1.5 Сквозная автоматизация

В итоге:

• бумажные технологии крайне непроизводительны;

• локальная автоматизация ненадежна и недостаточно производительна, хотя и представляет собой безусловный шаг вперед;

• лоскутная автоматизация порождает проблему управляемости огромной массы документов;

• централизованная – приносит с собой ужесточение дисциплины и увеличение нагрузки на работников Иногда без увеличения производительности.

При централизованной автоматизации недостает одного звена: автоматической связи между приложениями, гарантирующей однократный – без дублирования – ввод информации. Это звено обеспечивает сквозную автоматизацию и называется интеграцией приложений.

Интеграция имеет следующие плюсы:

• все атрибуты документов, которые можно получить из справочника, будут выбираться, а не вводиться вручную – это относится к адресам, инвентарным номерам имеющихся дел, фамилиям исполнителей и т.д.;

• все атрибуты, проставленные в документе, будут попадать в центральную базу данных – это обеспечит корректный поиск;

• смежные системы, участвующие в одном процессе, будут взаимодействовать друг с другом так, чтобы информация, введенная в электронную систему, уже не требовала повторного ввода. Например, отметка об оплате заказа будет автоматически попадать из бухгалтерской системы в систему управления работами.

Дополнительное преимущество интеграции заключено в том, что вместо решения на основе одной системы можно пойти путем автоматизации на базе нескольких систем, интегрированных между собой. Каждая из интегрированных систем отвечает за свою область автоматизации, а ее замена (если в том возникнет необходимость) потребует меньших затрат. При этом налажена интеграция со смежными системами, что и делает автоматизацию сквозной. Приобретая новую систему, не приходится делать мучительный выбор между старыми решениями, которые всем привычны, но уже недостаточны по функционалу, и новой единой системой, в которой есть недостающие возможности, но при этом неизвестно, так ли хорош функционал, заменяющий то, что уже имеется.

На первый взгляд, единое монолитное решение кажется идеальным: все инструменты – в одном приложении, единый стиль оформления интерфейса упрощает обучение, существуют единый поставщик и единая служба технической поддержки. Есть только одно «но»: при создании системы, которая полностью автоматизирует деятельность средней или малой организации, эта система или никого не удовлетворяет полностью, вынуждая подстраивать под нее сложившиеся процессы, или начинает разваливаться под собственной тяжестью и под давлением изменяющихся обстоятельств. Организация, столкнувшаяся с тем, что единое решение автоматизации уже не соответствует изменившимся технологиям и условиям, оказывается перед выбором: или отстать от лидеров отрасли, или менять всю систему целиком.

Таким образом, минусы сквозной автоматизации сводятся к дополнительным вложениям в интеграцию.

Плюсы сквозной автоматизации:

• большая свобода выбора наилучших инструментов для каждой задачи, а значит и более полная автоматизация задач;

• некоторая разгрузка сотрудников благодаря автоматизации перемещения информации между системами;

• при внедрении системы в гораздо меньшей степени приходится менять сложившуюся деловую практику.