006
После написания даты цифровым способом не ставится буква
"г" с точкой или просто точка, за исключением случаев, когда датой заканчивается предложение, т. к. в конце предложения всегда ставится точка.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором месяц указывается словом, а после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква "г" с точкой или полностью пишется слово "год".
10 мая 2006 г.
В бланке документа для даты отводится специальное место, обозначаемое соответствующим прочерком (т. е. сама дата вноситс я в бланк только после того, как документ подготовлен и подписан руководителем).
Для регистрационного номера документа в бланках также отводится специальное место, обозначаемое прочерком после значка "номер".
Документы регистрируются по специальным правилам, закрепляемым в инструкциях по ведению делопроизводства (что будет рассмотрено более подробно в следующих занятиях).
В каждом документе должно быть указано, где он составлен или издан, т. е. названа местность (территория), на которой создавался
документ. При этом обязательно учитывается официальное административно-территориальное деление страны - наименование областей, краев, районов, где находятся населенные пункты в различных регионах. Например:
г. Рязань
г. Химки Московской обл.
пос. Строитель Мытищинского р-на Московской обл.
Следует учитывать, что названия городов и поселков, расположенных в различных регионах, могут совпадать, поэтому данный реквизит особенно важен для служебных документов. Например:
г. Красногорск Московской обл. г. Красногорск Челябинской обл. г. Красногорск Сахалинской обл. г. Красногорск Алтайского кр.
Если местонахождение организации и место составления документа не совпадают, то указывается место составления документа.
Рассмотренные выше реквизиты достаточны для создания общего бланка организации. Примеры:
Оформление общего бланка федерального органа исполнительной власти (министерства) с продольным расположением реквизитов
О формление общего бланка негосударственной организации с угловым расположением реквизитов
Наименование вида документа (приказ, должностная инструкция, акт и т. п.) указывается на всех служебных документах, кроме писем. В бланках документов этот реквизит пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с наименованиями, предусмотренными "Общероссийским классификатором управленческой документации".
Наименование вида документа употребляется только в бланках конкретных видов документов. Таким образом, на основании общего бланка проектируется бланк конкретного вида документа путем дополнения общего бланка реквизитом "Наименование вида документа". Примеры:
Оформление бланка конкретного вида документа (распоряжения) федерального органа исполнительной власти (министерства) с продольным расположением реквизитов
Оформление бланка конкретного вида документа (должностной инструкции) негосударственной организации
Обратите внимание: в последнем примере реквизиты бланка конкретного документа имеют угловое расположение в связи с тем, что в дальнейшем при оформлении этого вида документа в правом верхнем углу будет располагаться реквизит "Гриф утверждения" (более подробно документы данного вида будут рассмотрены на последующих занятиях).
Нормативная база
Федеральный конституционный закон от 25.12.00 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".
Закон Российской Федерации от 23.09.92 № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров".
Правила оказания услуг почтовой связи. Утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.05 № 221.
ГОСТ Р 6.30 - 2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 № 536.
Контрольные вопросы
Имеют ли право акционерные общества воспроизводить на бланках служебных документов Государственный герб Российской Федерации?
Каким способом принято изготавливать гербовые бланки?
Можно ли изображать в бланке документа "произвольный" товарный знак (не зарегистрированный в установленном порядке)?
Может ли частный предприниматель (без образования юридического лица) зарегистрировать свой знак обслуживания?
Каким нормативным актам должно соответствовать наименование организации (как полное, так и сокращенное), указанное в бланке служебного документа?
Допустимо ли обозначать дату документов римскими цифрами?
Почему для даты и регистрационного номера в бланке необходимо обозначить специальные места (поставить прочерки)?
Какой признак положен в основу при указании в бланках документов места составления или издания служебных документов?
Почему для отдельных городов и поселков необходимо указывать не только их наименования, но и районы, области, края, где они расположены?
в каком классификаторе технико-экономической информации содержатся наименования видов документов?
№ 4 Практические задания