№ 1 Понятие документа и делопроизводства

Основные термины

• Информация

• Документированная информация

• Документ

• Документирование

• Функции документа

• Носитель информации

• Система документации

• Унификация

• Стандартизация

• Делопроизводство, документационное обеспечение управления

Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.

Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обра­ботке, передаче, хранению, поиску и использованию информа­ции с целью выработки управленческого решения.

Информация может быть бездокументной (устной) и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчерк­нуть, что запись информации на различных носителях (документи­рование) должна осуществляться по установленным правилам. Таким образом, документ или документированная информация – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

При создании документов используют различные способы доку­ментирования в зависимости от содержания информации: зву­козапись (фотодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, назы­вается официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют слу­жебным документом.

Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Документы выполняют ряд важных функций:

• информационную: являются носителем и источником инфор­мации;

• управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;

• правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;

• коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;

• учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;

• социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;

• культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;

• историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Все создаваемые управленческие документы "обслуживают" оп­ределенные управленческие функции, например: планирование, бухгалтерский учет, финансирование, отчетность, оперативное управление, обеспечение кадрами и т. п.

Документы, относящиеся к одной управленческой функции, принято называть системой документации, например: система организационно-распорядительной документации.

Система документации - это совокупность документов, взаи­мосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сфе­ры деятельности, единых требований к их оформлению.

Управленческие функции во всех организациях однотипны, поэтому и документы по каждой функции должны быть одинаковы по видам и формам. Приведение документов к оптимальному еди­нообразию по составу и формам называется унификацией докумен­тов. Унифицированная форма документа - это совокупность рек­визитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом. Унифицированная система документа­ции - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управ­ления в определенной сфере деятельности.

Унификация документов является одним из методов их стан­дартизации. Стандартизация - это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конку­рентоспособности продукции, работ или услуг.

В стандартах на управленческую документацию устанавливает­ся состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

Многочисленность видов и разновидностей документов, слож­ность их состава, наличие специальных правил придания докумен­там юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделе­ния специальной отрасли деятельности, обеспечивающей докумен­тирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления.

Нормативная база

1. Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации".

2. Федеральный закон от 27.12.02 № 184-ФЗ "О техническом регулировании".

3. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

4. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93.

Контрольные вопросы

1. В чем конкретно заключается преимущество документированной информации по сравнению с бездокументной?

2. Какие еще функции документов вы могли бы добавить к перечисленным основным?

3. Что является носителем информации, изображенной на экране монитора ПК?

4. По какому признаку выделены системы документации?

5. Можно ли обойтись без унификации и стандартизации документов?

6. Какую роль играют стандарты при подготовке документов?

№ 1 Практические задания

1. Заполните пробелы в следующих предложениях.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется...

Если документ содержит только звуковую информацию, то он называется... а если и звуковую, и изобразительную, то... документом.

Участвуя в обмене информацией между объектами, документы выполняют... функцию.

2. Найдите ошибки в следующих предложениях:

1. Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей, называется личным.

2. Важную роль в организации управленческих процессов играет документальная информация.

3. Служебный документ - это документ, используемый в текущей деятельности организации.

3. Перечисленные ниже документы распределите по четырем группам:

бухгалтерские, кадровые, юридические, организационные

• приходный кассовый ордер;

• приказ о приеме на работу;

• положение о канцелярии;

• квартальный баланс;

• претензия от фирмы-партнера по качеству продукции;

• акт о нарушении трудовой дисциплины;

• должностная инструкция секретаря;

• счет-фактура;

• исковое заявление в арбитражный суд;

• приказ о премировании работника;

• положение о корпоративной культуре;

• протокол заседания аттестационной комиссии.

№ 2 Структура и реквизиты документа

Основные термины

• Заголовочная часть документа

• Содержательная часть документа

• Оформляющая часть документа

• Юридическая сила документа

• Оформление документа

• Реквизит документа

• Формуляр документа

• Формуляр - образец документа

В каждом документе, относящемся к унифицированной систе­ме организационно-распорядительной документации, можно выделить три составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть документа включает сведения об органи­зации - авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер).

Содержательная часть документа является основной частью документа, раскрывающей его суть и назначение.

В оформляющей части документа содержатся сведения, под­тверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации. Здесь располагаются также вспомогательные надписи на документах, облегчающие работу с ними.

Подготовка документа складывается из двух взаимосвязанных процессов: составления текста (или разработки таблицы, анкеты), т. е. работы над содержательной частью, и оформления документа с целью придания ему юридической силы.

Юридическая сила документа - это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Под оформлением документа понимается проставле­ние необходимых реквизитов, установленных правилами докумен­тирования.

Реквизиты - это составные части, отдельные обязательные элементы официальных документов. Правила оформления рекви­зитов одинаковы для разных видов организационно-распорядитель­ных документов.

Некоторые реквизиты являются обязательными для каждого документа, независимо от его вида и разновидности. К обязательным для всех ОРД реквизитам относят: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие рекви­зиты обязательны для отдельных видов документов.

Например, для писем необходимы справочные данные об орга­низации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов - на­именование вида документа и место его издания.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (например, наименование организации, справоч­ные данные об организации). Однако многие реквизиты в силу своих особенностей не могут быть постоянными и меняются пол­ностью или частично (например, дата документа, заголовок к тексту, текст, отметка об исполнителе и др.).

Отдельную группу реквизитов составляют так называемые "от­метки" на служебных документах, выполняющие вспомогательные функции информационного характера (отметка о контроле, отмет­ка об исполнителе и др.)

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом про­цессе. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Документы, относящиеся к одной унифицированной системе, создаются по единой для них модели, называемой формуляром-об­разцом документа. Формуляр-образец устанавливает область применения, форматы, размеры полей, требования к построению кон­струкционной сетки и основные реквизиты документов.

Состав реквизитов ОРД и схемы их расположения на стандартном листе бумаги приведены в ГОСТ Р 6.30-2003 (требования ГОСТа являются рекомендательными). Б настоящее время стандарт вклю­чает 30 реквизитов.

Как правило, реквизиты документов наносятся на лицевую сторо­ну листа бумаги. Допускается печатание реквизитов на оборотной стороне листа (например, визы согласования, отметка об испол­нителе). Нежелательно двустороннее оформление документов, имеющих длительные сроки хранения. В этом случае реквизиты документа лучше печатать на лицевой стороне листа, а не помес­тившуюся часть документа переносить на следующий лист.

Нормативная база

1. ГОСТР 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Контрольные вопросы

1. Почему документ нужно не только составлять, но и оформлять?

2. Что понимается под юридической силой документа?

3. Связаны ли обязательные реквизиты документа с приданием ему юридической силы?

4. Зачем на документах делаются вспомогательные отметки?

5. Почему для подготовки документа необходимо изучить его формуляр?

6. Какие документы нежелательно оформлять с двух сторон листа?

№ 2 Практические задания

1. Перечисленные ниже реквизиты распределите по трем частям документа (заголовочная, содержательная, оформляющая):

1. код организации;

2. справочные данные об организации;

3. отметка о поступлении документа в организацию;

4. заголовок к тексту;

5. наименование вида документа;

6. дата документа;

7. текст документа;

8. отметка о заверении копии;

9. подпись.

2. Используя перечень реквизитов документов в ГОСТ Р 6.30-2003, определите, правильно ли названы перечисленные реквизиты:

1. Государственный герб Российской Федерации;

2. эмблема организации, или товарный знак,

3. код организации;

4. код формы документа;

6. наименование организации;

7. справочные документы

8. регистрационный номер документа;

9. печать;

10. визы согласования документа;

2.10.идентификатор электронной копии документа.

3. Определите, какие из перечисленных реквизитов являются обязательными при оформлении документов:

1. ссылка на регистрационный номер и дату документа;

2. подпись;

3. отметка об исполнителе;

4. код организации;

5. отметка о наличии приложения;

6. дата документа;

7. отметка о контроле.

4. Из перечисленных реквизитов выберите постоянные:

1. код формы документа;

2. регистрационный номер документа;

3. справочные данные об организации;

4. наименование вида документа;

5. адресат;

6. наименование организации;

7. резолюция;

8. оттиск печати.

5. Используя ГОСТ Р 6.30-2003 (приложение А), укажите, какие реквизиты должны располагаться:

1. в правой верхней части документа;

2. в правой нижней части документа.

№ 3 Бланк служебного документа

Основные термины

1. Бланк документа

2. Форматы бланков

3. Угловое расположение реквизитов бланка

4. Продольное расположение реквизитов бланка

5. Общий бланк

6. Бланк письма

7. Бланк конкретного вида документа

8. Двуязычный бланк

При составлении служебных документов одним из обязательных условий является использование бумаги стандартных размеров.

Однако на "чистом" стандартном листе бумаги можно составлять только некоторые виды документов: заявления, предложения, жалобы, докладные записки, объяснительные записки.

Для большинства служебных документов необходимы стандартные листы бумаги, на которые заранее нанесены реквизиты, иденти­фицирующие автора официального письменного документа (органи­зацию). Набор таких реквизитов называется бланком документа.

Реквизиты, входящие в состав бланка, делятся на постоянные и переменные. Для переменных реквизитов в бланке посредством прочерков отводятся специальные места (зоны).

Таким образом, бланк документа представляет собой стандарт­ный лист бумаги с заранее нанесенными постоянными реквизитами и отведенными местами для переменных реквизитов.

Для изготовления бланков документов применяются два стан­дартных формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Листы документа должны иметь поля не менее: 20 мм - левое, верх­нее, нижнее, 10 мм - правое.

Реквизиты бланка могут располагаться двумя различными спо­собами: угловым и продольным. Выбор способа расположения реквизитов в бланке зависит от вида документа.

Угловое расположение реквизитов (в левом верхнем углу листа) целесообразно в тех случаях, когда оформляемый на бланке документ имеет надписи, помещаемые в правом верхнем углу, например: гриф утверждения в должностной инструкции, адресат в слу­жебном письме.

При отсутствии в документе таких реквизитов нет необходимо­сти "сдвигать" бланк в левый угол верхней части документа. В данном случае реквизиты бланка располагают продольно, вдоль верхнего поля документа. Такое размещение бланка удобно для большинства внутренних документов организации (например, для приказов и протоколов).

По составу реквизитов различают три вида бланков: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа. Ниже перечислен состав реквизитов бланков названных видов:

Вид бланка	Состав реквизитов
Общий бланк	Герб или эмблема, наименование организации, дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа
Бланк письма	Герб или эмблема, наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государ­ственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа
Бланк конкретного вида документа	Герб или эмблема, наименование организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, место составления или издания документа

Из приведенной таблицы видно, что некоторые реквизиты явля­ются "универсальными", т. е. входят в бланки всех видов, например:

наименование организации, дата документа, регистрационный номер документа.

На общих бланках оформляют все виды документов, кроме писем. При этом в общий бланк добавляют реквизит "Наименование вида документа". Очевидно, что для часто составляемых документов (на­пример, приказов) использование общего бланка неудобно. В данном случае целесообразно иметь бланки конкретных документов.

Специальный бланк для писем необходим в связи с главной особенностью этого документа - он предназначен для направления в другие организации и должен содержать подробные справочные данные отправителя письма.

В крупных организациях бланк письма может дополняться та­кими надписями, как "Наименование должности" (например, заместитель директора) и "Наименование структурного подраз­деления" (например, "Отдел маркетинга"), которые указывают­ся после реквизита "Наименование организации".

Потребность в должностных бланках и бланках структурных подразделений возникает в тех случаях, когда решение отдельных специальных вопросов производственно-хозяйственной деятельно­сти делегируется заместителям руководителя организации или руководителям структурных подразделений, т. е. когда названные должностные лица получают право подписывать служебные письма, отправленные из организации - автора документа.

При изготовлении бланков документов может использоваться только русский язык, т. е. государственный язык Российской Феде­рации, или два языка:

• русский и национальный {государственный язык субъекта Российской Федерации);

• русский и иностранный (например, английский).

Необходимость изготовления двуязычных бланков устанавливается соответствующими актами субъектов Российской Федерации или (для негосударственных организаций) самой организацией.

Особенности оформления реквизитов, входящих в бланки до­кументов, будут даны в материалах следующего занятия.

Нормативная база:

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

2. ГОСТ Р 630-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Контрольные вопросы:

1. В чем заключается основное значение бланка для официального письменного документа?

2. Каким способом в бланке документа обозначаются переменные реквизиты?

3. На бумаге каких стандартных форматов изготавливаются бланки документов?

4. Какие поля должны иметь листы документа?

5. От чего зависит выбор способа расположения реквизитов бланка?

6. Почему целесообразно иметь в организации не только общий бланк, но и бланк конкретного вида документа?

7. Почему бланк письма включает намного больше реквизитов, чем бланки других видов?

8. В каких случаях для служебных документов применяются двуязычные бланки?

№ 3 Практические задания: