5.5. Учет денежных и расчетных операций

Денежные средства организации находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых книжках и т.д.

Основными задачами бухгалтерского учёта денежных средств являются:

- точный, полный и своевременный учёт этих средств и операций по их движению;

- контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием;

- контроль за соблюдением кассовой и расчётно-платёжной дисциплины;

- выявление возможностей более рационального использования денежных средств.

Для осуществления расчётов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который несёт полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей.

Для учёта кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учётных регистров:

1) приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

2) расходный кассовый ордер (форма КО-2);

3) Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров

(форма КО-3);

4) Кассовая книга (форма КО-4);

5) Книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств

(форма КО-5).

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записывают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные ордера подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, о расходные – руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешительная подпись руководителя организации, подпись руководителя на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены чётко и ясно чернилами и шариковыми ручками или выписаны на пишущей машинке. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Приём и выдача денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на платёжных (расчётно-платёжных) ведомостях на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств, кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчёта по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

К синтетическому счету 50 «Касса» открываются следующие субсчета и счета аналитического учета:

500 «Касса организации»:

- 5001 «Кассовые операции в рублях»;

- 5002 «Кассовые операции в валюте»;

501 «Денежные документы»:

- 5010 «Путевки»;

- 5011 «Трудовые книжки и вкладыши к ним»;

- 5012 «Жилищные чеки».

Учет операций, связанных с подотчетными лицами. Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций. Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на те цели, на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Отчеты о расходах по командировкам, например, должны быть представлены в течение 3 дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. Новый аванс подотчетным лицам выдают только после полного расчета по ранее выданному авансу. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждает руководитель организации.

Что касается расчетных счетов, то на данный момент НГДУ «Лениногорскнефть» имеет текущий счет на выплату зарплаты и финансирование хозяйственных расходов в ЛФАБ «Девон-Кредит». Пополнение этого счета производится только со спецсчетов исполнительного аппарата ОАО «Татнефть» и прочие поступления не допустимы. Также через этот счет транзитно аккумулируется выручка НГДУ «Лениногорскнефть» от прочей реализации. Выручка, поступающая наличностью в кассу, например, от социального блока ЖКХ, также погашение ссуд работников предприятия ежедневно сдается на текущий расчетный счет в банке «Девон-Кредит» и транзитом в РКЦ города Лениногорска и в этот же день отправляется на спецсчет ОАО «Татнефть» в филиале №1 банка «Зенит» в городе Альметьевске. На данном спецсчете в итоге собирается вся выручка от прочей реализации и прочие поступления наличностью в кассу структурных подразделений. Также на данный спецсчет напрямую зачисляется вся безналичная выручка от всех структурных подразделений ОАО «Татнефть».

НГДУ «Лениногорскнефть» также имеет счет финансирования капитальных вложений (контокоррентный счет) в ФЛАБ «Девон-Кредит». Финансирование капитальных вложений и пополнение этого счета производится централизованно Управлением финансов исполнительного аппарата ОАО «Татнефть» на основании 6 ЦКО консолидированного бюджета ОАО «Татнефть», т.е. распоряжением УКСа (Управление капитального строительства) ОАО «Татнефть» согласно установленных годовых лимитов осуществления капитального строительства структурных подразделений. Прочие поступления на счет финансирования не допустимы.

Текущий счет НГДУ «Лениногорскнефть» в филиале №1 АБ «Зенит» город Альметьевск предназначен для финансирования децентрализованной части эксплуатационных расходов и финансирования капитального ремонта согласно распределения 6 ЦКО консолидированного бюджета ОАО «Татнефть», т.е. установленных УКСом ОАО «Татнефть» годовых лимитов капитального ремонта структурных подразделений. Также этот счет предназначен для финансирования прочих целевых программ.

Работа со счетами НГДУ «Лениногорскнефть» строго регламентирована исполнительным аппаратом ОАО «Татнефть». Так, например переброски со счета на счет денежных средств не допустимы. Расходные операции со счетов НГДУ «Лениногорскнефть» осуществляет финансовый отдел посредством электронной системы SAP R3 строго по целевому назначению, что в первую очередь контролируется посредством данной электронной системы Управлением финансов исполнительного аппарата ОАО «Татнефть».

Финансовый отдел НГДУ «Лениногорскнефть» формирует заявки в электронной системе SAP R/3, ФРЦ (финансово-расчетный центр) Управления финансов принимает эти заявки, формирует платежные поручения, подписывает их в исполнительном аппарате и в электронном виде посылает на текущие счета или счет финансирования в филиалы банков «Девон-Кредит» и «Зенит». Информацию о проведенных платежах и состоянии текущих счетов и счета финансирования финансовый отдел НГДУ «Лениногорскнефть» получает в рамках электронной системе SAP R/3.

Все расходные операции с текущих счетов и со счета финансирования НГДУ «Лениногорскнефть» являются децентрализованными по отношению к консолидированному бюджету ОАО «Татнефть». Финансовый отдел НГДУ «Лениногорскнефть» также в электронной системе SAP R/3 формирует централизованные заявки на оплату для осуществления платежей поставщикам и подрядчикам предусмотренных в централизованном консолидированном бюджете ОАО «Татнефть» по ЦКО. Данные электронные заявки распечатываются на бумаге, подписываются руководством НГДУ «Лениногорскнефть», распорядителями ЦКО исполнительного аппарата ОАО «Татнефть» и при необходимости начальниками отделов и служб исполнительного аппарата ОАО «Татнефть», курирующими данные направления централизованного бюджета. Данная заявка представляется со всеми подтверждающими документами и необходимыми визами Управления финансов, где будущий платеж также визами окончательно утверждается главным бухгалтером и начальником Управления финансов ОАО «Татнефть». ФРЦ Управления финансов по заведенной НГДУ «Лениногорскнефть» централизованной заявке в электронной системе SAP R/3 после всех необходимых описанных выше процедур осуществляет платеж с одного из спецсчетов ОАО «Татнефть». Информация о проведенных счетах также представляется в электронной системе SAP R/3 в виде отчетов. Для проведения бухгалтерских записей по централизованным платежам бухгалтерия исполнительного аппарата ОАО «Татнефть» в конце месяца предоставляет в финансовый отдел НГДУ «Лениногорскнефть» карточки-извещения с информацией о проведенных за месяц централизованных платежах, поступлениях на текущие счета и поступления на спецсчет выручки исполнительного аппарата ОАО «Татнефть» для отражения в бухгалтерском балансе НГДУ «Лениногорскнефть» движения денежных средств, расчетов с поставщиками и подрядчиками и покупателями и заказчиками и внутрихозяйственных расчетов с исполнительным аппаратом ОАО «Татнефть» (балансовый счет 7921).