Види печаток та їх особливості
Печатку ставлять на документах, що потребують особливого посвідчення їх істинності (юридичної сили). Печатки бувають гербові і прості (без зображення Державного гербу України). Застосування печаток для посвідчення документів діючими нормативними актами повною мірою не регламентовано. Гербову печатку ставлять на документах, що фіксують факти витрати коштів і матеріальних цінностей; що посвідчують права посадових осіб; на статутах, положеннях, дорученнях, договорах, свідоцтвах та інших документах, наявність відбитку печатки на яких передбачається відповідними правовими актами. Прості печатки можуть мати різну форму: круглу, квадратну, трикутну, їх ставлять на копіях документів, які виходять за межі організації, розмножених примірниках розпорядчих документів при розсиланні їх, довідках з місця роботи та ін.
Перелік інших документів, на яких ставлять печатку, визначає установа на основі діючих нормативних актів. Якщо документ або його копію засвідчують печаткою, то її ставлять перед підписом так, щоб її відбиток захоплював частину назви посади особи, що підписала документ.
Довідка та особливості її оформлення
Довідки бувають службового і особистого характеру. Довідку службового характеру складають за запитом або вказівкою вищестоящої організації або посадової особи. Довідку, яку направляють посадовій особі у межах установи, підписує особа, що підготувала її, вищій організації - керівник установи.
Дату або період часу, до яких належать відомості, висвітлені у довідці, включають у заголовок тексту або розміщують перед текстом довідки: “За станом на 16.03.2003” або “За період з 26.01.2003 по 06.04.2003”.
Довідка може мати кілька розділів, бути у вигляді таблиці, пояснення і посилання. У разі потреби її засвідчують печаткою.
Довідку, яку направляють за межі установи, оформлюють на бланку. При цьому вона має такі реквізити: назву виду документа, коди, адресат, дату, місце складання, заголовок до тексту, текст, підпис. Внутрішню довідку оформлюють на бланках або чистих аркушах паперу.
Довідки особистого характеру оформлюють на бланках з такими реквізитами: назва виду документа, індекс, дата, текст, підпис, печатка. У тексті або реквізиті “Адресат” вказують назву установи, куди подають довідку. Текст довідки доцільно починати із зазначення у називному відмінку прізвища, ім’я та по батькові особи, про яку подають відомості. Не рекомендується використовувати архаїчні звороти, такі як: “Видано справжню”, “Дійсно мешкає”, “Дійсно працює”.
Оскільки текст довідки особистого характеру, як правило, типовий, використовують трафаретні бланки, виготовлені друкарським способом, де від руки заповнюють тільки окремі частини реквізитів.
Вказівка як форма управлінського документу
Вказівка - правовий акт, виданий органом державного управління, адміністрацією підприємства або об’єднання здебільшого з питань методичного характеру, а також пов’язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів цього органу і вищестоящих органів управління.
При оформленні вказівки слід використовувати ті самі рекомендації, що і при оформленні наказу, замінивши слово “НАКАЗУЮ” на “ПРОПОНУЮ”.
Вказівка замінює такі документи, як циркуляри і циркулярні листи, директивні і методичні листи, у деяких випадках - розпорядження.