Введение

Делопроизводство — создание документов, отражающих работу предприятия, учреждения, и организация работы с документами. Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В Российской Федерации существует единая государственная система документирования (ЕГСД). Она представляет собой научно обоснованный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства. Задачей ЕГСД является повышение эффективности делопроизводства, сокращение документооборота и упрощение работы с документами.

На сегодняшний день перед каждой организацией (предприятием, учреждением) может возникнуть проблема правильного оформления документации, поэтому необходимо следить за введением изменений и дополнений в нормативные правовые акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам. Как правило, делопроизводством на предприятии занимается отдельная служба, в функции которой входит создание документации в соответствии с принятыми стандартами.

1.Организация контроль за исполнением

С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартиза­ции документов, для того, чтобы выработать правила их составления и оформле­ния, формы и методы работы с ними, была произведена классификация докумен­тов по определенным признакам. ¹

По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделя­ются на:

• письменные (рукописные и печатные);

• технические — это обобщенное название документов, отражающих тех­

ническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологиче­скую.

Основная часть технических документов выполняется графическими при

емами (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;

• фоно, аудио, акустические документы — содержание которых пере­дано

посредством звукозаписи (звуковые файлы);

• кинодокументы — изобразительные документы, содержание которых фиксируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает

предметы и события в движении;

• фотодокументы — изобразительные документы, содержание которых передано фотографическим способом;

• аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуковую информацию.

По ценности содержания: научные, исторические, оперативные и т. д.

По назначению: для фиксации событий, для передачи информации, для выполнения основных задач.

По стадиям создания: ²

• черновик (предварительная редакция документа);

• беловик (чистовик);

• подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформ­ленный с учетом требований ГОСТа);

• копия документа — точное воспроизведение подлинника. Копии бы­вают факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все рекви­зиты

документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фо­токопия);

• отпуск — копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

• дубликат — копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или оригинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;

• выписка — копия официального документа, воспроизводящая какую-либо его часть, заверенную в установленном порядке;

• автограф — документ, написанный рукой автора.

По срокам хранения:

• документы постоянного (бессрочного) хранения (представляющие инте­

рес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, реше­

ния и др.);

• документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет), — личные дела, истории болезни, техническая документация и др.;

• некоторые документы имеют временные сроки хранения (до 10 лет).

По степени гласности: обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфи­денциально и др.).

По юридической силе: подлинные (действительные и недействительные), подложные.

По способу изложения материала: примерные, индивидуальные, типовые.

По роду деятельности: система банковской документации, система от­четностатистической документации, система внешнеторговой документации, сис­тема

организационно-распорядительной документации и др.

По форме: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

По происхождению: ³

• именные, или личные (удостоверяющие личность);

• служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности

и по личному составу).

По срокам изготовления: срочные, несрочные.

По наименованию: приказ, письмо, справка, акт и другие виды документов.

По степени сложности: простые (рассматривается один вопрос), сложные (несколько вопросов).

По месту составления: внутренние и внешние; внешние, в свою очередь, делятся на входящие и исходящие.

В области делопроизводства нет законодательного акта, содержащего систематизированный свод правил работы с управленческой документацией.

Каждая организация на основе Типовой инструкции разрабатывает свою, индивидуальную инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной для каждого работника.⁴