Раздел 5. Функции управления
Тема 5.1. Понятие и классификация функций управления
Понятие функции управления и значение выделения функций для теории и практики управления. Подходы к классификации функций управления (системный подход, процессный подход, подход с точки зрения комбинации и обособления функций, подход с точки зрения делового управления, подход с точки зрения замкнутого цикла управления).
Общие и конкретные функции управления. Взаимосвязанность общих функций управления.
Необходимость выделения функций управления, отделения управленческих функций от неуправленческих связана с преимуществами специализации деятельности. Впервые школа научного управления (1885 — 1920) выступила за отделение управленческих функций от фактического выполнения работы. Процессный подход, предложенный школой административного управления, рассмотрел функции управления как взаимосвязанные. До этого функции рассматривались как независимые друг от друга. А. Файоль выделил пять функций управления: «управлять означает предсказывать и планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать» [85,с.71].
Выделение функций является результатом вертикального и горизонтального разделения труда в организации.
Что же такое функция управления?
Функция управления - это направление или вид управленческой Деятельности, характеризующийся обособленным комплексом задач и 0сУЩествляемый специальными приемами и способами.
Среди основных характеристик функций управления можно выделить следующие:
однородность содержания работ, выполняемых в рамках одной функции управления;
целевая направленность этих работ;
обособленный комплекс выполняемых задач.
Функция управления должна иметь четко выраженное содержание (набор действий в рамках функции), процесс осуществления (логическую последовательность осуществляемых в рамках функции действий) и структуру, в рамках которой завершается ее организационное обособление.
Выделение функций управления имеет большое значение. Во-первых, функции управления организацией, их распределение по исполнителям определяют структуру и штаты, закрепляют вертикальное разделение труда. Любое воздействие на управляемую систему может быть реализовано только через функции управления. Таким образом, выявляется тесная взаимосвязь и взаимообусловленность структуры и функций управления. Во-вторых, выделение функций управления помогает совершенствованию управленческого процесса, обобщению и передаче управленческого опыта. В-третьих, изучение функций управления дает понимание сущности управленческой деятельности.
Анализ функций управления дает возможность систематизировать знания о динамике, темпах и направлениях развития, причинных связях и взаимосвязях функций, резервах совершенствования их организации. Результаты анализа - основа для совершенствования существующей системы управления.
Анализ функций управления охватывает широкий круг вопросов, определяющих как природу, цель, структурные свойства функций, так и способы осуществления каждой функции, т.е. технологию процессов менеджмента. Основное направление анализа функций управления — исследование всей их суммы и установление степени ее соответствия целям и задачам, стоящим перед объектом управления.
Анализ эффективности реализации функций позволяет более четко определить обязанности и права работников аппарата управления и на этой основе спроектировать более рациональную систему менеджмента.
Результаты анализа функций управления могут быть выражены в виде функциональной модели управления, отражающей взаимосвязь функций управления с конкретными исполнителями, показывающей, как связаны между собой подразделения в статике, отражающей динамику выполнения работ и их взаимосвязь.
Функциональные модели строятся для каждого уровня менеджмента. Модели более высокого уровня содержат управляющее воздействие для моделей, решающих задачи более низкого уровня, определяя их содержание и ограничения. Эти задающие воздействия устанавливаются с учетом информации, которую получает высший орган управления по результатам анализа функций управления низшего уровня.
Результатом анализа могут быть мероприятия, направленные на:
Отделение вспомогательных и рутинно-расчетных работ;
Рационализацию связи между работами и исполнителями;
Выделение общих работ для системы управления в целом, результаты которых используются всеми подразделениями;
Выделение координирующих межфункциональных работ.
Понятие функции управления
Слово функция (лат. functio — исполнение, деятельность) имеет ряд разных значений: деятельность, обязанность, работа; назначение. В математике — зависимая переменная величина, т. е. величина, изменяющаяся по мере изменения другой, называемой аргументом. В биологии — специфическая работа органа и вообще деятельность или отправления организма. Что касается управления, то нет единого
Рис.5.1. Общая схема координирования управленческого воздействия
мнения среди специалистов по вопросу о том, что это за управленческие функции.
Под функциями управления понимаются особые виды специализированной управленческой деятельности, выделившиеся в процессе разделения управленческого труда. Функции управления характеризуют ту или иную активность взаимодействия объекта и субъекта управления (преимущественно воздействия субъекта на объект). Для эффективного, целостного управления они должны образовать единый комплекс, характеризующий всю полноту, весь спектр взаимодействия субъекта и объекта управления (рис. 5.1).
Рис. 5.2. Целостность управленческой деятельности
В начале этой главы уже отмечалось, что функции управления — это относительно самостоятельные, специализированные и обособленные виды управленческой деятельности. Для того чтобы считаться таковой, функция управления должна иметь четко выраженное содержание, разработанный механизм ее осуществления, последовательность действия, определенную структуру, в рамках которой завершается ее организационное обособление и определенное звено связи с другими функциями (рис. 5.26).
Функции управления занимают одно из центральных мест в управленческой деятельности, образуют весь процесс управления и
определяют устойчивый состав специфических видов управленческой деятельности, характеризующихся однородностью целей, действий или объектов их приложения. . Они характеризуют общие задачи и направления управленческих работ, состав и содержание которых в наименьшей степени зависят от специфики конкретной организации (ее отраслевой принадлежности, размера, организационно-правовой формы и т. п.), от уровня в управленческой иерархии (высший уровень руководства, средний или нижний), от роли функциональных подразделений организации (производство, маркетинг, финансы, кадры), от типа организации (коммерческая, административная, общественная, образовательная и т. д.) и целого ряда других факторов (рис. 5.27). Дифференциация функций управления позволяет выделить отдельные задачи и виды управленческой деятельности и регламентировать рациональные правила и процедуры их осуществления.
Рассмотрение управления как совокупности и процесса взаимосвязанных функций обеспечивает синтез различных школ управле-
Рис. 5.27. Задачи и направления действий функции управления
ния и возможность реализации разных подходов при принятии управленческих решений.
Представители школы административного управления описали функции менеджера, но они рассматривали их как независимые друг от друга. Однако авторы процессного подхода, напротив, считают их взаимосвязанными. В их изложении управление — это процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других не может быть единовременным действием, это, как правило, серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, называют управленческими функциями.
Различные концепции управления предусматривают большое разнообразие состава и содержания функций управления. Эти функции, по существу, такие же древние, как и само общество, которое в течение своей истории прошло путь от интуитивного, полусознательного обеспечения условий жизнедеятельности общества к научно обоснованному управлению.
Функции управления имеют универсальный характер, т. е. применимы к любому объекту управления (рис. 5.28).
Рис. 5.28. Универсальность применения функций управления
Во-первых, они применимы к любым социально-экономическим процессам или системам. Так, вполне правомерно говорить о контроле применения власти внутри организации, регулировании конфликтов, учете движения материальных запасов и т. д.
Во-вторых, функции управления применимы и к самим функциям управления как специализированным видам деятельности. Имеют глубокий смысл, например, понятия организации контроля производственной деятельности, планирование учета товарных запасов и т. д. В этом случае первое понятие характеризует целеполагание, системообразование, второе — содержательный характер деятельности. Организация контроля предполагает прежде всего, что контроль должен иметь определенные организационные формы, характеризоваться определенными структурными формами.
В-третьих, функции управления применимы и к самому процессу управления, и к системе управления, подчеркивая их целевую направленность. Так, например, организация управления предполагает формирование вполне определенных организационных форм управления и как процесса, и как системы, разработку структурных элементов с закрепленными правами и ответственностью органов управления, исследование и обеспечение свойств целостности, органичности, связности и т. д.
Функции управления всегда применяются комплексно и по всему спектру управленческого действия. В этой связи неправомочно говорить о большей или меньшей важности тех или иных функций управления: в тот или иной момент времени, при тех или иных обстоятельствах различные функции управления могут приобретать доминирующий характер. Между функциями управления нет жестких, однозначных границ. Один и тот же вид управленческой деятельности может обнаруживать признаки двух или даже нескольких функций управления, их тесное взаимопереплетение. Вместе с тем во многих практических случаях понимание функций управления как некоторых «технологических переделов» управленческой деятельности чрезвычайно важно, поскольку владение каждой из функций требует формирования достаточно определенных профессиональных качеств руководителя. Так, профессиональное владение функцией контроля требует несколько иных качеств от руководителя, чем организаторская деятельность.
Подходы к классификации функций управления
Анализ различных публикаций по менеджменту позволяет назвать множество подходов к классификации функций управления.
• Согласно процессному подходу можно выделить пять исходных функций управления (Файоль А.): предвидение (планирование и прогнозирование), организация, распорядительство, координирование, контроль (рис. 5.29).
Рис. 5.29. Функции управления по Файолю
• При системном подходе можно выделить три группы функций менеджмента, наиболее общие для всех видов организаций и любых условий функционирования: общие, социально-психологические и технолога ческие функции менеджмента1. Рисунок 5.30 иллюстрирует этот подход.
Общие функции менеджмента отражают содержание основных стадий процесса управления деятельностью организации на всех иерархических уровнях. Социально-психологические функции связаны в основном с характером производственных отношений в организации. Технологические функции менеджмента выделяют два основных вида деятельности, составляющих содержание технологии управленческого труда любого уровня иерархии: решения и коммуникации.
Рис. 5.30. Функции менеджмента при системном подходе
Общие, социально-психологические и технологические функции, взаимно дополняя друг друга, создают целостную систему менеджмента, позволяющую дифференцировать методы и приемы управленческого воздействия на организации, специализировать органы управления и труд отдельных менеджеров. Несмотря на наличие коренных различий в трактовке самого понятия «менеджмент», в определении термина «функции менеджмента» и их состава, разделение целостного управленческого процесса на функции объективно является необходимым условием установления формальной структуры и разработки рациональной поведенческой концепции менеджмента в любой организации.
• Подход с точки зрения комбинации и обособления функций
В анализе, диагностике и проектировании систем управления центральное место занимает проблема определения функций управления, их комбинации и обособления в системе управления. Это необходимо для установления количества звеньев, их состава, функционального назначения, величины каждого из них. Сначала следует провести классификацию функций на основе анализа как потребностей объекта управления, так и специфики управленческой деятельности. Эта классификация должна быть многокритериальной, потому что первоначально надо проанализировать все возможные функции, исследовать их полный набор. А далее, опираясь на эту классификацию, найти вариант комбинации, совмещения, выделения функций в отдельных звеньях, согласования их с деревом целей настолько, насколько это будет возможным. Специализация функций, т. е. выделение их в звенья системы управления, является большой аналитической работой и отражает те ориентиры и приоритеты, которые выбираются менеджером, тот стиль работы, на который он ориентируется, который он хочет осуществлять2. Следующие рисунки иллюстрируют этот подход (рис. 5.31—5.39):
— классификация по критерию содержания управленческой деятельности (рис. 5.31)
Рис. 10.31. Функции управления в зависимости от структурно-содержательного аспекта управления
— классификация по критерию организационной роли функции (рис. 5.32)
Рис. 5.32. Функции управления в зависимости от организационной роли
самой функции
— классификация по критерию направления управленческой деятельности (рис. 5.33)
Рис. 5.33. Функции управления в зависимости от направления управленческой деятельности
«
— классификация по критерию сферы развития объекта управления (рис. 5.34)
Рис. 5.34. Функции управления в зависимости от сферы развития объекта
управления
— классификация по критерию этапов производственного процесса (рис. 5.35)
Рис. 5.35. Функции управления в зависимости от этапности производственного процесса
— классификация по критерию производственной политики (рис. 536)
Рис. 5.36. Функции управления по критерию производственной политики
— классификация по критерию основных факторов производственного процесса (рис. 537)
Рис. 5.37. Функции управления в зависимости от основных факторов производственного процесса
— классификация по критерию масштаба времени (рис. 5.38)
Рис. 5.38. Функции управления в зависимости от масштаба времени
— классификация по критерию этапности процесса управления (рис. 5
Рис. 5.39. Функции управления в зависимости от этапности процесса
управления
Простая классификация часто оказывается наиболее наглядной, поскольку эти основные функции присущи любой организации и любому хозяйственному подразделению.
Развитие предполагает разработку новых видов продукции и освоение новых рынков, а кроме того, может означать развитие организационной структуры как таковой и затрагивать интересы включенных в нее людей. Развитие означает адаптацию к потребностям. Оно является ключевым моментом в любой деловой активности.
В определении функций получил всеобщее распространение подход, направленный на выделение общих и конкретных, или специальных, функций. Первые рассматриваются как функции, обязательные к исполнению в любой организационной системе, вторые - как функции, отражающие специфику той или иной организационной системы.
Общие функции управления
Состав общих функций управления не зависит от объекта управления, эти функции выполняются по отношению ко всем объектам управления. Разные авторы выделяют свои перечни общих функций управления. Тем не менее можно Упорядочить существующие различия в их классификациях:
выделяется или нет координация как самостоятельная Функция управления;
выделяются или нет связующие процессы (процесс принятия решений и коммуникаций) или они выступают как процессы Реализации функций управления;
выделяется или нет руководство (лидерство) как самостоятельная деятельность;
называют разное число категорий, в которое «собираются» функции управления.
Ряд авторов [50, 79, 126] выделяют пять функций: планирование, организацию (или организовывание), координацию, контроль и мотивацию. Взаимосвязь между ними может быть представлена круговой диаграммой, изображающей содержание любого процесса управления (рис. 5.40). Стрелки на диаграмме показывают, что движение от стадии планирования к контролю возможно лишь путем выполнения работ, связанных с организовыванием процесса и с мотивированием работающих. В центре диаграммы находится функция координации, обеспечивающая согласование и взаимодействие всех остальных функций. Однако, по нашему мнению, каждая функция представляет собой деятельность по координации, которую практически невозможно обособить в ограниченном количестве подразделений.
Рис. 5.40. Взаимосвязь общих функций управления [79]
Интересный, но не совсем оправданный подход к выделению функций управления предложен американскими учеными в области управления Г. Кунцом и С. О'Доннелом [89]. Они рассматривают функции управления как функции управляющего, хотя во многом содержание функций совпадает с ранее рассматриваемыми классификациями. Функции управления как таковые отличаются от функций управляющего. Представление о функциях управления как функциях управляющего — это один из самых
ранних подходов к их классификации. Авторы выделили функции: планирование, организацию, работу с кадрами, руководство и лидерство, контроль.
В учебнике «Основы менеджмента» под редакцией А. А. Раду- гина к основным «отечественным» функциям авторы относят [89]:
целеполагание (на наш взгляд, выделение целеполагания как отдельной функции не совсем оправдано, так как любая деятельность предполагает постановку целей управления и поэтому сложно обособить этот вид деятельности в рамках конкретного подразделения);
организацию;
регулирование (на наш взгляд, это часть функции контроля);
активизацию (представлена несколько уже, чем мотивация);
контроль.
Иное представление общих функций управления дано О. С. Виханским [28], рассматривающим процесс управления как функцию администрирования, выделенную еще А. Файолем, и последовательно, поэтапно реализующуюся по отношению к объекту управления. Если раньше эта функция была определена как предвидение, руководство, координирование и контролирование, то в настоящее время она состоит из следующей логической цепочки:
установление целей;
разработка стратегии (составная часть планирования);
планирование работы;
проектирование работы (понимается близко к функции организации);
мотивирование к работе;
координация работы;
учет и оценка работы (составная часть контроля);
контроль работы;
обратная связь (составная часть контроля).
Таким образом, при анализе функций количество выделяемых самостоятельных категорий может быть ограничено.
Интересная и оригинальная классификация дана у А. К. Казанцева [85]. Авторы выделяют три группы функций менеджмента:
общие функции;
социально-психологические функции;
технологические функции.
Общие функции отражают основные стадии процесса управления деятельностью организации. Это формирование целей (все функции формируют цели, и этот процесс неразрывно связан с осуществлением функции управления); планирование; организация; контроль.
Социально-психологические функции менеджмента связаны в основном с характером производственных отношений в коллективе (формируют поведенческие аспекты реализации общих функций). К ним относят делегирование и мотивацию.
По нашему мнению, наиболее оптимальным является отнесение к социально-психологическим функциям функции мотивации, делегирование же является частью функции организации.
Технологические функции менеджмента - виды деятельности, составляющие содержание технологии труда менеджера;
принятие решений;
коммуникация.
Эти процессы многими авторами выделяются как связующие [23, 76, 79] или представлены как реализующие технологию менеджмента.
Можно выделить следующие особенности общих функций управления:
Общие функции управления всегда применяются комплексно и по всему спектру управленческого действия. В этой связи нельзя говорить о большей или меньшей важности тех или иных функций управления, так как в разных ситуациях различные его функции могут приобретать доминирующий характер;
Общие функции управления не зависят от его объекта, так как:
во-первых, они применимы к любым социально-экономическим процессам или системам. Так, вполне правомерно говорить о контроле эксперимента, регулировании уличного движения, учете денежного обращения и т.д.;
во-вторых, функции управления применимы и к самим функциям управления как специализированным видам деятельности. Имеет место, например, понятие организации контроля производственной деятельности, планирования учета товарных запасов и т. д. В этом случае первое понятие характеризует целе- полагание, системообразование, второе — содержательный характер деятельности. Организация контроля предполагает прежде всего, что контроль должен иметь определенные организационные формы, характеризоваться конкретными структурными формами;
в-третьих, функции управления применимы и к самому процессу управления (процесс управления может рассматриваться как процесс реализации функций управления и как процесс реализации управленческого решения), и к системе управления. Так, например, организация управления предполагает формирование вполне определенных организационных форм управления и как процесса, и как системы, разработку структурных элементов с закрепленными правами и ответственностью органов управления, исследование и обеспечение свойств целостности, органичности, связности и т. д.;
между функциями управления нет жестких, однозначных границ. Один и тот же вид управленческой деятельности может обнаруживать признаки двух или даже нескольких функций управления, их тесное взаимопереплетение. Вместе с тем во многих практических случаях понимание функций управления как некоторых «технологических переделов» управленческой деятельности чрезвычайно важно, поскольку владение каждой из функций требует формирования определенных профессиональных качеств руководителя. Так, профессиональное владение функцией контроля требует несколько иных качеств от руководителя, чем организаторская деятельность.;
в структуре деятельности руководителей различных уровней функции управления имеют различный удельный вес (определяется экспертным путем).
С учетом перечисленных особенностей можно выделить как наиболее обоснованную классификацию, данную М. Месконом [76]. В этой книге принят подход, основанный на объединении существенных видов деятельности в небольшое число категорий, которые сейчас общепринято считать применимыми ко всем организациям. Авторы полагают, что процесс управления состоит из функций планирования, организации, мотивации и контроля. Они также считают, что эти первичные функции объединены связующими процессами коммуникации и принятия решений, а Руководство (лидерство) они рассматривают как самостоятельную деятельность. Четыре функции управления — планирование, организация, мотивация и контроль — имеют две общие характеристики: все они требуют принятия решений и для всех необходима коммуникация. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают все четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений, называют связующими процессами.
Планирование — это непрерывный процесс установления и конкретизации целей развития всей организации и ее структур, ных подразделений, определения средств их достижения, сроков и последовательности реализации, распределения ресурсов.
Организация как функция управления нацелена на то, чтобы претворить намеченные планы в жизнь. Организация непосредственно связана с систематической координацией многих задач и, следовательно, формальных взаимоотношений людей, их выполняющих.
Мотивация - это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей и/или целей организации.
Контроль - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он состоит из установления норм, измерения полученных результатов и проведения необходимых корректирующих мер.
Конкретные функции управления
Конкретные функции управления связаны со спецификой объекта управления. Выделение конкретных функций управления необходимо для организации управления, формирования штатов и организационной структуры.
Так как конкретные функции возникают в результате наложения общих функций управления на специфику объектов управления, то перечень таких функций зависит от перечня объектов управления и уровня декомпозиции самих функций.
В качестве объектов управления могут выступать ресурсы, процессы и результаты.
Рис. 5.42. Представление об объектах конкретных функций управления
Эта классификация представляет организацию как совокупность входов, выходов и процессов преобразования ресурсов на входе в результаты на выходе. Но ведь систему можно рассмотреть и с других позиций, детализируя внутреннюю среду организации по составляющим (цели, задачи, структура, технология, персонал).
Можно рассмотреть наложение общих функций управления на функциональные области менеджмента (стратегическое управление, маркетинг, инновационный менеджмент, управление персоналом, финансовый менеджмент, управление производством), которые выделились в процессе разделения труда в управлении в качестве самостоятельных участков работ. Это тоже даст представление о совокупности конкретных функций управления.
Применительно к первой классификации конкретных функций управления можно выделить функции управления ресурсами, функции управления процессами и функции управления результатами.
Функции управления ресурсами. Организации в процессе своей деятельности используют материальные, трудовые, финансовые, информационные, технологические и другие ресурсы. Соответственно выделяют конкретные функции:
управление запасами;
управление финансами;
управление персоналом и т.д.
Функции управления процессами. В любой организации протекает множество процессов, начиная от самого общего процесса управления, и до более конкретных: процессы реализации общих Функций управления, процессы коммуникаций, принятия решений, производственный процесс. Важнейшими частями производственного процесса являются снабжение, производство и сбыт продукции. В соответствии с этим выделяют конкретные Функции управления:
управление материально-техническим снабжением;
управление основным производством;
управление вспомогательным производством;
управление обслуживающим производством;
совершенствование управления;
управление сбытом;
управление маркетингом и т.д.
Функции управления результатами. К результатам (выхода системы) относят: прибыль, рентабельность, объемы производства и реализации, затраты, качество продукции и т.д. Соответственно выделяют конкретные функции:
управление качеством;
управление производительностью;
управление затратами и т.д.