2.Инвентаризация и ее место в первичном учете.

Достоверность учетной информации обеспечивается проведением инвентаризации. В соответствии со статьей 12.1 Закон Российской Федерации «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996года № 129-Ф3 «для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка».

Инвентаризация позволяет проверить, все ли хозяйственные операции оформлены в документах и отражены в системе бухгалтерского учета, а так же внести необходимые уточнения и исправления. Она имеет большое значение для правильного определения затрат на производство продукции, выполненных работ и оказанных услуг, для сокращения потерь товарно-материальных ценностей, предупреждения хищений имущества и т.п.

Порядок организации и проведения и инвентаризации определен Законом РФ "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ, Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерс­кой отчетности в Российской Федерации (приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 года N 34н) и Методическими указаниями по инвентариза­ции имущества и финансовых обязательств (приказ Минфина РФ от 13 июня 1995 года N 49).

Что же понимается под инвентаризацией?

Инвентаризация - это проверка и документальное подтверждение наличия и состояния материальных и других ценностей, иного иму­щества организации, расчетов и обязательств, а также оценка стои­мости имущества.

Инвентаризации подлежит все имущество независимо от его мес­тонахождения и все виды финансовых обязательств. При этом следует иметь в виду, что под имуществом понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные за­пасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами - кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.

Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество не учтенное по каким – либо причинам.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально – ответственному лицу.

Основными целями инвентаризации являются: выявление факти­ческого наличия имущества; сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета; проверка полноты отра­жения в учете обязательств.

Инвентаризация в зависимости от полноты охвата проверкой имущества может быть полной и частичной (выборочной), а в зависи­мости от основания проведения - плановой и внеплановой.

При полной инвентаризации проверке подлежат все виды иму­щества. Проводится она обязательно в конце года перед составлени­ем годового отчета. При частичной (выборочной) инвентаризации проверке подвергается один или несколько видов имущества в опре­деленных местах хранения.

В соответствии с пунктом 26 Положения по ведению бухгалтерс­кого учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации ко­личество инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, пе­речень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются организацией, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Все это находит свое отражение в пла­не организации бухгалтерского учета, разрабатываемого главным бухгалтером на каждый год, в разделе "План инвентаризации". План является секретным и хранится в несгораемом шкафу или сейфе.

Внеплановые инвентаризации организуются и проводятся по мере необходимости, в основном, внезапно.

Статьей 12 Закона Российской Федерации «О бухгалтерской учете» и другими нормативными документами определено, что инвентаризации в обязательном порядке проводятся:

• при передаче имущества в аренду, выкупе продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при смене материально ответственных лиц;

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при реорганизации и ликвидации организации;

• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизи­онной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на ревизионную комиссию.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представите­ли администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). Кроме того, в состав комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организа­ций.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвента­ризационных комиссий утверждается руководителем организации в приказе, постановлении или распоряжении.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении ин­вентаризации служит основанием для признания результатов инвента­ризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «....» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным ценам.

Материально-ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственных лиц. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерой тарой).

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учетных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации ( в дальнейшем в лекции эти документы именуются описями) не менее чем в двух экземплярах. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывается в описи по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. При этом на каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.).

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, поэтому на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Кроме того, на этих же страницах описи делаются отметки о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку.

Исправление допущенных ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставление над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответс­твенные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии ка­ких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально-ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Для определения результатов инвентаризации бухгалтерия сос­тавляет сличительные ведомости по имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхож­дения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей. Инвентаризационная комиссия при выяв­лении расхождений должна затребовать письменные объяснения мате­риально-ответственных лиц. На основании этих объяснений комиссия

устанавливает характер недостач, потерь, порчи, излишков и опре­деляет порядок регулирования разниц.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Данные результатов, проведенных в отчетном году инвентариза­ций, обобщаются в ведомости результатов инвентаризации, в которой в подлежащем (по строкам) перечисляются виды или группы имущест­ва, а в сказуемом (в графах) - результаты инвентаризации, то есть недостачи, излишки, порча имущества и т.д.

Результаты инвентаризации могут быть различными. В одном случае фактическое наличие материальных ценностей будет соответс­твовать учетным данным, в другом - может быть излишне, а в треть­ем - может быть установлена недостача. Результаты должны быть от­ражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - годовом бухгалтерс­ком отчете.

Если фактическое наличие имущества соответствует учетным данным, то в учетных документах никаких записей не делается. При выявлении расхождений в соответствии со статьей 12.3 Федерального закона «О бухгалтерском учете» и пунктом 28 Положения по ведению бухгалтерского учета … иму­щество, оказавшееся в излишке, подлежит оприходованию и зачисле­нию соответственно на финансовые результаты организации, а недос­тачи, порча списываются в расход с последующим отнесением сумм на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на финансовые результаты организации. Недостача имущества в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства. Рассмотрим отражение расхождений в учете на примерах.

Примеры.

1. Оприходованы материалы, выявленные при инвентаризации как излишек.

Дебет счета 10, кредит счета 91.

2. Выявлена недостача материалов.

Дебет счета 94, кредит счета 10.

3. Списана недостача:

- на виновных лиц

дебет счета 73/2, кредит счета 94;

- на суммы недостач в пределах норм естественной убыли

дебет счетов 08,25,26,29 и др., кредит счета 94;

- на суммы недостач сверх норм естественной убыли, когда нет виновных, отказано судом

дебет счета 91/2, кредит счета 94.

Вывод. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка. Для прове­дения инвентаризации в организации создается постоянно действую­щая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ созда­ются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии на предприятии ревизионной комиссии проведение инвента­ризации допускается возлагать на ревизионную комиссию.