3.5.2 Документирование сэм и управление документацией

Документация имеет большое значение в любой системе управления, в том числе управления охраной окружающей среды. Система является достаточно формализованной и контролепригодной лишь в том случае, если она полностью документирована. При полной документированности системы управления каждое заинтересованное лицо может убедиться в целесообразности проводимого мероприятия и таким образом создается атмосфера доверия. Например, если произошел несчастный случай или возникла аварийная ситуация, то доказательства того, что со стороны служб отвечающих за безопасность, были приняты все предупредительные меры, могут быть официально представлены лишь в случае, если эти меры были задокументированы.

В соответствии с требованиями стандарта ГОСТ Р ИСО 14001-98 организация должна устанавливать состав информации по системе управления, актуализировать ее и хранить. В общем, виде информация (на бумажном или электронном носителе) должна описывать основные элементы системы управления охраной окружающей среды и их взаимодействия, а также обеспечивать ссылку на соответствующую документацию. Документирование системы управления охраной окружающей среды должно быть достаточным для описания основных элементов и их взаимодействия, а также для обеспечения получения подробной информации о работе отдельных элементов системы.

Документация системы экологического менеджмента должна включать:

1. экологическую политику, цели и задачи

2. описание области охвата системы экологического менеджмента

3. описание основных элементов системы экологического менеджмента и их взаимодействия, а также ссылки на связанные документы

4. документы, включая записи, предусмотренные требованиями настоящего Международного стандарта

5. документы, включая записи, определенные организацией как необходимые для обеспечения результативного планирования, деятельности и контроля процессов, связанных с ее значимыми экологическими аспектами.

Внедрение системы экологического менеджмента нередко воспринимается на первом этапе негативно именно потому, что система экологического менеджмента требует оформления многих процедур, написания политики, создания многих других документов. Однако это не «бюрократизация» деятельности. Документальное оформление системы экологического менеджмента, ее принципов, планов, требований и результатов, является одним из тех факторов, которые обеспечивают ее эффективность. Документация системы экологического менеджмента

1. способствует последовательному и однозначному пониманию принципов, ответственности и требований, целей и процедур в рамках системы экологического менеджмента

2. обеспечивает возможность анализа результативности организации (в частности, результативности менеджмента) и ее подтверждения

3. облегчает изменения, в том числе, пересмотр и последовательное улучшение, распространение подходов и обучение персонала

4. способствует стабильности процессов, а также унификации подходов управления в крупных компаниях.

Но ни стандарты системы экологического менеджмента, ни практика не требуют документального оформления всех процессов или данных, существующих в рамках системы экологического менеджмента. Минимально необходимая степень документирования системы определяется требованиями стандарта. Помимо этого, естественно, количество, характер и форма документов определяются практической необходимостью. В частности, нет необходимости документировать процедуры, оформление которых не требуется стандартом, если в любом случае обучение и практика организации обеспечивают единообразное их понимание и выполнение. Естественно, стандарты не предписывают также форму или способ хранения документации. Вообще же, при подготовке документов системы экологического менеджмента следует стремиться к краткости, четкой структуре, понятности документов.

Организация должна установить и поддерживать процедуры для контроля

всех документов, требуемых настоящим Международным стандартом, для обеспечения того, чтобы:

1. их можно было найти

2. они периодически анализировались, пересматривались по мере необходимости и утверждались на предмет их адекватности уполномоченным персоналом

3. текущие издания соответствующих документов были доступны во всех местах, где осуществляется деятельность, значимая для результативного функционирования системы экологического менеджмента

4. устаревшие документы сразу изымались из всех мест выпуска и использования; или каким-либо другим способом предотвращалось их непреднамеренное использование

5. любые устаревшие документы, оставленные для юридических целей и/или для сохранения сведений, были обозначены надлежащим образом

В системе экологического менеджмента можно выделить две группы документов. Первую группу составляют документы, входящие в систему (руководства по управлению охраной окружающей среды, методические материалы, стандарты предприятия, рабочие инструкции и нормативные документы на продукцию, и оказываемые услуги). Ко второй группе относятся документы по планированию и фактические данные по результатам проверок (результаты измерений, оценок и аудита, справочные данные по охране окружающей среды, программные материалы по охране окружающей среды и т.д.).

В руководствах должны быть описаны экологическая политика и система управления охраной окружающей среды, включая организационные правила и задачи, имеющие отношение к охране окружающей среды, мероприятия по управлению документацией и правила проведения внутренних проверок. Вместе с тем, стандарт не требует наличия общего руководства. Описание системы управления охраной окружающей среды может быть представлено в виде ряда документов: методических указаний, рабочих инструкций, инструкций по проведению проверок и т.д. Наиболее эффективной формой документирования процедур и ответственности по отдельным элементам экологического менеджмента являются стандарты предприятий, которые позволяют наиболее полно отражать в системе административного управления предприятия деятельность по охране окружающей среды. Методические материалы могут регулировать отдельные методы, относящиеся к охране окружающей среды, а рабочие инструкции – содержать требования, предъявляемые к рабочему месту и виду деятельности.

Кроме того, следует иметь документацию по охране окружающей среды, охватывающую всю информацию о выполнении необходимых мероприятий, деятельности предприятия в области охраны окружающей среды, возможностях субподрядчиков и заинтересованных сторон и т.д.

С практической точки зрения целесообразно иметь описание системы управления охраной окружающей среды, аналогичное описанию системы управления качеством. Если на предприятии уже действует система управления качеством, то имеет смысл объединить системы управления качеством и экологического менеджмента в общее руководство. При этом предприятию предоставляется право самому решать вопрос .создавать отдельное описание системы управления охраной окружающей среды или объединить его с руководством по управлению качеством.