Тема 3.Нац архівний офнд україни його структура та правові засади.

План:

1. Поняття арзівного фонду.

2. Структура національного арзівного фонду.

1. Нац арзівний офонд України- це сукупність документів незалежно від їхнього виду, місць створення та форми власності, що зберігаються на териорїї україни або на теритррїї іноземних держав (але підлягають поверненю на україну) та відображають історію доповнень та матеріального життя українського народу мають історико-культурну цінність, визнані таким спеціальною експертизою і зареєстровані по відповідномк порядку передбачені заокном україни про націоналний аржівний фонд та арзівні установи.

Націонаний арзівний офнд є складовою частиною відчізняною історіко-культурної спадщини багато аспектною сукупністю документів державних органів підприємств, організацїі фсх форм власності окреми громодян та їх обєднань що зберігаються в арзівних установах україни та приватних колекціях а також документ історико-культурної спадщини України що знаходиться з атериорією україни та документи іноземного походження які стосуються історії України незалежно від часу їх створення та засобів відтворення.

2. Стурктура національного арзівного фонду Украіни включає в себе 3 групи документів:

1) Документальні комплекси що утворилися в різні історичні періоди на територїї україни за вдяки діяльностті органів державної влади та місцевого самоврядування громадських і релегійних організаціях установ та підприємств всіх форм власності окреми осіб що зберігаються на територїі украіни мають наукову історико-культурну цінність видані такими відповідними експертизами та зереєстровані у відповідному порядку.

2) Документи іноземного позодження що утворилися за териорїєю Укрїаїни і за різних обставин опинидися на терилрїї України та стали невідємною частиною куль турно-історичної спадщини Українського народу.

3) Документи Україниського походження що утворилися за межами України як результат діяльності Українскої поліличної та трудової еміграції Українських військових, культурно-освітніх та наукових установ, громадських обєднань та окремих осіб йі передані у власність України чи її громодян в якості дарування адо в інший спосіб або зберігається за териорією України аде відповідно до міжнародних умов підлягають поверненю в Україну.

Отже національний архівний фонд можна визначити як (існує на умовниз визначеннь):

1) Національний арзівний фонд України-це нацональний дердавний фонд україни, організований на єдиних засадах які включає в себе всі докумети що на час прлоголощення незалежності України опинилися на її територїї повязані з Украною походженням або потрапили на україну законним шляхом відповідно до міжнародних угод і охоплюют не лише культурну спадщину України але і усіх народів що проживать на територїї України.

2) Наіональний арзівний фонд-це націоналтно арзівна спадщина українського народу яка охоплює всю сукупність арзівних документів Українського народу незалежно від часу і місця їх сворення виду і форми власності цих документів та їх терилріальної приналежності.

До структури національного архівного фонду України дивись минулу лекцію!!!!!!

Дддзз:архівозавства як наука.

Тема. Поняття експертизи цінності документів та її завдання.

Під експертизою цінностей документів розуміють визначені експертними архівними установами історико-культурного, наукового та практичного значення документів.

Основним завданнями експертизи цінності документів є:

1. Визначення по кожній установі складу документів що мають інформаційну цінність та підлягають постійному ( більше 10 років ) та тимчасовому ( до 10 років ) зберігання.

2. Визначення складу документів що відповідають профілю державного архіву.

3. Забезпечення повноти складу документів кожного фонду зокрема і архіву в цілому.

До документів постійного зберігання відносяться такі документи які відображають основні напрямки та підсумки діяльності установи що формують такі документи, а також її управлінську, контрольну, виробничу, наукову, навчальну, фінансову та інші функції.

До таких документів належать:

1. Накази за основної діяльності установи

2. Протоколи засідань колегіальних органів і виробничих нарад

3. Плани

4. Звіти

Документи довготривалого зберігання складають матеріали що необхідні для тривалого практичного використання. Серед таких документів можуть бути і такі документи які через 10 років будуть віднесені до постійного зберігання.

До таких документів можуть належати:

1. Особові справи і особові картки працівників підприємств.

2. Особові рахунки

3. Відомості про видачу заробітної плати

4. Списки працівників

Ці документи передбачають проведення експертизи через 75 років з наступним відібранням певної частини документів на постійне зберігання.

Принципи проведення експертизи та критерії цінності документів.

1. Принцип об’єктивності - передбачає оцінку документів з врахуванням їх змісту, юридичної сили документів, часу і місця його створення та його оригінальність.

2. Принцип історизму – передбачає вивчення подій, явищ, процесів відображених у документах в історичному розвитку з урахуванням умов і особливостей того періоду коли вони були виникненні.

3. Принцип всебічності – визначає цінність документів з точки зору будь якого споживача інформації.

4. Принцип комплексності – передбачає визначені цінності документів в групі тих документів складовою частиною яких він є.

Критерій цінності документів – це система науково обґрунтованих ознак ( походження, зміст, час, місце створення )на підставі яких практично визначається ступінь цінності документів.

Основним критерієм цінності документів є критерій цінності змісту документа.

Ще одним важливим критерієм цінності документів є ступінь збереженості документів, що дозволяє встановити повноту документального комплексу окремого фонду або групи однорідних документів.

Важливе значення має також критерій зовнішніх особливостей документів.

Організація експертизи цінності документів.

Стадії проведення експертизи цінності документів:

1. Попередня оцінка цінності документів шляхом визначення справ які будуть формуватися та встановлення для них строків зберігання. Ця стадія базується на детальному вивчені напрямів діяльності установи її функцій, організації документальної частини діловодства, а також складу документації.

2. Стадія експертизи на відомче зберігання. Ця стадія передбачає експертизу цінності документів які формуються у структурних підрозділах установи.

3. Експертизи цінності документів для державного зберігання. Ця стадія передбачає експертизи цінності документів які будуть зберігатися в державному національному архіві.

Кожна стадія експертизи передбачає проведення робіт в декілька етапів:

1. Підготовчий ( упорядник архіву зосереджує всі описи на документи постійного довготривалого зберігання із особового складу ). Весь зібраний матеріал ретельно вивчають та досліджують при необхідності з нього роблять виписки та нотатки.

2. Збирання документації. Він здійснюється за безпосередньою участю працівників діловодних та архівних служб в усіх без винятку структурних підрозділах установи. Метою цього етапу є забезпечення повноти матеріалів для їхньої експертизи.

3. Експертиза цінності документів.

4. Після оформлення справ та проведення експертизи цінності документів, складання описів справ на документи, постійного та довготривалого зберігання настає період оформлення актів на знищення документів. Як це передбачено основними правилами роботи архіву.

Переліки документів

Для полегшення експертизи цінності документів, всі документи які підлягають експертизі цінності поділяються на:

1. Міжвідомчі документи. Це документи для всіх органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій.

2. Відомчі документи. Це документи для кожного окремого структурного підрозділу міністерства чи відомства.

3. Конкретні документи. Це документи для кожної окремої установи.