9 Закон информированности-упорядоченности

Какова роль информации в управленческой деятельности?

Информационные потоки, проносящиеся в конце XX века над человеком и организациями как цунами, нередко ввергают людей в состояние паники или растерянности. Много информации пролетает мимо нас. Информационные службы компаний не в состоянии отследить даже информацию, непосредственно касающуюся их деятельности. Естественная реакция на такую ситуацию — увеличение темпа общения между людьми, сокращение времени на ознакомление с новой информацией. Появился даже новый принцип передачи информации: «Только главное и очень кратко». По этому принципу работают фирмы, поставляющие коммерческую, правовую и другую информацию, например, фирмы «Гарант», «Консультант плюс».

Рассмотрим некоторые аспекты коммуникаций в компании. Все отношения в компании основаны на получении, обработке, передаче и хранении приказов, распоряжений, договоров и др. Они могут содержать данные в виде текста, цифр, рисунков, таблиц, звука, видеоизображений. Часть этих данных может быть известна исполнителю, а часть — может быть новой, необходимой для выполнения заданий или развития его профессионального уровня.

Донные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение, называются информацией.

Одни и те же данные могут быть для одного человека информацией, а для другого — пустым набором данных.

Информация представляет собой важнейший элемент информационной среды управления, ее разделяют на два большие класса:

• объективную, овеществленную в какой-либо продукции (товарах, услугах или знаниях);

• субъективную, отраженную, организованную людьми (впечатления, мнения, инструкции, приказы, распоряжения и т.д.).

В зависимости от характера подготавливаемого решения информация классифицируется по следующим группам:

• по областям применения: управленческая, техническая, биологическая;

• по функциональной направленности: планирующая, организующая, активизирующая, координирующая, контролирующая, информирующая;

• по времени действия: стратегическая, тактическая и оперативная;

• по характеру разработки и реализации: уравновешенная, импульсивная, инертная, рискованная, осторожная;

* по уровню неопределенности: низкая, средняя, высокая и сверхвысокая;

• по масштабам воздействия: общая и частная;

• по направлению воздействия: внутренняя и внешняя. Информационная среда, ввиду ее важности, является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и др. Она подчиняется действию закона информированности-упорядоченности. Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т.д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния).

ФОРМУЛИРОВКА ЗАКОНА ИНФОРМИРОВАННОСТИ-УПОРЯДОЧЕННОСТИ И ВАРИАНТЫ ЕГО РЕАЛИЗАЦИИ

Формулировка закона: Каждая система (социальная или биологическая) стремится получить как можно больше достоверной, ценной и насыщенной информации о внутренней и внешней среде для устойчивого функционирования (самосохранения)». Математическая интерпретация закона имеет следующий вид:

где Vi, Di, Ci, Hi - соответственно уровни характеристик информации: объем, ценность, достоверность и насыщенность в i-ой области (финансы, экономика, персонал и т.д.).

Каждая из приведенных формул обозначает стремление получить информацию с максимальными средними значениями соответствующих характеристик. Так, первая формула вынуждает руководителей собирать максимальное количество информации в каждом направлении деятельности, вторая « наиболее достоверную информацию; третья - наиболее ценную и четвертая - наиболее насыщенную информацию. Казалось бы, что все это на пользу делу. Однако, как будет показано в дальнейшем, руководитель оказывается заложником этого объективного закона и вопреки здравому смыслу будет тратить время и деньги на приобретение информации, большей частью ненужной. Рассмотрим три варианта реализации этого закона.

• Первый вариант. Руководитель и подчиненные не знают о законе информированности-упорядоченности.

Характер стихийного действия закона. Персонал, заботясь об устойчивом положении своей компании будет стараться собирать как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др., не всегда задумываясь об ее упорядоченности и объеме. lie

Обычно в компаниях хранится много рекламных листков, ксерокопий каких-либо «важных» сообщений, досье на какие-то лица или компании, текстовых файлов в компьютерах о предстоящих или прошедших событиях. Немалая часть этих данных является информационным «мусором». Ряд компаний тратит деньги на содержание явной или неявной службы информационной разведки для увеличения достоверности и ценности получаемой информации, так как конкуренты могут подбросить и ложную информацию. Иногда компании выходят на сомнительные источники якобы «очень ценной» информации, многие из этих источников носят криминальный характер.

Много информации собирается «на всякий случай». При этом руководителю кажется, что он тем самым создает для себя и своей компании зону безопасного предпринимательства, хотя на это может уйти много материальных и финансовых ресурсов. Так, некоторые венчурные компании США при стоимости разработок менее 10 тыс. долл. не тратят деньги на поиск информации о возможных аналогах, а сами создают новые проекты. Таким образом, в результате бессистемной, но естественной гонки за информацией компания может понести серьезные убытки.

• Второй вариант. Руководитель знает о законе, а его подчиненные нет.

Характер действия закона. Знания как правило реализуются в поступках. Таким образом, профессиональный руководитель заранее планирует использование тех или иных источников с заданными характеристиками информации. Обо всех этих источниках и самой информации подчиненные могут и не знать. Однако их будет беспокоить слабая, на их взгляд, информационная поддержка деятельности компании. Поэтому они будут стараться принести руководителю как можно больше информации о конкурентах, рынках сбыта и др. Руководителю придется тратить время на просмотр этой информации и отбор существенной, объяснять информатору каковы польза или вред его информации. Излишняя информационная активность персонала может вызвать подозрения у других компаний. Бывают случаи, когда очень ретивые работники решаются даже выкрасть в другой компании или в органе государственной власти информацию, являющуюся конфиденциальной. Несогласованность информационных процессов в данном варианте обычно приносит вред компании, хотя все хотели сделать как можно лучше. Этот вариант является самым тяжелым для руководителя, так как порядок и беспорядок редко уживаются.

• Третий вариант. Руководитель и подчиненные знают о законе информированности—упорядоченности.

Характер действия закона. Руководитель и подчиненные осведомлены о деталях выполняемого задания, используемых средствах и методах, источниках и характере необходимой информации. Заранее выбирают компании, предоставляющие надежную информацию общего либо локального характера, и подписывают с ними договоры. Каждой группе работников в рамках их полномочий и ответственности определяют источники необходимой информации и порядок информационного взаимодействия. При таком варианте дополнительная информация будет практически не нужна. Поэтому у персонала не будет возникать стремление к поиску каких-то новых данных. А если новая информация и появляется, то быстро оценивают, насколько она важна. В рамках третьего варианта руководители должны: * формировать для конкретного задания оптимальный набор требуемых характеристик информации;

• находить или создавать свои источники с требуемыми характеристиками информации;

• повышать квалификацию своих сотрудников;

• внедрять передовые информационные технологии. Третий вариант реализации закона дает наиболее благоприятный результат.