Робоче завдання

Завдання 1

Створити простий звіт, що містить список співробітників підприємства з полями: Ідент код, Прізвище, Ім'я, По батькові, Тел. Згрупувати дані по першій букві прізвища. Обчислити кількість прізвищ в кожній групі.

Відкрити базу даних, створену на лабораторній роботі № 1.

Почати створення звіту в режимі Конструктор, для чого вибрати режим роботи Отчеты і клацнути пункт меню Создать. З'являється вікно Новый отчет, в якому вибрати пункт Конструктор, а в списку, що розкривається, з переліком таблиць і запитів вказати як джерело даних таблицю Співробітник. Натиснути .

На екрані відкриються такі вікна:

1) вікно звіту в режимі конструктора із заголовком Отчет1: отчет з областями Верхний колонтитул; Область данных; Нижний колонтитул;

2) панель елементів, що містить кнопки для створення елементів управління, які можна включити в звіт. Панель елементів можна закрити або вивести, клацнувши по кнопці (панель елементів) на панелі інструментів або виконавши команду Вид Þ Панель элементов;

3) список полів базової таблиці або запиту (список полів таблиці Співробітник). Список полів можна вивести або закрити, виконавши команду Вид Þ Список полей або клацнувши по кнопці (список полів) на панелі інструментів.

Додатково вивести вікно властивостей створюваного звіту, виконавши команду Вид Þ Свойства, або клацнувши по піктограмі (властивості).

Вид екрану приведений на рисунку 5.1.

Рисунок 5.1 – Необхідні вікна для створення звіту в режимі Конструктор

Встановити розміри звіту. Перемістити праву межу вікна створення звіту за допомогою покажчика миші так, щоб на верхній лінійці було число 18 (розмір звіту 18 см). Виконати Файл  Параметры страницы, при вибраній вкладці Страница встановити книжкову орієнтацію листа і розмір А4 (210х297); при вибраній вкладці Поля встановити розміри лівого і правого поля по 10 мм; при вибраній вкладці Столбцы встановити кількість стовпців 1, ширина стовпця 18 см, висота 3 см; натиснути .

Додати в бланк звіту області Заголовок отчета і Примечание отчета, для чого виконати Вид Þ Заголовок/Примечание отчета.

Перемістити з таблиці в Область данных список потрібних полів. У вікні таблиці Співробітник виділити в комбінації з клавішею Ctrl поля Ідент код, Прізвище, Ім'я, По батькові, Тел і відбуксирувати їх в Область данных. В Области данных з'являться зв'язані елементи управління, тобто елементи, пов'язані з полями таблиці Співробітник (зліва – підпис, справа – значення поля). Клацнути мишею на вільному просторі в області даних, щоб зняти виділення вставлених елементів управління.

Проглянути вміст звіту на даному етапі, вибравши Файл Þ Предварительный просмотр. У подальшому можна використовувати цю команду для того, щоб переглянути вміст звіту після внесення яких-небудь змін.

Перемістити заголовки стовпців в область Верхний колонтитул, для цього:

– виділити підписи елементів управління в Области данных, для чого при натиснутій клавіші Shift виконати клацання на кожному підписі (або обвести їх зліва направо лівою кнопкою миші);

– виконати команду Правка  Вырезать;

– активізувати Верхний колонтитул клацанням миші по заголовку і виконати команду Правка  Вставить.

Підписи будуть вставлені в область Верхнего колонтитула.

Розставити заголовки стовпців таким чином: підпис Ідент код перемістити в лівий верхній кут області. Решту підписів розставити так, щоб відстань між лівими межами підписів була рівна 3 см.

Виконати редагування і форматування заголовків стовпців. Для цього виділити всі підписи в рядку (помістити курсор миші зліва від рядка, щоб курсор прийняв форму стрілки, направленої вправо, і клацнути мишею), у вікні Свойства на вкладці Макет встановити такі значення: Ширина 3, Высота 1, Тип границы Сплошная, Размер шрифта 12. Для редагування підпису виділити елемент, клацнути мишею на підписі і внести потрібні зміни. При форматуванні можна використовувати піктограми панелі форматування, або команди меню Формат  Выровнять, Формат  Размер, або встановити відповідні властивості для даного елементу.

Зменшити розмір області Верхній колонтитул за розміром висоти заголовків стовпців + 0,5 см, перемістивши межу наступної області Область данных вгору.

Розмістити поля – значення поля в Области данных в рядок під заголовками відповідних стовпців. Зменшити розмір Области данных, перемістивши нижню межу області вгору. Вид звіту представлений на рисунку 5.2. Відформатувати кожне поле відповідно до рисунка 5.2.

Рисунок 5.2 – Приклад першої сторінки простого звіту

Проглянути вміст звіту на даному етапі, виконавши Файл  Предварительный просмотр. Внести зміни, якщо є невідповідності рисунку 5.2 або помилки.

Визначити поля, по яких проводитиметься угрупування і сортування даних (по першій букві прізвища).

Для сортування прізвищ по алфавіту клацнути по піктограмі Сортировка и группировка (сортування і угрупування) панелі інструментів або виконати Вид  Сортировка и группировка. Відкриється вікно Сортировка и группировка. В стовпці Поле/выражение (лівий стовпець) відкрити список полів і вибрати поле Прізвище, в стовпці Порядок сортировки встановити порядок сортування по возрастанию.

Виконати установку властивостей в області Свойства группы. Для Заголовок группы і Примечание группы встановити значення Да. При цьому у вікні звіту з'явиться додаткова область Заголовок группы перед Областью данных і Примечание группы “Прізвище” після Области данных. Для угрупування по першому символу встановити в рядку Группировка значення По первым знакам. В рядку Интервал встановити число початкових символів, по яких бажаємо утворювати групи, для угрупування по одному першому символу це значення дорівнює 1. В рядку Не разрывать встановити значення Вся группа. Закрити вікно Сортировка и группировка.

Вставити в область Заголовок группы бланка звіту відповідний текст (див. рис. 5.2). Виділити область Заголовок группы в бланку звіту клацанням на заголовку області. З вікна Список полей перетягнути поле Прізвище в бланк звіту в область Заголовок группы. Поле Прізвище є зв’язаним полем і складається з двох частин: зліва – підпис, справа – значення поля. Розташувати ліву частину поля в лівому верхньому кутку області, відступивши 0,25 см зліва, а праву частину поля розташувати на відстані 11 см від лівої межі області. В лівому полі набрати текст Група прізвищ, що починаються на букву і натиснути клавішу Enter. Встановити параметри форматування: Тип границы Отсутствует, Курсив Да, Размер шрифта 14. Потім виконати дії: Формат  Размер  По размеру данных. Змінити розміри правого поля, переміщуючи маркер правої межі вліво так, щоб було видно одну букву П і трошки наступну. У вікні Панель элементов клацнути по кнопці (лінія), перемістити курсор в область Заголовок группы під набраний текст і провести лінію, підкресливши обидва поля. Переглянути звіт, виконавши Файл  Предварительный просмотр.

Вставити необхідний текст в область Примечание группы бланка звіту. Створити елемент управління Поле. Для цього клацнути на Панели элементов по кнопці (поле), а потім в області Примечание группы. З'явиться елемент, який складається з двох частин. Розташувати праве і ліве поля елементу як в заголовку групи. В ліве поле елементу увести текст Кількість в групі. В праве поле елементу увести формулу =Count([Прізвище]). Провести відповідне форматування (як в заголовку групи).

Вставити малюнок в заголовок звіту, для чого клацнути на область Заголовок отчета і виконати команди Вставка  Объект. У вікні Тип объекта знайти та двічі клацнути Microsoft Clip Gallery, вибрати відповідний графічний об’єкт, клацнути на ньому, потім по кнопці (вставити кліп). Відформатувати розмір малюнка, для чого у вікні властивостей Свободная рамка объекта встановити параметр Установка размеров у значення Вписать в рамку.

Вставити текст заголовка звіту і дату створення звіту. На панелі елементів вибрати кнопку (поле) і клацнути в область Заголовок отчета праворуч від малюнка. В ліве поле увести текст заголовка СПИСОК СПІВРОБІТНИКІВ ПІДПРИЄМСТВА. В праве поле з написом Свободный увести формулу =Date(). Відформатувати поля за рис. 5.2.

Вставити номер сторінки в області Нижний колонтитул, для чого на панелі елементів вибрати кнопку (поле) і клацнути в область Нижний колонтитул. Розташувати поля елементу аналогічно заголовку групи. В ліве поле увести текст Сторінка, а в праве =Page. Відформатувати поля. Зберегти звіт під ім'ям Простий звіт.

Завдання 2

Створити складний звіт, який містить:

• список співробітників по підрозділах, що мають у складі сім'ї більше однієї людини;

• сумарний оклад і середній по підрозділах;

• сумарний оклад по всьому підприємству.

У зв'язку з тим, що створюваний звіт використовує інформацію зі всіх трьох таблиць бази даних, будуватимемо звіт на базовому запиті Запит для звіту, створеному в лабораторній роботі № 2.

Почати створення звіту в режимі Конструктор, для чого вибрати режим роботи Отчеты і клацнути пункт меню Создать. З'явиться вікно Новый отчет, в якому вибрати пункт Конструктор, вказати джерело даних – Запит для звіту. Натиснути .

Встановити розміри звіту (як в завданні 1).

Додати в бланк звіту області Заголовок отчета і Примечание отчета (див. завдання 1).

Вибрати з вікна запиту Запит для звіту в Область данных список всіх полів, окрім Назв підр і перенести заголовки колонок таблиці у Верхний колонтитул. Заголовок Кількість чл. сім’ї перейменувати у Склад сім’ї. Виконати розміщення і форматування всіх полів в областях Верхний колонтитул і Область данных відповідно до рисунка 5.3.

Встановити угрупування по полю Назв підр (назва підрозділу) і порядок сортування за збільшенням (аналогічно завданню 1, але параметру Группировка надати значення По полному значению).

Додати області Заголовок группы і Примечание группы (див. завдання 1).

Заповнити область Заголовок группы. Вибрати з вікна запиту Запит для звіту в Заголовок группы поле Назв підр і змінити вміст поля підпис (ліве поле) на Назва підрозділу. Виконати форматування полів відповідно до рисунка 5.3.

Заповнити область Примечание группы. Перемістити із списку полів запиту Запит для звіту в Примечание группы поле Назв підр два рази, розташувавши зв'язані поля один під одним. Змінити назву полів підпис (ліве поле) на Сумарний оклад по підрозділу для першого рядка і Середній оклад по підрозділу для другого рядка. Поряд з першим і другим рядками створити не заповнені поля, для чого клацнути спочатку на Панелі елементів по кнопці (поле), а потім в області Примечание группы у відповідному рядку. Вилучити ліві поля (підписи), виділивши їх, а потім, клацнувши на кнопці (вирізати) на панелі інструментів. У верхньому рядку в полі з написом Свободный набрати формулу =Sum([Оклад]) для обчислення сумарного окладу по підрозділу, в нижній – =Avg([Оклад]) для обчислення середнього окладу по підрозділу. Розмістити поля з формулами під заголовками відповідних стовпців і виконати форматування відповідно до рисунка 5.3.

Аналогічно створити рядок для виводу в звіт Сумарного окладу по підприємству в розділі Примечание отчета, створивши спочатку зв'язане поле і ввівши відповідний підпис і формулу. Для поля з формулою у вікні властивостей на вкладці Данные для значення властивості Сумма с накоплением встановити значення Для всего.

Вставити в розділ Заголовок звіту текст заголовка звіту, а поряд – дату і час створення звіту, вставити номер сторінки. Для переміщення курсору на наступний рядок в полі для заголовка скористатися комбінацією клавіш Ctrl+Enter. Для виведення дати і часу використовувати у формулі функцію =Now(). Для вставки номерів сторінок виконати команду Вставка  Номера страниц… У вікні Номера страниц вибрати формат номера і встановити перемикач в полі Расположение в положення Нижний колонтитул.

Виконати форматування полів відповідно до рисунка 5.3. Переглянути звіт.

Список по підрозділах співробітників, що мають у складі сім'ї більше 1 чол.				26.02.01 15:15:00
Прізвище	Ім'я	По батькові	Посада	Оклад	Склад сім'ї
Назва підрозділу			дирекція
Царьова	Ганна	Миколаївна	гл. бухгалтер	430	1
Каменева	Тетяна	Дмитрівна	начальник ОК	150	1
Безрідний	Володимир	Михайлович	заст. директора	500	1
Архипов	Сергій	Іванович	директор	530	1
Сумарний оклад по підрозділу			дирекція	1610
Середній оклад по підрозділу			дирекція	402,5
Сумарний оклад по підприємству				1610
Назва підрозділу:			сл. управління
Старченко	Світлана	Борис	статистик	100	2
Садчиков	Аркадій	Вікторович	диспетчер	100	1
Мапошенко	Юрій	Миколайович	інженер по ТБ	150	2
Сумарний оклад по підрозділу			сл. управління	350
Середній оклад по підрозділу			сл. управління	116,7
Сумарний оклад по підприємству				1960
Назва підрозділу:			сл. перевезень
Бронзов	Станіслав	Іванович	водій	350	1
Строков	Олег	Вікторович	водій	350	2
Сумарний оклад по підрозділу			сл. перевезень	700
Середній оклад по підрозділу			сл. перевезень	350
Сумарний оклад по підприємству				2660

Рисунок 5.3 – Приклад складного звіту