Практическая работа №6. Автоматическая рассылка писем
НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«МОСКОВСКАЯ ФИНАНСОВО-ПРОМЫШЛЕННАЯ АКАДЕМИЯ»
(ОМФ НОУ «МФПА»)
Практическая работа №6
По дисциплине «информатика»
По теме
Автоматическая рассылка писем в ms Word
Преподаватели:
Ярош А.В.
Кан И.Е.
Омск 2010
Используя методические указания (Приложение 1), создайте для автоматической рассылки в MS Word:
Задание1. конверты
Задание2. письма
Приложение 1.
Общие сведения
Автоматическая рассылка очень полезна в случаях, когда вам, например, нужно разослать сразу нескольким персонам письма одинакового содержания, но с некоторыми отличающимися данными (это может быть имя получателя, назначенное время, дата и многое другое).
Чтобы не писать несколько одинаковых писем и не исправлять вручную каждый раз имя получателя, адрес и другие индивидуальные данные, используется функция автоматической рассылки.
Данная функция использует список получателей и основной документ (содержащий текст, одинаковый для всех получателей). Автоматическая рассылка получается путем слияния этих двух документов.
Список получателей (слева) и основной документ (справа)
В качестве списка получателей может выступать любой файл, в котором сведения о получателях упорядочены в виде столбцов и строк. Такой файл можно создать с помощью самых различных программ, например Excel, Access или Outlook.
Структура списка получателей
Каждому столбцу в списке соответствует тот или иной тип сведений, и каждый из них имеет свой заголовок. Например, в списке ваших друзей могут быть столбцы "Имя", "Фамилия", "Адрес" и т.д.
Каждая строка списка представляет собой полный набор сведений о получателе. Например, в списке друзей каждая строка содержит все сведения об одном друге: его имя, фамилию, адрес и т. п.
Именно из этих столбцов и строк во время слияния в документы вставляются уникальные сведения о получателях.
К этому списку подключается основной документ, содержащий одинаковый для всех писем текст, после чего в основной документ можно добавить в качестве заполнителя (поля) заголовок любого столбца из списка получателей.
Поле – это набор кодов, в результате выполнения которых нужные сведения автоматически вставляются в документ.
В массовых рассылках такие поля называют полями слияния; они представляют собой поля-заполнители для уникальных сведений, которые подставляются непосредственно из списка получателей. Например, на рисунке показано добавление полей слияния для сведений, которые хранятся в столбцах "Адрес" и "Имя" списка получателей. В результате слияния для каждого получателя будет составлен готовый документ, содержащий сведения из записей в отдельной строке списка получателей.
Поля слияния заключаются в угловые кавычки (<< >>)
Некоторые поля слияния на самом деле составляются из других полей. Например, поле "Блок адреса" – это сочетание имени, фамилии, названия улицы, номера дома, названия города и почтового индекса.
Итак, создадим письма для массовой рассылки пригласительных на некое мероприятие для всех ваших друзей. Для этого вы можете использовать мастер слияния.