Глава 6 руководство организацией как социальной системой

Организация - это социальная категория. Она представляет собой сложную систему взаимодействующих друг с другом людей, стремящихся достичь общей цели. Эти люди объединены в группы определенным образом. Группы, со­зданные по воле руководителя для организации производ­ственного процесса, называются формальными. Характер взаимодействия различных формальных групп отражен в структуре организации. Но помимо формальных групп в любой организации существуют неформальные группы (и неформальные взаимоотношения). Чем лучше руководитель понимает, что представляет собой группа, как она влияет на поведение отдельной личности, каковы факторы ее эффективности, тем лучше он будет управлять группой и строить взаимоотношения со своими подчиненными, обес­печивая эффективность деятельности организации.

Рассмотрим важнейшие проблемы, связанные с взаи­моотношениями людей - членов группы, руководством неформальными группами, и созвучные с ними проблемы власти, влияния, стиля поведения руководителя, а также проблемы конфликтов и стрессов.

6.1. Неформальные группы и управление ими

Что же такое группа в социально-психологическом аспекте?

Группой считается не любое соединение людей, а совокупность индивидов, взаимодействующих друг с другом для достижения общих целей и осознающих свою принадлежность к данной совокупности. Когда люди проводят вместе достаточно много времени, они начинают психологически осознавать существование друг друга, и их поведение в данной группе зависит от поведения других членов группы. Люди в группе влияют на других н одновременно находятся под их влиянием.

Каждый из нас одновременно является членом множества различных групп: семьи, учебной группы, группы родственников, друзей, спортивной команды и др.

Назовем два основных типа формальных групп в любой организации:

• группа руководителя;

• рабочая (производственная) группа.

Формальную группу руководителя составляет руководитель и его подчиненные, находящиеся в зоне его контроля. Например, директор завода и его заместители или заместитель директора по производству и начальники производ­ственных цехов.

Рабочую (производственную) группу составляют лица, работающие над одним и тем же заданием. Хотя у таких групп есть руководители, они обладают самостоятельностью в планировании и осуществлении своего труда.

Все группы должны эффективно работать как слаженный коллектив.

Взаимодействуя в процессе производственной деятельности, работая над выполнением заданий, люди общаются друг с другом. Эти социальные взаимоотношения выходят за рамки чисто производственных задач: люди общаются во время перерыва, после работы, на собраниях. В процессе этого происходит объединение людей в группы, которые являются неформальными, ибо образуются спонтанно, а не по воле руководства. Таким образом, внутри формальной организации существует сеть неформальных групп, составляющих неформальную организацию. В неформальной организации можно наблюдать иерархию, лидеров, нормы поведения своих членов; у них есть свои задачи. По этим характеристикам формальные и неформальные организации сходны.

Возникновение и существование неформальных групп обусловлено существованием определенных потребностей. Какие потребности стремятся удовлетворить люди, становясь членом неформальной группы? Это социальные (вто­ричные) потребности:

• в принадлежности;

• в общении;

• во взаимопомощи;

• в защите.

По своей природе человек склонен к социальным контактам. Как правило, такие контакты работники находят в неформальных организациях. Желание удовлетворить чув­ство принадлежности к другим побуждает людей вступать в неформальное взаимодействие. К тому же люди всегда хо­тят знать, что происходит вокруг них, особенно если это затрагивает их работу. Информацию можно получить как по официальным каналам, так и по неофициальным. Если в формальной организации система внутренних контактов слабая, то принадлежность личности к неформальной орга­низации дает ей доступ к нужной информации. Часто люди присоединяются к неформальным группам, просто чтобы быть ближе к симпатичным им людям. Установлено, что симпатия нередко возникает между людьми, выполняющими аналогичную работу.

Вхождению работника в неформальную группу способствует и потребность в помощи. Для выполнения работы требуется знание не только своих профессиональных задач и тонкостей технологического процесса, но и множества процедурных вопросов, которые специфичны в каждой организации. Имеются в виду неписаные правила. Не каждый работник, особенно новый в организации человек, по всем этим вопросам будет обращаться к своему начальнику. Скорое он предпочтет получить информацию от своих коллег, проконсультироваться у них по поводу выполнения той или иной производственной операции либо по так называемым - протокольным» вопросам: как начальник относится к шут­кам, есть ли небольшие паузы в работе помимо основного перерыва и т.д. Это приводит людей в уже сформирован­ную социальную группу. Тот работник, который оказывает помощь, также удовлетворяет определенные социальные потребности (самоуважение, престиж).

В производственных условиях нередки случаи, когда требуется и защита, например, от вредных условий производства, снижения заработной платы или увольнения. Эту защиту люди часто находят в неформальной группе.

Менеджер должен понимать, что существование неформальной организации в рамках формальной - процесс объективный. Более того, неформальные организации вза­имодействуют с формальными, влияют на качество выпол­нения работы и на отношение людей к труду и руководству. Поэтому нужно признать неформальную организацию и работать с ней, учитывая ее характеристики.

Характерными чертами неформальных организаций являются:

• контроль со стороны неформальной организации за своими членами. Чтобы быть принятым в неформальную группу и сохранять в ней свое положение, личность должна соблюдать нормы поведения, принятые в данной группе;

• распространение слухов. Слухами называют любую информацию, полученную по неофициальным каналам;

• сопротивление переменам.

Одна из самых сложных задач, которые приходится решать менеджеру в своей работе, - мотивация перемен. Перемены в организации неизбежны, и процесс изменения постоянен. Происходящие перемены различны по своему значению. К переменам, имеющим первостепенное значение, относятся:

• изменение системы оплаты труда или премирования;

• внедрение нового оборудования;

• принципиальные изменения в технологическом процессе;

• введение нормирования труда.

Перемены, имеющие второстепенное значение:

• перевод подчиненного с одной работы на другую;

• изменение времени обеденного перерыва;

• небольшие изменения методов работы;

• изменение цеп в столовой и др.

Исследования показывают, что люди сопротивляются не переменам как таковым, а необходимости подстраиваться под изменяющуюся ситуацию, а также из-за боязни:

• потерять работу;

• не справиться с изменением;

• потерять квалификацию;

• потерять заработок;

• потерять статус;

• потерять коллег (например, из-за структурной реорганизации);

• лишиться привычного окружения.

Для того чтобы преодолевать сопротивление переменам со стороны неформальных групп, менеджеру следует правильно вводить перемены. На практике это означает, что перемены нужно планировать, принимая во внимание, кого они затрагивают. Также следует объяснять необходимость перемен, проводить инструктивные совещания по нисходя­щей субординации. Помимо этого, важно проводить консультации с теми, кого касаются перемены. Эти консультации дают людям возможность понять, что учитываются все мнения; дают возможность менеджеру понять, что тревожит людей, и принять эти проблемы к сведению. В процессе консультации могут обнаружиться ранее упущенные из внимания факторы.

Руководители должны вовремя сообщать о переменах и о том, как они повлияют на людей, подкреплять при необходимости устную информацию письменными инструкциями.

С проблемой слухов руководство может справиться без особых сложностей, если будет регулярно и оперативно предоставлять необходимую информацию по официальным каналам.

Что касается групповых норм, то они оказывают сильное влияние на поведение отдельной личности и на рабо­чую группу. Нормы могут иметь положительный и отрицательный характер. Положительные нормы поощряют усердие работников, их преданность организации, рост ква­лификации и производительности труда и т.п. Это нор­мы, которые способствуют достижению целей формаль­ной организации. Отрицательные нормы мешают дости­жению целей: низкий уровень производительности труда и качества работы, неконструктивная критика компании, прогулы и т.п.

Нередко бывает так, что положительные нормы неформальной группы даже превосходят официально установленные групповые нормы. Тогда организация извлекает потенциальные выгоды, проявляющиеся в более высокой производительности труда, высоком духе коллективизма и преданности работников своей организации.

Для того, чтобы овладеть выгодами, которые может принести неформальная организация, руководство должно:

• признать неформальную организацию и осуществлять с ней сотрудничество;

• прислушиваться к мнению неформальных лидеров и членов группы;

• принятие решений по возможности осуществлять с неформальной группой.