Тема 8. Начало работы с типовой конфигурацией и ведение учета

Основные вопросы:

1.Изучить настройку типовой конфигурации.

2.Вводить начальные остатки.

3.Раскрыть особенности работы со счетами.

4.Рассмотреть аналитический учет: типы субконта: «Перечисление», «Справочники», «Документы», количественный учет, валютный учет, заполнения справочников, способы ввода хозяйственных операций: ввод операций вручную, создание типовых операций, использование документов.

Настройка типовой операции

При нажатии кнопки [ Настройка ] или клавиши (F5) при просмотре списка типовых операций, программа выводит на экран запрос настройки данной типовой операции. В верхней части запроса выводятся поля для ввода следующих реквизитов:

• поле “Типовое содержание” позволяет задать текст, вставляемый в начало описания каждой проводки типовой операции. При вводе типовой операции пользователь может изменить этот текст;

• поле “Исходный файл формы” указывает файл, в котором хранится форма выходного документа;

• поле “Приоритет” позволяет задать приоритет проводок, порождаемых при вводе данной типовой операции (для всех проводок он устанавливается одним и тем же). При вводе типовой операции пользователь может изменить этот приоритет. Если значение приоритета остается неуказанным, то проводкам будет присвоен приоритет, указанный в запросе “Параметры журнала операций” (группа “Сервис” меню программы).

Ниже в запросе располагается описание проводок типовой операции. Описание каждой проводки в этом запросе занимает две строки. Графы запроса имеют следующее назначение:

• графа “№” содержит номер проводки, он может использоваться в формулах, задающих суммы проводок. Кроме того, номера проводок определяют последовательность их занесения в журнал операций при вводе типовой операции;

Задание проводок типовой операции

• в графе “.Дебет/Кредит* в первой строке записи находится код счета и субсчета дебета проводки, во второй строке — код счета и субсчета кредита проводки;

• в графе “Субконто Дебет/ Субконто Кредит” находятся значения субконто дебета (в первой строке) и кредита (во второй строке) проводки. Если значение субконто не задано, а по соответствующему счету (т.е. дебету или кредиту) проводки предусмотрен аналитический учет, то значение субконто запрашивается во время ввода проводки или копируется из предыдущей проводки (если оно там задано, см. ниже);

• графа “Комментарий/Формула” содержит две строки:

  • в первой строке находится описание проводки, оно уточняет описание операции, запрашиваемое при вводе типовой операции. Если в описании присутствует символ “#”, то после этого символа при вводе типовой операции надо будет указать номер выходного документа;

  • во второй строке находится формула, по которой рассчитывается сумма проводки.

• графа “№ Ж.” содержит номер журнала операций, присваиваемого проводке. Если данная графа не заполнена, то в проводку вносится номер журнала, указанный в запросе “Параметры журнала операций” (группа “Сервис” меню программы).

Корректировка списка проводок. Просмотр и корректировка списка проводок типовой операции выполняется почти так же, как обычно. Так, вставка строки в список осуществляется нажатием (Ins) или кнопки [ Нов. ] в нижней части списка, удаление — нажатием клавиши (Del) иди кнопки [ Уд. ], копирование строки — нажатием (F9) или кнопки [ Коп. ]. Особенности заполнения списка проводок таковы:

• для каждой проводки типовой операции обязательно следует указать номер, счета дебета и кредита проводки;

• номера проводок не должны повторяться;

• для тех счетов, по которым ведется аналитический учет, в полях “Субконто Дебет” и “Субконто Кредит” при настройке типовой операции будет проставлено наименование вида субконто. При редактировании этих полей для конкретной проводки можно установить один из трех вариантов ввода субконто:

• если не изменять автоматически установленное при указании счета дебета или кредита наименование вида субконто, то при вводе типовой операции в данном поле будет запрашиваться наименование субконто указанного вида. Однако, наименование субконто будет автоматически подставлено, если наименование субконто того же вида уже выбрано в предыдущих проводках данной типовой операции или если ввод типовой операции выполняется путем копирования из журнала операций проводки, содержащей субконто указанного вида;

• если ввести в данное поле знак “?” (после ввода он будет стоять справа от наименования вида субконто), то при вводе типовой операции значение субконто в данной проводке будет запрашиваться обязательно;

• если установить в данном поле конкретное субконто, то при вводе типовой операции автоматически будет установлено данное субконто. Разумеется, при необходимости это значение субконто можно изменить.

• если формула не задана, то сумма проводки запрашивается при вводе типовой операции.

Замечание. Если Вы выбрали в поле “Субконто Дебет” или “Субконто Кредит” наименование конкретного субконто, а потом захотели указать там символ “?”, войдите в режим редактирования этого поля и нажмите клавишу (End).

Для того чтобы удалить знак “?” из этого поля. следует также войти в режим редактирования этого поля и нажать клавишу (Del).

Заполнение графы “Формула”. При заполнении графы “Формула” Вы можете указать следующие варианты.

1. Оставить графу пустой. В этом случае при использовании типовой операции в графу “Сумма” данной проводки будет автоматически заноситься сумма операции. При необходимости значение суммы данной проводки можно будет изменить при вводе типовой операции.

2. Ввести в графу “Формула” символ “?”. В этом случае при использовании типовой операции будет выполняться запрос суммы данной проводки.

3. Ввести в данную графу формулу, вычисляющую сумму проводки. При использовании типовой операции сумма проводки будут автоматически вычисляться по данной формуле. При необходимости, впрочем, значение суммы данной проводки можно будет изменить при вводе типовой операции.

4. Ввести в данную графу формулу и поставить в конце формулы символ “?”. В этом случае сумма проводки будет автоматически вычислена по формуле, но после этого будет выполнен запрос для подтверждения или корректировки суммы.

Описание формул вычисления суммы проводок дано в п. 6.6.

Выход из запроса. Закончив редактирование реквизитов типовой операции. Вы можете:

• нажав кнопку [ Форма ] или клавишу (F5), просматривать и редактировать форму (шаблон) документа, печатаемого после ввода данной типовой операции. Правила задания форм документов изложены в п. 6.8. Данная возможность доступна, только если в запросе реквизитов типовой операции заполнена графа “Исходный файл формы”;

• нажав кнопку [ Закрыть ] или комбинацию клавиш (Ctrl)(F4), закрыть запрос реквизитов типовой операции.

Чтобы начать применять “1С:Бухгалтерию” для уже действующего предприятия, необходимо не только установить используемые план счетов, справочники аналитического учета, константы программы и т.д, но и ввести остатки по всем счетам (входящие сальдо) на начало того периода, с которого Вы собираетесь применять программу (т.е. вводить проводки в журнал операций).

Предварительные действия. Перед тем, как приступить к вводу начальных остатков (входящих сальдо), надо выполнить следующие действия.

1. Определить используемый план счетов. Следует указать, по каким счетам ведется валютный учет.

2. Задать наименования видов субконто (справочников аналитического учета).

3. Задать ведение аналитического учета. Для этого надо указать в плане счетов, по каким счетам и субсчетам должен вестись аналитический (в том числе количественный) учет. Для активно-пассивных счетов ведение аналитического учета необходимо, так как иначе программа не будет иметь данных для расчета развернутого сальдо и не сможет правильно сформировать баланс и отчетность.

4. Определить дату входящих остатков. Если Вы начинаете работать с программой не с первого квартала года, решите, какие остатки будете вводить:

   • остатки на начало года;

   • остатки на начало квартала;

   • остатки на начало месяца.

Первый вариант позволит получать уже в этом году баланс с остатками на начало года, но требует ввода всех проводок (или хотя бы сводных проводок) за предыдущие кварталы года.

5. Установить рабочий период. При вводе остатков на начало квартала следует установить рабочим периодом предыдущий квартал, при вводе остатков на начало года — последний квартал предыдущего года. Для установки рабочего периода выберите в группе “Отчетность” главного меню пункт “Расчет итогов”, подведите курсор к параметру “Рабочий период” и установите нужный рабочий квартал и год.

6. Установить рабочую дату (дату, которая будет предлагаться по умолчанию во вновь вводимых проводках). Рабочей датой можно выбрать последний день рабочего периода. Для задания рабочей даты выберите пункт “Общие параметры” группы “Сервис” главного меню.

7. Установить интервал видимости операций. Для установки интервала видимости операций войдите в режим “Интервал операций” группы “Операции” главного меню. Ввод остатков. Для ввода начальных остатков перейдите в режим “Журнал операций” группы “Операции” главного меню. Если список операций пуст, программа сразу же перейдет в режим ввода новой проводки. Последующие проводки можно вставлять, нажимая клавишу [Ins]. Чтобы ввести дебетовый остаток по счету или субсчету, укажите код этого счета или субсчета в графе “Дебет” вводимой проводки, а в графу “Кредит” занесите код “00”. Для ввода кредитового остатка код “00” занесите в графу “Дебет”, а в графу “Кредит” — код счета или субсчета, по которому вводите остаток.

При вводе проводок по счетам (субсчетам), по которым ведется аналитический учет, программа будет предлагать соответствующий список объектов аналитического учета, и Вы должны будете выбрать клавишами или мышью тот объект, по которому вводится остаток. При вводе проводок по счетам или субсчетам, по которым ведется количественный учет, программа будет запрашивать количество (натуральное выражение остатка) перед вводом суммы проводки (денежного выражения остатка).

Для счетов и субсчетов, по которым ведется валютный учет, программа будет дополнительно запрашивать валюту проводки и сумму в валюте.

Проверка правильности ввода остатков. После того, как все остатки введены, просмотрите оборотно-сальдовую ведомость (пункт “Оборотно-сальдовая ведомость” группы “Отчетность” меню программы).

Если остатки введены правильно, остаток на конец периода по счету 00 должен быть нулевым, то есть суммы дебетовых и кредитовых оборотов по этому счету должны равняться между собой. Кроме того, желательно сверить остатки по счетам и субсчетам в выведенной ведомости с имеющимися у Вас фактическими данными.

По тем счетам и субсчетам, по которым ведется аналитический учет, следует проверить также и распределение остатков по счету по объектам аналитического учета. Для этого можно использовать документ “Оборотно-сальдовая ведомость по счету” (она вызывается с помощью одноименного пункта группы “Отчетность” меню программы). Выведенные в ведомости данные следует сверить с имеющимися у Вас фактическими данными об остатках по объектам аналитического учета.

Переход к следующему кварталу. Убедившись в правильности введенных остатков (начальных сальдо), следует установить в качестве квартала для расчета итогов следующий квартал (это делается в запросе “Расчет итогов” группы “Отчетность” меню программы,).

Ввод проводок предыдущих месяцев. Если Вы хотите начать обычную работу с программой (ввод всех данных о хозяйственных операциях) начиная не с той даты, на которую введены входящие сальдо, а с более поздней, необходимо ввести в программу сводные проводки за период между этими датами. При небольшом количестве проводок можно, разумеется, ввести все проводки за этот период полностью, но обычно это нецелесообразно. Те же самые результаты получатся, если при вводе объединять (суммировать) те проводки, которые:

• относятся к одному и тому же учетному периоду (месяцу или кварталу);

• имеют одну и ту же корреспонденцию счетов (т.е. одни и те же коды счета и субсчета по дебету и по кредиту);

• относятся к одному и тому же объекту аналитического учета (субконто) по дебету проводки, если по счету (субсчету) дебета проводки ведется аналитический учет;

• относятся к одному и тому же объекту аналитического учета (субконто) по кредиту проводки, если по счету (субсчету) кредита проводки ведется аналитический учет;

• выражены в одной и той же валюте.

Для ввода сводных проводок за каждый месяц или квартал установите соответствующие рабочий период, рабочую дату и интервал видимости операций (подпункте “Предварительные действия” выше). Введя проводки, проверьте их правильность с помощью оборотно-сальдовой ведомости, как это описано выше. Дополнительный контроль правильности проводок можно осуществить с помощью шахматки (пункт “Шахматка” группы “Отчетность” главного меню). Убедившись в правильности введенных сводных проводок, перейдите к следующему рабочему кварталу. Так следует обработать все месяцы или кварталы от даты входящих сальдо до даты начала регулярной работы с программой. Заметим, что для более точного исчисления некоторых налогов (например, налога на имущество), сводные проводки лучше вводить по месяцам, а не по кварталам.

Вопросы для самоконтроля

1. Конфигуратор программы «1С: Бухгалтерия», версии (8.2).

2. Классификация программных продуктов по автоматизации бухгалтерского учета.

Рекомендуемая литература:

1. Е.Ф. Васючков 1С: Предприятия 7.7, 8.0 Бухгалтерскии учет для Казахстана 2007г.

2. Л.К. Скобликова 1С: Предприятия 8.0 2011г.

3. Чистов Д.В. Хозяйственные операции в компьютерной бухгалтерии 7.7

М. 2002г.