Лабораторна робота №2
Система управління базами даних Microsoft Access
(Запити. Звіт. Форма завантаження бази даних)
Теоретичні відомості
Запит — це об’єкт системи управління базами, призначений для відбору даних із
пов’язаних таблиць, які задовольняють заданим умовам.
Узагалі запит є одним з основних інструментів відбору та опрацювання даних у СУБД.
Саме за допомогою запитів можна легко знайти потрібні дані, виконати обчислення над полями таблиць, згрупувати записи, що мають однакові значення в окремих полях тощо.
Для створення нового запиту потрібно в головному вікні бази даних відкрити вкладинку
Запити, а потім вибрати режим створення запитів. У СУБД Access запити можна створювати в режимі конструктора або скористатися програмою-майстром. При виборі режиму конструктора відразу відкривається діалогове вікно Додавання таблиці, де надається перелік усіх існуючих таблиць бази даних. Щоб додати таблицю до запиту, потрібно вибрати таблицю серед переліку та натиснути кнопку Додати.
Для виходу з вікна Додавання таблиці слід натиснути кнопку Закрити. У результаті виконаних дій з’явиться вікно конструктора запитів із заголовком: Запит 1: запит на вибирання (рис. 1).
Рис.1 Вікно конструктора запитів
Вікно конструктора запитів розділене на дві частини. Верхня частина містить схему даних запиту, яка демонструє вибрані таблиці та зв’язки між ними. Нижня частина вікна — це бланк запиту, який потрібно заповнити.
Кожний стовпчик бланка стосується одного поля таблиці, на основі якої будується запит.
Рядок Поле містить імена полів, що використовуються в запиті. У другому рядкові вказується ім’я таблиці, з якої вибрано поле. Наступний рядок Сортування визначає вимоги до впорядкування даних для певного поля. У рядкові Виведення на екран зазначають ті поля, які мають відображатися в результаті виконання запиту. Рядки Умова відбору та або призначені для введення умов відбору записів.
Щоб включити поле до бланка запиту, слід перетягнути мишею потрібне поле із таблиці, що розташована у схемі даних запиту, до першого рядка бланка або двічі клацнути на потрібному полі лівою кнопкою миші. В обох випадках рядок Ім’я таблиці буде заповнено автоматично.
Усі поля будь-якої таблиці до бланка запиту можна помістити іншим способом: зі списку полів таблиці достатньо перетягнути зірочку в рядок Поле бланка запиту. Внаслідок цього у відповідному рядку з’явиться ім’я таблиці з позначкою *, (наприклад, Країни.*), що означатиме відображення усіх полів обраної таблиці.
Після
заповнення бланка для перегляду
результатів запиту його слід виконати,
натиснувши кнопку Запуск
панелі
інструментів.
При
необхідності запит можна зберегти,
виконавши пункт меню Файл
→
Зберегти
або
натиснувши кнопку
на панелі інструментів. При цьому слід
пам’ятати, що зберігається конструкція
запиту, а не результати його виконання.
Запит у режимі конструктора складається з двох частин – схеми
даних запита та бланку запита. Схема даних запита демонструє обрані таблиці та зв'язки між ними. Бланк запиту призначений для конструювання структури таблиці, що створюється в результаті запиту.
Типи запитів
Запит на вибірку
Використовується найчастіше.
Представлення даних у вигляді таблиці, яка використовує поля з однієї або декількох зв’язаних таблиць. При цьому можливі сортування, фільтрування, введення нових даних, обчислення виразів.
Наприклад. Маємо таблицю „Відомість на отримання стипендії”.
Потрібно вирахувати профспілкові внески – 1 відсоток від суми.
Для цього:
створимо запит, який дублює таблицю;
введемо додаткове поле в запиті, але замість вибору ідентифікатора поля наберемо формулу, користуючись назвою потрібного існуючого поля:
після натискування клавіші вводу у формулі автоматично буде виправлений синтаксис: Выражение1: [Сума]*0.01
при переході до режиму таблиці маємо:
Запит з параметром
Параметр запиту зазвичай визначається в рядкові Умова відбору. Для поля, за яким відбувається відбір записів, у рядкові Умова відбору записують текст-підказку у квадратних дужках. При виконанні запиту цей текст буде виведено в діалоговому вікні, а введене користувачем значення застосовано як критерій відбору.
При виконанні у додатковому діалоговому вікні пропонується ввести певні дані. Ці дані визначаються змінними, які додатково використовуються при конструюванні запиту.
Наприклад, можна не задавати відсоток профспілкових внесків константою, а записати формулу з використанням змінної р: Сума*р. Після введення цієї формули, вона буде замінена на Выражение1: [Сума]*[р]. При переході до режиму таблиці спочатку з’явиться діалогове вікно з проханням ввести значення р, після введення якого відкриється таблиця з обчисленим полем.
Перехресний запит
Використовують для представлення даних для аналізу у двох вимірах (аналогічно до Сводных таблиц у Microsoft Excel). Перехресний запит підраховує суму, середнє значення, кількість значень тощо, після чого результати групуються в таблиці за двома наборами даних, один з яких визначає заголовки рядків, а інший – стовпчиків.
Запити на зміни
Такий запит за одну дію змінює або переміщує декілька запитів.
Існує чотири види таких запитів:
На знищення запису – знищує групу записів однієї або декількох таблиць (при цьому знищується весь запис, а не окремі поля)
На оновлення запису – внесення змін у групу записів однієї або кількох таблиць.
На додавання записів – додає групу записів з однієї або кількох таблиць у кінець однієї або кількох таблиць
На створення таблиці – створює нову таблицю на основі всіх або частини даних з однієї або кількох таблиць.
Запити SQL (Structured Query Language)
Використовують мову запитів і вимагають написання коду програми
Крім того, можна легко створювати обчислюване поле в таблиці для підбиття підсумків по певних полях (аналогічно до Итоги в Microsoft Excel). Для цього слід скористатися груповою операцією:
Щоб з’явилося
поле Групповая
операция слід
вибрати знак суми
на панелі інструментів.
Для поля, за яким підбиваємо підсумки, залишаємо Группировка.
Для числового поля, яке будемо підсумовувати, вибираємо операцію.
У всіх інших полях рядок Групповая операция залишаємо пустим.
Результуючий запит може бути цікавим лише за наявності повторів у полі групування.