МІНІСТЕРСТВО АГРАРНОЇ ПОЛІТИКИ ТА ПРОДОВОЛЬСТВА УКРАЇНИ

УМАНСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ УНІВЕРСИТЕТ САДІВНИЦТВА

Факультет економіки та підприємництва

Кафедра економічної кібернетики та інформаційних систем

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ

ДО ВИКОНАННЯ ЛАБОРАТОРНИХ РОБІТ

з навчальної дисципліни

«ІНФОРМАТИКА ТА

ОБЧИСЛЮВАЛЬНА ТЕХНІКА »

для студентів денної форми навчання

освітньо-кваліфікаційного рівня «бакалавр»

напряму підготовки 6.090101 «Агрономія»

Умань-2012

ОСНОВИ РОБОТИ В ТЕКСТОВОМУ РЕДАКТОРІ MS WORD

ТЕОРЕТИЧНІ ВІДОМОСТІ

Текстовий процесор MS Word має широкі можливості форматування та редагування документів, великий арсенал сервісних функцій, які дозволяють створювати серійні документи, електронні бланки, електронні таблиці, структуровані документи, нескладні малюнки. Він входить в пакет прикладних програм Microsoft Office. На екрані користувач може побачити зображення документа максимально наближене до того, яким воно буде після друку на папері.

Запуск процесора MS WORD можна виконати одним із способів:

 послідовності команд кнопка ПУСК – ПРОГРАММЫ – MS OFFICE – MS WORD;

 клацання мишею на піктограмі текстового процесора MS Word панелі Office, якщо вона активна;

 послідовності команд Создать – Документ – Microsoft Word контекстного меню робочого столу;

 клацання мишею на піктограмі текстового процесора MS Word панелі швидкого запуску, якщо вона там розташована.

На екрані з’являється вікно процесора MS WORD із відкритим у ньому порожнім документом, якому за замовчуванням присвоюється ім’я Документ1. Одночасно завантажується службовий файл NORMAL.DOT, який є шаблоном файлу Пустой документ. У шаблоні визначені стандартні параметри документа у текстовому процесорі MS WORD – шрифти і розміри символів, ширина полів на сторінці та інше. Ці параметри можна змінити, але на практиці цим користуються рідко, рекомендується для цього створити та використовувати власний стиль.

При стандартних налагодженнях вікно MS WORD (рис. 1.1) включає:

Рис. 1.1. Вікно MS WORD

1 – заголовок вікна, аналогічний заголовку стандартного вікна ОС Windows;

2 – рядок меню або головне меню, яке містить перелік команд, що виконуються після клацання миші на їхньому імені або настиснення комбінації клавіш [Alt] та підкресленої літери в імені команди меню. У результаті виводиться список найбільш вживаних команд.

Панелі інструментів або піктографічне меню. За замовчуванням на екрані відображаються дві панелі інструментів – Стандартная (3) і Форматирование (4). Кнопки панелей інструментів дозволяють швидко виконувати команди без використання головного меню, оскільки вони дублюють їх. На панелі інструментів розташовані кнопки, які часто використовуються. У будь-який момент можна змінити зовнішній вигляд панелі інструментів, виконавши послідовність команд Сервис – Настройка – вкладка Команды. Управління відображенням панелей інструментів здійснюється за допомогою послідовності команд Вид – Панели инструментов. Панель відображається при встановленому прапорці, інакше її не видно.

5 – робоча область – поле, у якому відображається і редагується документ. Вона розташована у залежному вікні, яке має свої кнопки управління його розмірами. Зверху та зліва ця область може обмежуватися горизонтальною (6) та вертикальною лінійками (7) форматування. Використовуючи лінійки форматування та мишу, можна швидко встановити відступи абзаців, розмір поля сторінки, розміри колонок на сторінках та у таблиці, а також точки табуляції тексту. Вмикання/вимикання лінійок виконують командами Вид – Линейка. У режимі перегляду документа Обычный на екран виводиться тільки горизонтальна лінійка. Вертикальна лінійка виводиться в режимах розмітки або попереднього перегляду документа та при умові встановлення відповідного прапорця (Сервис – Параметры – вкладка Вид – група Параметры режима разметки и веб-документа).

Справа та знизу робоча область обмежується смугами прокрутки (9, 10). Ці смуги використовують для переміщення вмісту робочої області вікна за допомогою миші.

Над вертикальною смугою прокрутки знаходиться вішка (8), за допомогою якої вікно можна розбити на два, що дозволяє переглядати різні частини одного й того ж документа одночасно у одному вікні.

Конкретний вигляд робочої області залежить від режиму роботи редактора.

Нижче вертикальної смуги прокрутки розташовані кнопки переходу на попередню/наступну сторінку (11). Між ними розташована кнопка вибору об’єкта переходу (12).

Зліва від горизонтальної смуги прокрутки знаходяться кнопки перемикання режимів роботи текстового процесора (13).

14 – рядок стану. Вмикання/вимикання рядка стану здійснюють послідовністю команд Сервис – Параметры – вкладка Вид. У цьому рядку зліва направо вказується наступна інформація:

номер активної сторінки;

номер активної секції (розділу);

дріб, у якого чисельник – це номер активної сторінки, знаменник –загальна кількість сторінок документа;

відстань від верхнього краю аркуша до позиції курсора;

номер рядка, у якому розташований курсор;

позиція курсора від лівого краю абзаца;

сім кнопок, в яких знаходяться індикатори:

ЗАП (REC) – повідомлення про запис макроса;

ИСПР (TRK) – дає можливість автору документа побачити, у якому саме місці його документа інший користувач зробив зміни;

ВДЛ (EXT) – виділення тексту за допомогою клавіші [F8];

ЗАМ (OVR) – сигналізує, що при наборі тексту ввімкнено режим вставки;

індикатор, який вказує на мову, яка використовується;

кнопка перевірки правопису.

Розглянемо будову горизонтальної лінійки форматування (рис. 1.2):

Рис. 1.2. Горизонтальна лінійка форматування

1 – розмірна шкала в сантиметрах (одиниця вимірювання встановлюється послідовністю команд Сервис – Параметры – вкладка Общие – опція единицы измерения);

2 – межі закінчення друку документа, визначають розмір полів справа та зліва від тексту;

3, 4 – мітчики лівого відступу;

4 – мітчик відступу першого рядка абзацу;

5 – мітчик, який переміщає мітчики 3 та 4 одночасно (паралельне переміщення на однакову відстань);

6 – мітчик, що вказує на позицію табуляції та тип вирівнювання;

7 – мітчик правого абзацного відступу;

8 – кнопка табуляції.

За допомогою лінійок форматування можна отримувати інформацію про розміри абзацних відступів, полів сторінок, позиції табуляції, ширину та висоту комірок таблиці. Якщо при зміні параметрів за допомогою миші та лінійок форматування утримувати натиснутою клавішу [Alt], на екрані будуть з’являтися числові значення цих параметрів.

Зручність роботи із процесором MS WORD полягає в тому, що більшість команд можна виконати різними способами – за допомогою головного меню, кнопок панелей інструментів, комбінації клавіш, контекстного меню. Візьмемо за основу роботу з командами меню, іноді дублюючи їх елементами управління панелей інструментів або командами контекстного меню.

Основні режими відображення документа у Word У текстовому редакторі документ може відображатись на екрані монітора в одному з режимів:

Обычный – стандартний режим роботи з документом. Використовується для введення, редагування, форматування символів та абзаців документа. У цьому режимі форматування тексту відображається повністю, а розмітка сторінки – у спрощеному вигляді, що прискорює введення, редагування тексту та виконання інших операцій. У цьому режимі границі сторінок, колонтитули, фон, графічні об’єкти і малюнки, для яких не визначений стиль обтікання в тексті, не відображаються.

Web-документ. Використовується для створення веб-сторінок або документів, призначених для перегляду на екрані. Документ можна редагувати та переглядати в тому вигляді, у якому він буде відображатись в Інтернет браузері.

Разметка страницы – забезпечує посторінкове зображення документа на екрані в такому вигляді, як воно буде виглядати на папері після друку. Тільки в цьому режимі можна переглянути малюнки, ілюстрації, діаграми, колонтитули тощо. Цей режим потребує більше системних ресурсів.

Структура. У цьому режимі можна бачити структуру документа, переміщати, копіювати або реорганізовувати текст, перетягуючи тільки заголовки; документ можна звернути, виводячи тільки основні заголовки, або розвернути його, відображаючи заголовки і основний текст, автоматично створити зміст документа. У режимі структури межі сторінок, колонтитули, малюнки, фон не відображаються.

Перемикання режимів здійснюється за допомогою команд пункту меню Вид.

Вихід із середовища Word. Для завершення роботи з MS Word необхідно виконати команди Файл – Выход або натиснути на кнопці закриття вікна. Можна скористатись комбінацією клавіш [Alt]+[F4]. Якщо останні зміни не були збережені, то система формує запит на збереження документа. У разі натиснення на кнопку ДА – зміни зберігаються, НЕТ – зміни не зберігаються, ОТМЕНИТЬ – означає відмову від завершення роботи з редактором.

Документи створюються, як правило, в два етапи – це набір та редагування тексту, потім – форматування документа.

Створення нового документа здійснюється за допомогою послідовності команд Файл – Создать. У вікні області задач потрібно вибрати групу Создание – Новый документ або на панелі інструментів Стандартная натиснути кнопку Создать ( ).

Текст можна вводити одразу після запуску програми. До першого збереження набір тексту здійснюється в пустому вікні з іменем Документ1.

Якщо відомо як має виглядати документ, то відразу форматують перший абзац, тоді всі наступні абзаци будуть наслідувати його форматування.

Після створення документа його необхідно зберегти на диску (команди Файл – Сохранить как…). У діалоговому вікні що з’явилося, у полі Папка, розкривши список, необхідно вказати потрібну папку або їхню вкладеність, або створити папку за допомогою кнопки Создать папку панелі інструментів; у полі Имя файла – ввести ім’я файлу, що зберігається; у полі Тип файла вибрати потрібне або залишити варіант за замовчуванням (*.doc) і натиснути кнопку Сохранить. Ця послідовність команд використовується до тих документів, які щойно створені або якщо їх треба зберегти під іншим ім’ям. За замовчуванням всі документи зберігаються у внутрішньому форматі MS Word – *.doc. Для збереження на диску існуючого файлу після його редагування необхідно виконати команди Файл – Сохранить або на панелі інструментів Стандартная натиснути кнопку Сохранить ( ). Після закриття вікна Word редактор видасть запит на збереження документа. Крім того, можна встановити режим автозбереження (Сервис – Параметры – вкладка Сохранение – автосохранение каждые ...).

Відкрити існуючий файл можна одним із способів:

виконати команди Файл – Открыть або клацнути мишею на кнопці Открыть панелі інструментів Стандартная ( ). У діалоговому вікні, що відкрилось, необхідно вказати потрібну папку, активізувати ім’я файлу та, при необхідності, тип документа й клацнути на кнопці Открыть. Для одночасного відкриття декількох файлів їх виділяють, утримуючи у [CTRL] або [SHIFT] і потім натискують клавішу [Enter].

вибрати файл з переліку файлів пункту Файл головного меню;

скористатись послідовністю команд ОС Windows: Пуск – Документы.

створити ярлик на робочому столі для відкриття документа.

Під час роботи різні частини документа можна переглядати в одному вікні (Окно – Разделить або перетягнути мишею вішку над вертикальною смугою прокрутки). Команда Окно – Снять разделение відміняють цей режим роботи. Документ перед друком можна переглянути (Файл – Предварительный просмотр).

Послідовністю команд Вид – Масштаб або за допомогою кнопки Масштаб панелі інструментів Стандартная можна змінювати масштаб представлення документа на екрані.

Послідовність команд Сервис – Параметры дозволяє користувачеві налагодити роботу програми Word у відповідності до його потреб. Відповідне діалогове вікно містить 11 вкладок (рис. 1.3).

Рис. 1.3. Вікно налаштування параметрів MS Word

Відображення графіки, кодів полів, елементів вікна і символів, що не виводяться на друк (табуляторів, маркерів абзацу, пробілів і т.д.), залежить від установок на вкладці Вид.

На вкладці Общие можна змінити одиниці виміру, встановлені на лінійках форматування, визначити довжину списку імен документів, з якими працювали останнім часом, в пункті Файл меню.

Встановлення параметрів, що впливають на процес редагування виконується на вкладці Правка.

Word надає можливість використовувати документи, створені в інших додатках, і зберігати Word‑документи для роботи з іншими програмами. За допомогою вкладки Совместимость можна вказати спосіб представлення документів, створених в попередніх версіях Word або у інших текстових редакторах. Іноді при конвертації в формат Word документа, створеного в іншому текстовому

На вкладці Сохранение можна встановити режими автозбереження через певні проміжки часу та швидкого збереження, створення резервної копії.

Вкладка Расположение призначена для зміни прийнятого за замовчуванням місця розташування компонентів Word.

На вкладці Правописание встановлюються параметри перевірки правопису.

Вкладка Исправления визначає спосіб виділення змін, виконаних рецензентами.

На вкладці Печать можна встановити параметри друку документа (відновлення полів і зв’язків, друк приміток і т. д).

Робота з панелями інструментів

Відображення панелей інструментів здійснюється за допомогою послідовності команд Вид – Панели инструментов або вибору відповідної панелі інструментів у контекстному меню, викликаному у рядку головного меню.

Для налагодження роботи з панелями інструментів можна викликати діалогове вікно Настройка (команда головного меню Сервис – Настройка).

За допомогою кнопки Создать на вкладці Панели инструментов можна створити нову панель, на яку можна нанести кнопки найбільш уживаних команд. Можна винести необхідні кнопки на будь-яку панель інструментів. Для цього необхідно перейти на вкладку Команды. Потім активізувати необхідну категорію, підввести курсор миші до потрібної кнопки в правій частині цього вікна, і за допомогою лівої кнопки миші перетягнути кнопку на потрібну панель інструментів. Для вилучення кнопок із панелі інструментів потрібно активізувати вкладку Команды вікна Настройка й за допомогою лівої кнопки миші перемістити кнопку в це вікно. Кнопка Сброс на вкладці Панели инструментов дозволяє відновити набір кнопок стандартних панелей інструментів. Панель інструментів, створену користувачем, можна видалити за допомогою кнопки Удалить.

Введення та редагування тексту

Перед безпосереднім введенням тексту, корисно попередньо встановити деякі зручні для даного документа параметри форматування – це поля, орієнтація сторінки, розмір паперу. Наприклад, зручно відразу задати параметри сторінки, виконавши послідовність команд Файл – Параметры страницы. Введення тексту починають із місця розташування курсора.

Перемикання алфавіту здійснюють за допомогою індикатора розкладки клавіатури, розташованого на Панелі задач, або комбінації клавіш [Shift]+[Ctrl] чи [Shift]+[Alt] (в залежності від встановлених налагоджень).

При наборі тексту рекомендується дотримуватись таких правил:

 ставити пробіл лише між словами;

забороняється натискувати клавішу [Enter] в кінці кожного рядка. WORD передбачає автоматичний перехід на новий рядок, як тільки досягається кінець області друку;

 використовувати для переходу на новий абзац або для створення пустого рядка клавішу [Enter]. Абзацом у текстовому редакторові вважається будь-яка кількість символів, які закінчуються символом абзацу ¶. Його можна зробити видимим, якщо натиснути на кнопці Непечатаемые символы панелі інструментів Стандартная;

 використовувати комбінацію клавіш [Shift]+[Enter] для переходу на новий рядок в межах абзацу. У цьому випадку рядок розривається, не досягнувши кінця області друку, але новий абзац не створюється;

 використовувати для введення слів, які логічно повинні розташовуватись у одному рядку нерозривнй пробіл. При цьому слова, які розділяються таким пробілом, візуально виглядають як окремі слова, але з рядка у рядок переносяться як одне слово (комбінація клавіш [Ctrl]+[Shift]+[Пробіл]);

 використовувати для створення нерозривного дефісу комбінацію клавіш [Ctrl]+[Shift]+[-];

 розставляти м’які переноси в словах лише після остаточного форматування, використовуючи послідовність команд:– Сервис – Параметры – вкладка Вид – група Знаки форматирования – мягкие переносы;

 вирівнювати текст по ширині, якщо не використовуються м’які переноси;

 фіксувати включення клавіші [Caps Lock] для введення тексту прописними буквами;

 використовувати для введення прописної букви комбінацію клавіш [Shift]+ клавіша необхідної букви при виключеній клавіші [Caps Lock];

 використовувати для зміни регістра набраного тексту послідовність команд Формат – Регистр або комбінацію клавіш [Shift]+[F3], вибиравши один із необхідних варіантів:

Как в предложениях

все строчные

ВСЕ ПРОПИСНЫЕ

Начинать с Прописных

иЗменить РЕГИСТР

 переключати клавішею [Insert] режими введення та редагування тексту: режим вставки та режим заміни. У режимі вставки текст, що знаходиться праворуч від символів, які вводяться, зсувається вправо. У режимі заміни символи, що вводяться, заміняють символи, розташовані праворуч від них (включений індикатор ЗАМ);

 використовувати для видалення фрагментів тексту, графічних об’єктів, а також символів клавіші [Delete] і [Backspace]. Клавіша [Delete] видаляє символи, розташовані після курсора, [Backspace] – перед курсором;

 використовувати для вилучення слів комбінацію клавіш [Ctrl]+[Backspace] (вилучається слово розташоване ліворуч від курсора) або [Ctrl]+[Del] (вилучається слово знаходиться праворуч від курсора);

 використовувати клавішу [Таb] для переходу на наступну позицію табуляції. Найчастіше нею користуються при роботі з таблицями;

 використовувати для об’єднання двох рядків у один клавішу [Delete], якщо курсор розташований у кінці першого рядка, або клавішу [Backspace], розмістивши курсор на початку другого рядка;

 встановити при поділі одного рядка на два курсор після останнього слова, яке буде відноситися до першого рядка, і натисути клавішу [Enter];

 здійснювати пошук необхідного слова або словосполучення за допомогою послідовності команд Правка – Найти;

 виконувати заміну слова або словосполучення за допомогою послідовності команд Правка – Заменить;

змінювати форматування окремих слів або словосполучень по тексту за допомогою послідовності команд Правка – Заменить – кнопка Больше – кнопка Формат;

 вставляти у текст символи, відсутні на клавіатурі, використовуючи послідовність команд Вставка – Символ У діалоговому вікні, що з’явилось, вибрати необхідний шрифт, символ і натиснути кнопку Вставить;

 використовувати при наборі тексту українською мовою символи ї, і, є українського алфавіту, яким відповідають клавіші із символами ъ, ы, э російського алфавіту, відповідно, та символи Ґ – комбінація клавіш [Alt]+[0,6,5] , ґ – [Alt]+[0,1,8,0];

 використовувати для набору апострофу на українському алфавіті комбінацію клавіш: ліва клавіша [Alt]+[3, 9]. Цифри набираються на малій цифровій клавіатурі;

 встановлювати тире комбінацією клавіш [Ctrl]+[сірий мінус] (на малій цифровій клавіатурі);

 встановлювати довге тире комбінацією клавіш [Ctrl]+[Shift]+[сірий мінус] (на малій цифровій клавіатурі);

 використовувати правила виконання операцій над фрагментами тексту (копіювання, переміщення, видалення);

 відключити в загальних установках, які впливають на редагування (Сервис –Параметры – вкладка Правка) опцію Заменять выделенный фрагмент при вводе для уникнення випадкового знищення виділеного фрагменту тексту, активізувати опції Учитывать пробелы при вырезании и вставке, Автоматически выделять слова, Использовать перетаскивание слова.

 створювати та використовувати елементи автотексту при введенні однакових фрагментів тексту – це може бути текст, малюнок, таблиця, формула й т.п.

Алгоритм створення автотексту. Виділити у тексті слово або словосполучення, яке часто повторюється.

Виконати послідовність команд Вставка – Автотекст – Создать або натиснути комбінацію клавіш [Alt]+[F3].

Знищити текст у полі Имя элемента автотекста діалогового вікна.

Ввести скорочене ім’я автотексту на мові, яка переважає у тексті, на нижньому регістрі.

Натиснути кнопку Добавить.

Використання автотексту

Помістити курсор у місце вставки автотексту.

Набрати необхідне скорочення.

Натиснути функціональну клавішу [F3].

Знищення автотексту

Виконати послідовність команд Вставка – Автотекст – Автотекст.

Виділити ім’я автотексту, яке необхідно видалити.

Натиснути кнопку Удалить.

Натиснути кнопку ОК.

Дотримання вказаних правил дозволить вам зекономити час при наборі та форматуванні тексту.

Переміщення по тексту можна виконувати за допомогою миші, смуг прокрутки, а також за допомогою клавіатури (табл. 1.1).

Перехід до будь-якого об’єкта тексту документа (сторінки, розділу, рядка, закладки, примітки) можна виконати за допомогою послідовності команд Правка – Перейти або натисканням на функціональну клавішу [F5].

Таблиця 1.1.