4.Права

1. Требовать выполнения установленных правил работы с докумен­тами в функциональных службах организации.

2. Привлекать специалистов функциональных служб к подготовке проектов документов по поручению руководства организации.

3. Возвращать сотрудникам документы и требовать их соответству­ющей доработки в случае некачественного их исполнения или оформления.

4. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы.

5. Требовать от руководства организации создания необходимых усло­вий для выполнения служебных обязанностей и сохранности документов.

6. В пределах своей компетенции давать методические рекоменда­ции по работе с документами работникам организации.

7. Участвовать в проверках состояния работы с документами в струк­турных подразделениях организации.

8. Вносить предложения по вопросам совершенствования документационного обеспечения управления и улучшения работы канцелярии.

5.Ответственность

Секретарь несет ответственность за:

5.1.Некачественное выполнение работ по оформлению и тиражированию документов.

5.2.Невыполнение указаний и поручений руководства организации.

5.3.Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотрены настоящей Инструкцией.

4. Несоблюдение трудовой и производственной дисциплины.

5. Разглашение коммерческой тайны.

6.Взаимоотношения. Связи по должности

Секретарь взаимодействует:

1. Со структурными подразделениями организации - по вопросам документационного обеспечения управления.

2. С юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

6.3.С кадровой службой - по вопросам повышения квалификации.

6.4.С административно-хозяйственным отделом - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, а также по вопросам оборудования рабочего места и бытового обслуживания.

7. Организация и оценка работы

7.1.Секретарь работает в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка.

7.2.Секретарь имеет ненормированный рабочий день.

7.3.Работа секретаря оценивается по следующим основным показателям:

1. Своевременное и качественное выполнение предусмотренных настоя­щей Инструкцией задач и функций.

2. Соблюдение требований, предъявляемых к работе с документа­ми, в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в ОАО «ТЕХКОМ».

3. Соблюдение трудовой и производственной дисциплины, Правил внут­реннего трудового распорядка.

7.3.4.Неразглашение коммерческой тайны.

7.3.5.Соблюдение служебной этики при ведении телефонных переговоров, участии в приеме посетителей, проведении совещаний, заседаний и т.п.

7.4.Работа секретаря оценивается в ходе проведения аттестации в соответствии с утвержденным в организации Положением об аттестации сотрудников ОАО «ТЕХКОМ». Аттестация проводится один раз в три года.

12. Инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству (или документационному обеспечению управления) является основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим единый порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации. В соответствии с этим можно сделать вывод, что данный документ должен быть разработан в каждой организации, предприятии, учреждении.

Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации (т.е. на нормативно-методической базе делопроизводства) и отражать специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации. Другими словами можно сказать, что инструкция по делопроизводству организации всегда индивидуальна и учитывает все особенности как состава документов, так и технологии их обработки.

Перед разработкой данной инструкции необходимо изучить основные правовые акты и нормативные документы в сфере документации и информации, извлечь их них полезные сведения, а также проанализировать порядок работы с документами в конкретной организации.

Федеральные органы исполнительной власти – министерства, службы, агентства – должны разрабатывать свою индивидуальную инструкцию по делопроизводству в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, и согласовывать ее с Федеральным архивным агентством (Росархивом) перед утверждением руководителем федерального органа исполнительной власти.

Возвращаясь к структуре инструкции по делопроизводству, необходимо отметить, что в настоящий момент нормативные акты в области делопроизводства ее не определяют*, поэтому инструкция может иметь различную структуру, но при этом в нее должно входить минимум три части: общие положения, документирование управленческой деятельности, организация работы с документами, а также приложения.

Инструкция по делопроизводству оформляется так же, как и любая другая инструкция. Более подробную информацию об оформлении инструкции можно найти в первой части "Система организационно-распорядительной документации" второго раздела "Энциклопедии делопроизводства".

В заключение хотелось бы отметить, что в организации могут также применяться и другие документы, регламентирующие работу в сфере делопроизводства (документационного обеспечения управления). Как правило, отдельной инструкцией устанавливаются правила работы с документами ограниченного доступа. Требования к составлению и оформлению документов, к текстам документов могут устанавливаться отдельным документом – правилами составления и оформления документов и т.д.