Вопрос 11. Влияние классификации документов и дел в пределах

архивного фонда на составление архивной описи

Архивная опись строится в соответствии с классификацией дел архивного фонда. Работа по классификации дел в пределах архивного фонда состоит из двух этапов:

• разработки схемы классификации дел фонда;

• распределения дел в соответствии со схемой классификации.

Разработка схемы классификации дел фондов является важным шагом для практического осуществления научной организации документов государственных архивов. Кроме того, классификационная схема — это основа структуры описи.

Схема классификации (организации) дел архивного фонда представляет собой систематизированный список наименований структурных подразделений учреждения-фондообразователя, его функций или вопросов и направлений его деятельности. Прежде чем разработать схему классификации, необходимо изучить историю фондообразователя, выяснить его структуру, компетенцию, функции, вопросы и направления его деятельности.

К классификационным признакам относятся:

1. структурный

2. функциональный, отраслевой, тематический

3. хронологический

4. номинальный

5. корреспондентский

6. авторский

7. предметно-вопросный

8. географический

При стабильной структуре учреждений за весь период существования целесообразно разработать структурно-хронологическую схему. Хронологически-структурная схема применяется обычно в том случае, если структура фондообразователя изменялась.

Для фондов учреждений с часто изменяющейся или сложной структурой, а также при ее отсутствии, обычно применяется хронологически-отраслевая схема.

Для фондов бесструктурных фондообразователей при небольшом объеме дел можно применять номинально-хронологическую или хронологически-номинальную схему систематизации.

Для небольших фондов, имеющих свою специфику, а также для коллекции применяются тематически-хронологическая или хронологически- тематическая схемы.

Для объединенного архивного фонда при классификации дел сначала производится группировка дел по фондам, входящим в объединенный архивный фонд.

Распределение дел в соответствии со схемой классификации может проводиться двумя способами: непосредственной группировки и расположения дел в соответствии со схемой классификации или карточным способом.

При непосредственной группировке дела физически группируются по разделам и другим более мелким делениям.

При карточном способе группируются не сами дела, а карточки с описанными на них делами.

Вопрос 12. Путеводитель. Определение, виды, назначение.

Путеводитель – архивный справочник, содержащий сведения о документах (их комплексах) и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

Путеводитель является обязательным элементом системы НСА государственного архива, составляется ко всем видам документов независимо от носителей информации и дополняет другие типы архивных справочников.

Путеводитель предназначен для ознакомления с документной информацией государственного архива на предварительном этапе до обращения к документам. Путеводитель нацелен на использование в основном за пределами государственного архива, во внешней среде.

По типу организации информации путеводители бывают структурные и тематические.

Путеводитель по архиву предназначен для общего ознакомления с историей конкретного архива, составом и содержанием его документов.

Путеводитель по фондам архива (архивов) – систематизированный перечень наименований архивных фондов с их характеристиками.

Краткий справочник по фондам архива (архивов) - вид путеводителя по фондам архива (архивов), содержащий систематизированный перечень наименований архивных фондов со справочными данными о них.

Тематический путеводитель представляет собой систематизированный перечень характеристик документов по определенной теме со всеми входящими в нее более узкими темами и вопросами.

Путеводитель по архивам представляет собой систематизированный перечень архивов с характеристикой хранящихся в них документов.

К путеводителю составляются указатели: именной, географический, хронологический, указатель фондов, включенных в справочник, указатель учреждений, организаций и предприятий.