Вопрос 15. Назначение, виды и место каталогов в снса государственных архивов

Каталог – архивный справочник, в котором информация об архивных документах расположена в соответствии с выбранной схемой классификации.

Каталогизация архивных документов – это совокупность работ по созданию каталогов: составление схемы классификации, выявление и отбор документов, описание их содержания на каталожных карточках, систематизация карточек, оформление и ведение каталогов.

Если информация располагается от общего к частному, т.е. сверху вниз (метод дедукции), получают логическую структуру построения каталогов.

Если информация располагается от частного к общему, т.е. снизу вверх (метод индукции), получают алфавитную (формальную) структуру.

Каталоги логической структуры по видам подразделяются на систематические, тематические и их разновидности и хронологические, а каталоги алфавитной структуры — на предметные и их разновидности, именной и географический. Каталоги могут быть как внутриархивными, так и межархивными.

Документная информация в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества и располагается в логической последовательности.

К систематическому каталогу или его подразделам могут быть составлены предметный, географический и именной указатели (при отсутствии соответствующих каталогов).

В тематическом каталоге документная информация по теме сгруппирована внутри по подтемам, рубрикам и подрубрикам, расположенным в логической последовательности.

В каталоге по истории учреждений документная информация классифицируется по отраслям, затем — по подведомственности, а далее — по типам учреждений (банки, заводы, общества, товарищества, управления) в алфавитном порядке, внутри — по алфавиту их наименований.

В каталоге по истории административно-территориального деления документная информация классифицируется по алфавиту предметных понятий (географических наименований). Затем систематизация проводится в логической и хронологической последовательности.

Дифференцированный подход к описанию при каталогизации заключается в выборе и применении комплекса рациональных приёмов описания для каждой характерной группы документов фонда. Такими приёмами являются – подокументный, поединичный, групповой.

Вопрос 16. Снса к документам аф рф

Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива — это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.

Система НСА структурно подразделяется на вертикальный и горизонтальный уровни. Горизонтальный уровень системы основан на функциональном различии справочников. По функциям справочники системы НСА подразделяются:

1. на справочники по учету

2. справочники по раскрытию содержания документов (информационно-поисковые системы)

Вертикальный уровень системы основан на иерархии классов справочников к следующим комплексам архивных документов:

3. АФ РФ в целом

4. сети архивов

5. архиву

6. фонду

7. делу или отдельному документу

Система НСА должна строиться на основе единства методов учета и описания документов и на едином нормативно-методическом обеспечении.

В зависимости от информативности архивные фонды подразделяют на три категории. Под категорией архивного фонда при этом понимают различную степень информативности материалов этого фонда. Так, к значимым, многоаспектным по содержанию и большим фондам, к которым часто обращаются исследователи, создаются сложные, высококачественные виды архивных справочников, отличающиеся глубиной и детализацией сведений о содержании документов. Такие справочники создаются к фондам I категории.

Более упрощенный НСА создается к фондам II и III категорий.