4.2.5.Особенности работы с полем Папки документов

Система позволяет искать документы не только во всем ИБ, но и в некоторой папке документов. О создании папок документов и о работе с ними будет рассказано далее. Войдите в словарь поля Папки документов карточки реквизитов. Словарь поля Папки документов содержит названия всех папок в системе. Первой в списке названий папок документов всегда стоит папка Карман. Далее, как обычно, выбирается одна или несколько папок и логическая операция для их соединения, например, ИЛИ. Результат поиска всегда помещается в текущую папку.

4.2.6.История или повторное использование поисковых запросов

Система запоминает несколько последних заполненных карточек реквизитов (запросов) и сформированных по ним списков документов. Для вызова окна с историей поисковых запросов выберите корешок История окна База данных Консультант Плюс: Версия Проф.

В верхней части окна История перечислены сделанные запросы с указанием количества найденных документов, даты, времени и имени запроса. В нижней части мы видим заполнение карточки реквизитов, соответствующей выделенному в верхней части запросу.

Кнопка Папка используется для перехода в выбранный список документов. Кнопка Уточнить - для перехода в заполненную карточку реквизитов, соответствующую выбранному запросу.

С течением времени количество документов, найденных по сохраненному запросу, может измениться за счет пополнения Вашего ИБ.

Выбрав пункт Правка | Создать главного меню, Вы перейдете в пустую карточку реквизитов. Эту же операцию можно выполнить, выбрав кнопку Новый. Выбрав пункт Правка | Удалить главного меню, можно удалить текущий запрос. Эту же операцию можно выполнить, выбрав кнопку Удалить или нажав клавишу Del. Выбрав пункт Правка | Именовать главного меню, можно переименовать текущий запрос. Эту же операцию можно выполнить, выбрав кнопку Именовать.

Отметив два или более запросов и выбрав кнопку Папка, можно найти их Пересечение или Объединение. Результат помещается в текущую папку.

Все сохраненные запросы можно упорядочить по названию, дате и числу найденных документов. Для этого надо использовать кнопки Имя, Дата, Число док. соответственно.

4.2.7.Поиск по нескольким базам данных

Система позволяет сформировать объединенную карточку реквизитов, позволяющую проводить поиск сразу по нескольким базам данных. Заполнив объединенную карточку реквизитов, Вы формируете список документов, удовлетворяющих сделанному запросу сразу во всех установленных на Вашем компьютере базах данных.

При таком поиске список найденных документов будет формироваться для каждой базы отдельно. Это обеспечит в ряде случаев более наглядное представление материала, особенно при объединении разнородных баз, например, Консультант Плюс: Версия Проф (нормативные документы) и Консультант Финансист (консультации).

При формирования объединенной карточки реквизитов возможны следующие варианты:

1. Сохраняются все поля карточки реквизитов. Данный вариант возможен при объединении полностью однородных баз. Например, при объединении баз Консультант Плюс: Версия Проф и Консультант Плюс: Эксперт - Приложение: Президент, Правительство.

2. Сохраняются все поля карточки реквизитов, кроме поля Тематика. Данный вариант возможен при объединении баз, однородных за исключением тематического рубрикатора. Например, при объединении баз Консультант Плюс: Версия Проф и Консультант Плюс: Москва Проф.

3. С сохранением только одного поля Текст документа. Данный вариант возможен при объединении разнородных баз. Например, при объединении баз Консультант Плюс: Версия Проф (нормативные документы) и Консультант Финансист (консультации).

Формирование объединенной карточки реквизитов. Будем считать, что на Вашем компьютере установлены и связаны следующие системы: Консультант Плюс: Версия Проф и Консультант Финансист. Тогда в информационном окне можно выбрать любую из указанных двух баз. Выберите, например, базу Консультант Плюс: Версия Проф. На экране - карточка реквизитов База данных Консультант Плюс: Версия Проф.

Выберите пункты Файл | Поиск по нескольким базам главного меню или Поиск по нескольким базам локального меню. На экране окно, состоящее из следующих элементов: Все базы и Базы для поиска. Второй элемент содержит название базы Консультант Плюс: Версия Проф (поскольку именно в ней сейчас можно осуществлять поиск), а первый - названия всех установленных у баз. База Консультант Плюс: Версия Проф является основной.

Для формирования объединенной карточки реквизитов, позволяющей проводить поиск, например, по базам Консультант Плюс: Версия Проф и Консультант Финансист, необходимо отметить мышью в окне Все базы название базы Консультант Финансист и выбрать кнопку Стрелка вправо (->). Название базы Консультант Финансист помещается в элемент окна Базы для поиска. Теперь нажмите кнопку ОК. В результате объединения баз сформируется объединенная карточка реквизитов База данных Консультант Плюс: Версия Проф + Консультант Финансист.

Работа с объединенной карточкой реквизитов. Заполнение объединенной карточки реквизитов и работа с ней производится обычным образом. Исключением является случай, когда объединенная карточка реквизитов содержит лишь одно поле Текст документа. При этом доступен только режим сложного поиска по тексту. Список найденных документов формируется для каждой базы отдельно. Принадлежность списка к базе показана корешком внизу окна.

Отключение поиска по нескольким базам. Выберите пункты Файл | Поиск по нескольким базам главного меню или вызовите локальное меню из объединенной карточки реквизитов и выберите пункт Поиск по нескольким базам. Затем отметьте в элементе окна Базы для поиска все базы, кроме основной, и выберите кнопку Стрелка влево (<-). Отмеченные базы удаляются из этого элемента. После щелчка по кнопке ОК формируется карточка реквизитов для основной базы.