Раздел 3. Бухгалтерский учет денежных средств

.1 Характеристика (понятие, содержание) предмета исследования и состояние бухгалтерского учета объекта исследования

Бухгалтерский учет в ОАО ПХ «Лазаревское» строится на основании Приказа об утверждении учетной политики организации № 51 от 31.12.2005г. Она оформлена приказом директора и относится к внутренним организационно-распорядительным документам. Рабочий план счетов разработан на основании типового плана бухгалтерского учета. Форма ведения бухгалтерского учета автоматизированная. Автоматизированы все участки бухгалтерского учета.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности ответственность за организацию бухгалтерского учета возложена на руководителя ОАО ПХ «Лазаревское». Он создает необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечивает обязательное выполнение всеми службами и подразделениями, а также работниками, имеющими отношение к учету, требования главного бухгалтера в части порядка оформления и представления для учета документов и сведений.

Главный бухгалтер ОАО ПХ «Лазаревское» назначена на должность приказом директора. Главный бухгалтер несет ответственность за правильность ведения бухгалтерского учета, формирует учетную политику хозяйства. Бухгалтерия ОАО ПХ «Лазаревское» состоит из главного бухгалтера и штата бухгалтерии в количестве 15 человек.

Для обеспечения рациональной организации бухгалтерского учета большое значение имеет разработка плана его организации. План организации бухгалтерского учета состоит из следующих элементов: план счетов и их корреспонденция, план документооборота, план инвентаризации, план отчетности.

План счетов относится к третьему уровню нормативных документов, регулирующих бухгалтерский учет. В едином плане предусмотрено свыше 60 синтетических счетов и 12 забалансовых. Организациям предоставлено право на основе единого плана счетов разрабатывать рабочий план счетов, в котором вводятся дополнительные счета, исключаются или объединяются отдельные субсчета.

В ОАО ПХ «Лазаревское» имеется рабочий план счетов разработанный главным бухгалтером и утвержденный директором.

Под документооборотом понимается движение документов через все этапы учетного процесса, начиная с момента оформления (выписки) и заканчивая сдачей в архив. Обычно документооборот оформляется графиком или планом выполнения учетных работ, который содержит перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым работником бухгалтерии, а также с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения. В ОАО ПХ «Лазаревское» плана документооборота не существует.

Схема документооборота по учету наличных денежных средств приведена на рис.1.

В ОАО ПХ «Лазаревское» разработан план инвентаризации. Инвентаризация проводится перед составление годовой отчетности. В плане инвентаризации определяется порядок, формы и сроки проведения плановых инвентаризаций.

В ОАО ПХ «Лазаревское» имеется план отчетности, где указаны перечень отчетных форм, отчетный период, за который составляется та или иная форма отчета, сроки представления отчетности, наименования и адреса организаций и учреждений, а также фамилии должностных лиц, получающих отчеты, фамилии работников, отвечающих за составление той или иной формы отчетности.

Документы прошлых отчетных периодов хранятся в архиве. В архиве первичные документы и регистры журнально-ордерной формы хранятся на отдельных стеллажах, однако при этом обеспечивается их увязка с тем, чтобы любую запись в регистре можно было проверить по документам.

Все документы, относящиеся к определенному журналу - ордеру или ведомости, собираются в отдельные папки и подшиваются в порядке последовательности записей в данном регистре. К каждой папке документов прилагают справку для архивного хранения. В справке указывают месяц, год, шифр синтетического счета, номер документа и количество листов в деле. Оформление папок для архивного хранения занимаются лица, ведущие данные регистры. Первичные документы хранятся 5 лет, а лицевые счета работников в течение 75 лет.

Общепризнано, что бухгалтерский учет должен осуществляться по определенным правилам. Проблема заключается в установлении такой совокупности правил, реализация которых обеспечила бы максимальный эффект от ведения учета, т.е. формирование финансовой и управленческой информации, ее достоверность, доступность и полезность.

Основными функциями бухгалтерского учета денежных средств являются:

- проверка правильности документального оформления и законности операций с денежными средствами, своевременное и полное отражение их в учете;

- обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей и поступлений, соблюдение правил и положений по использованию денежных средств;

своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств;

обеспечение сохранности денежных средств в кассе и других местах хранения и выдачи, бесперебойное удовлетворение денежной наличностью неотложных нужд;

управление денежными потоками, изыскание возможностей наиболее рационального вложения свободных денежных средств;

организация контроля за оплатой счетов, получением долгов с заемщиков и дебиторов, а также наблюдение за расходами, совершаемыми путем оплаты с расчетного счета и из кассы.

В ОАО ПХ «Лазаревское» для обеспечения учета наличия и движения денежных средств и хозяйственных операций, связанных с денежными средствами применяется система счетов бухгалтерского учета, предусмотренных в V разделе Плана счетов бухгалтерского учета “Денежные средства”. Этот раздел включает счета:

“Касса”;

“Расчетный счет”;

“Валютный счет”;

“Специальные счета в банках”.

Указанные счета предназначены для обобщения информации о наличии и движении денежных средств, находящихся в кассе и на расчетных счетах ОАО ПХ «Лазаревское».

В ОАО ПХ «Лазаревское» для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации в рабочем плане счетов предусмотрен активный синтетический счет 50 «Касса». Начальное сальдо по дебету указывает наличие свободных денежных средств в кассе на начало отчетного периода, оборот по дебету отражает поступление наличных денег в кассу, оборот по кредиту - суммы, выданные наличными. (Приложение 6)

ОАО ПХ «Лазаревское» имеет в штате кассира по распоряжению директора с ней заключен договор о полной материальной ответственности.

Посредством наличных денежных средств ОАО ПХ «Лазаревское» производит расчеты по выплате заработной платы, расчеты с подотчетными лицами. Наличные денежные средства хранятся в сейфе, который находится в помещении кассы. Неизрасходованные остатки денежных средств сдаются на расчетный счет в банк.

Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга ведутся автоматизированным способом в программе «1С: Бухгалтерия 7.7».

Например, 27 декабря 2009 года в кассу ОАО ПХ «Лазаревское» поступили денежные средства с двух расчетных счетов: КБ Стройиндбанк г. Москва в сумме 1100000,00 рублей ,Денежные средства были израсходованы на выплату заработной платы за ноябрь месяц в сумме 1093520,00 рублей.

Проводки сформированные программой «1С: Бухгалтерия 7.7» за 27 декабря 2009 года:

. Поступили денежные средства Сбербанк России в кассу ОАО ПХ «Лазаревское»

Д^т 50 К^т 51 1100 000 рублей;

. Выдана заработная плата работникам ОАО ПХ «Лазаревское»

Д^т 70 К^т 50 1093 520 рублей.

Наличные деньги, полученные с расчетного счета в кассу организации, расходуются строго по целевому назначению (цели, на которые получены деньги, указываются на оборотной стороне чека). Неиспользованный остаток денег сдается в кассу банка.

В ОАО ПХ «Лазаревское» установленный лимит остатка в кассе денежных средств Сбербанка России - 50 000 рублей. Сверх установленных норм наличность в кассе ОАО ПХ «Лазаревское»хранится только в дни выплаты заработной платы в течении трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Возврат денег на расчетный счет оформляется расходным кассовым ордером.

Например, 14 декабря 2009 года, в кассу ОАО ПХ «Лазаревское» Никоновым Д.А. был возвращен неиспользованный подотчетный остаток денежных средств в сумме 12 000 рублей, эти денежные средства были сданы на расчетный счет в этот же день. При получении от Соколовского денежных средств, ему был выписан приходный кассовый ордер на сумму 12 000 рублей. Сдача денег в банк на расчетный счет оформлена объявлением, в котором указана дата, название организации, за что сдаются деньги и сумма (прописью и цифрами). На принятую сумму банк выдает квитанцию, которая является основанием для списания денег по кассе. Для отражения операций в кассе кассир выписывается расходный кассовый.

Проводки сформированные программой «1С: Бухгалтерия 7.7» за 14 декабря 2009 года:

. Приняты от Никонова Д.А денежные средства в кассу, как неиспользованные подотчетные суммы:

Д^т 50 К^т 71 12 000 рублей;

. Из кассы ОАО ПХ «Лазаревское» сданы денежные средства в банк:

Д^т 51 К^т 50 12 000 рублей;

Синтетический и аналитический учет кассовых операций в компьютерной среде обработки информации ведется в журнале-ордере и ведомости по счету 50.1, которая формируется и распечатываются в конце месяца на основании первичных документов.

Синтетический учет операций по расчетным счетам осуществляется на активном счете 51 «Расчетные счета», по дебету которого учитывают наличие и поступление средств, а по кредиту - перечисление другим организациям или получение наличных из кассы.

На расчетных счетах организации сосредотачиваются свободные денежные средства и поступления за реализованную продукцию и прочие зачисления. Деньги на расчетный счет зачисляются согласно банковским правилам на основании денежных и расчетных документов.

С расчетного счета производятся почти все платежи организации:

оплата поставщикам за материалы;

погашение задолженности бюджету, соцстраху;

получение денег в кассу для выдачи заработной платы, материальной помощи, премий, пособий по уходу за ребенком и т.п.

При предварительном акцепте поступившее в банк плательщика платежное требование оплачивается на следующий день после наступления срока оплаты, если плательщик не заявил отказ.

В особых случаях банк принудительно списывает денежные средства с расчетного счета по документам других организаций.

Например, по приказу Финансовых органов два раза: в марте 2009 года снимали со счета ОАО ПХ «Лазаревское» 105 000 рублей просроченных налоговых сборов, а также пени в сумме 15 300 рублей и в сентябре 2009 года 76 400 рублей просроченных налоговых сборов.

Банк, кроме того, списывает со счета денежные средства без приказа фирмы по собственной инициативе за выполненные им услуги за обслуживание расчетного счета банк КБ «Стройиндбанк» в месяц с ОАО ПХ «Лазаревское» взимает 1000 рублей; за переводы со счета клиента, в бюджетные организации - не взимает, т.е. производит операции бесплатно, за переводы в пользу клиентов других банков по платежным документам через электронную почту - 10 рублей за один расчетный документ; в пользу клиентов других банков по платежным документам принятым от ОАО ПХ «Лазаревское» в печатной форме - 10 рублей за один расчетный документ.

Например, 18 декабря 2009 в Сбербанк России поступили от покупателей денежные средства на расчетный счет ОАО ПХ «Лазаревское»: 245600 рублей ОАО фирма «АгроМир» Тульская область, 430 000 рублей от ОАО « 37 Мясокомбинат» г Тула. В этот же день произведены платежи поставщикам: оплата за запчасти 715 000 рублей ОАО «СпецБаза комплектации» (Тульская область), оплачены услуги связи 3868 рублей, оплачены услуги банка за перевод денежных средств со счета клиента 20 рублей (2 платежных поручения).

Проводки, сформированные программой «1С: Бухгалтерия 7.7» за 18 декабря 2009 года:

1. Поступили денежные средства от покупателей на расчетный счет:

Д^т 51 К^т 62 245 600 рублей;

2. Поступили денежные средства от покупателей на расчетный счет:

Д^т 51 К^т 62 430 000 рублей;

3. Оплачены счета с расчетного счета поставщикам за запчасти

Д^т 60 К^т 51 715 000 рублей;

4. Оплачены счета с расчетного счета за услуги связи:

Д^т 60 К^т 51 3 868 рублей;

5. Банком списаны денежные средства с расчетного счета за перевод двух платежных поручений:

Д^т 91.2 К^т 51 20 рублей;

При расчетах со Сбербанком России по операциям расчетного счета ОАО ПХ «Лазаревское» использует систему «Клиент Банк», это позволяет получать банковские выписки в режиме реального времени, увеличить скорость безналичных расчетов, а также исключает описки и неточности в реквизитах при заполнении платежных поручений вручную.

Так как программа «1С: Бухгалтерия 7.7» и «Клиент-Банк» не совместимы, поэтому все платежные поручения, отправленные в системе «Клиент-Банк», заносятся в «1С: Бухгалтерия 7.7» проводками в журнал хозяйственных операций.

Для хранения денежных средств в иностранной валюте и осуществления денежных операций ОАО ПХ «Лазаревское» имеет открытые в Сбербанке России валютные счета: основной, специальный и текущий. В дальнейшем ОАО ПХ «Лазаревское» планирует развитие внешнеэкономических связей с ближнем зарубежьем, но на данный момент валютные операций в организации нет.

Движение денежных средств в аккредитивах, в чековых книжках и депозитов в ОАО ПХ «Лазаревское» не производится.