43.Організація і проведення попередніх переговорів

Переддоговірний період передбачає проведення попередніх переговорів з погодження основних умов угоди (трахтація угоди ). Переговори ведуться шляхом листування, особистих зустрічей чи по телефону. Найбільш розповсюджений спосіб – листування.

Особисті переговори проводяться у випадках, коли необхідно погодити неспівпадаючі умови і уточнити їх. Вони широко використовуються на виставках та ярмарках, при укладенні контрактів на великі партії товарів, завершенні переговорів, які затягнулись та ін. Переговори по телефону використовуються при укладенні угод на масові стандартизовані товари, коли умови угод є типовими і відомими сторонам. Тоді по телефону погоджуються лише ціна, кількість і термін поставки.

На переддоговірній стадії складається проект договору, що надсилається для погодження партнеру.

Методика, традиції та обмеження в переддоговірній практиці найбільш чітко визначені в “Кодексі поведінки при міжнародній передачі технології” (UNCTAD). Хоча Кодекс до цього не прийнятий, у ньому досить повно узагальнені методика і практика проведення переговорів.

При проведенні переговорів необхідно дотримуватись загальних норм протокольної практики, звичаїв та норм, прийнятих міжнародним співтовариством.

Головним серед цих норм є принцип “міжнародної ввічливості”, який передбачає суворе дотримання поваги і шанобливості до всього, що символізує і представляє державу партнера.

Іншими важливими принципами є принципи ввічливого нейтралітету ( англ. cultural adiaphora) і ввічливого винятку (cultural exclusive).

Принцип ввічливого нейтралітету – це манера поведінки і ділової етики, відповідно до якої іноземець при перебуванні в зарубіжній країні може за своїм вибором дотримуватись звичаїв і традицій чи ні.

Принцип ввічливого винятку – прийняті в країні манери та звичаї, яких не слід дотримуватись іноземцю (наприклад, не одягати арабський національний одяг в Саудівській Аравії).

Практика проведення переговорів передбачає участь в них перших осіб або їх повноважних представників, які зобов`язані мати відповідну довіреність (letter of atterney).

При проведенні ділових переговорів сторони повинні дотримуватись чесної і справедливої ділової практики, проводити переговори сумлінно і мати завдання досягнення конкретних домовленостей. Важливо дати партнеру можливість ознайомитись з проектами документів, час і технічні можливості для оцінки пропозиції, а також створити нормальний психологічний клімат на переговорах, не розглядати контрагента, як противника, а його успіх – як поразку.

Бажано мати програму переговорів з вказанням складу учасників; переліку питань для обговорення, визначити поняття та умови, побажання і перспективи партнера; чітко визначити цілі, прагнення і запити учасників. Обговорення починається з погодження простих питань і поступового переходу до складних.

Мова переговорів, у випадку різного мовного середовища, як правило відповідає мові приймаючої сторони з обов’язковою участю кваліфікованого перекладача. Документи, як правило, готуються на обох мовах, у випадку неможливості, партнеру повинен бути наданий час для перекладу і ознайомлення з документом на рідній мові. Для документів строгої автентичності (довіреності, банківські, чи фінансові доручення) переклад завіряється відповідним органом.

Важливим моментом при першому знайомстві, проведенні переговорів є обмін візитними карточками, що дає можливість правильно орієнтуватись при переговорах і діловому спілкуванні, враховувати посаду і положення партнера. На відміну від дипломатичної практики, де цей момент строго регламентується, комерційна практика більш спрощена. Однак, необхідно дотримуватись певних правил: встановлених розмірів (4,58,5 або 59 мм); горизонтального розміщення і латинського написання тексту; обов’язкових атрибутів (прізвища, імені, по-батькові, вченого звання, посади, назви підприємства, юридичної і фактичної адреси, засобів зв’язку); вимог до графічного оформлення (єдиного стилю).