Связывание таблиц

После создания структуры таблиц в базе данных Microsoft Access, связываем таблицы для того, чтобы иметь возможность одновременного отображения сведений из нескольких таблиц.

Связь устанавливается между двумя полями (столбцами) двух таблиц, при этом поля должны иметь одинаковый тип данных.

Для того, чтобы установить связи между таблицами, вызываем меню Сервис/Схема данных. Затем выделяем и добавляем в схему данных все четыре таблицы. Для указания связи с помощью мыши перетаскиваем ключевое поле из одной таблицы в соответствующее поле другой таблицы.

Включаем признак Обеспечение целостности данных. Если наложены условия целостности данных, в связанную таблицу нельзя будет добавлять записи, для которых нет соответствующих записей в главной таблице. И наоборот, нельзя удалить или изменить записи в главной таблице, для которых есть соответствующие в связанной таблице.

У станавливаем флажок Каскадное обновление связанных полей, тогда любое изменение значения в главной таблице (там, где признак связи «один-») приведет к автоматическому изменению соответствующих значений в связанных таблицах (признак связи «-ко-многим»), поэтому целостность данных не будет нарушена. Закрываем окно Схема данных, сохранив изменения.

Рис.2 Схема данных

Заполнение таблиц данными

Заполняем таблицы данными в соответствии с заданием. Для того чтобы перейти в режим ввода данных, нажимаем кнопку Открыть на вкладке Таблицы.

Формирование запросов

Переходим на вкладку Запрос и создаем запрос в режиме Конструктор. В меню Добавление таблицы выделяем необходимые таблицы и нажмимаем кнопку Добавить. Закрываем диалоговое окно. Заполняем бланк запроса, перетаскивая имена необходимых полей с помощью мыши из таблиц в бланк запроса. Определяем в запросе условие отбора. Смотрим результаты запроса в меню Запрос/Запуск, или нажимаем соответствующую кнопку с красным восклицательным знаком.

Запрос 1. Список сотрудников, которым были начислены суммы по больничному листу

Конструирование запроса.

Для данного запроса нам потребуются таблицы Подразделения и Журнал Операций. Добавим их в бланк запроса.
Поскольку выводим список операций по дебету счета 26 по Бухгалтерии, то в бланк запроса (внизу) из таблиц верхней части добавляем (перетаскивая мышкой) поля Дебет и Дата из таблицы Журнала операций, Подразделение из таблицы Подразделения.
Введем в строку Условие отбора для поля Дебет счет «26», для поля Подразделения - условие отбора ставим “Бухгалтерия” и для поля Дата “*.01.2003”.

Р ис.3. Структура запроса (Вид запроса в Конструкторе)

В ыполнение запроса. Для просмотра результата выполнения запроса нажимаем кнопку на панели инструментов или выполнить.

Результат выполнения запроса:

Запрос 2.Сумма начисленной оплаты труда по окладу и по табелю за март 2003г

Конструирование запроса. В бланк запроса нужно перенести поля: ВидНачисленийУдержаний, Сумма, Дата.

Для получения записей за выбранные месяцы по полю Дата в строке Условие отбора пишем «Like "*.03.2003"». А в поле ВидНачисленийУдержаний в строке Условие отбора пишем «Оплата по окладу» и в строке или пишем «Оплата по табелю».

Результат выполнения запроса:

Запрос 3. Суммы по видам начислений и удержаний по сотруднику Москалеву Г.В.

Конструирование запроса. В бланк запроса нужно перенести поля: ВидНачисленийУдержаний, Сумма, ФИО.

Для получения записей по видам начислений и удержаний по сотруднику Москалеву Г.В. по полю ФИО в строке Условие отбора пишем «Москалев Г.В.».

Результат выполнения запроса:

Запрос 4. Сформируйте ведомость итоговых сумм начислений и удержаний по подразделениям за 1 квартал 2003г

Конструирование запроса. В выполнении этого запроса мы должны во-первых сделать «простой запрос», потом более сложный «перекрестный запрос».

Для получения записей по затратам в разрезе подразделений за 1 квартал 2003, создаем простой запрос (делаем как показано на рисунке):

После выполнения этого запроса, сохраняем, потом переходим в вкладку «Создание», далее нажимаем кнопку «Мастер запросов», далее выбираем «Перекрестный запрос»: