4.6 Ввод и редактирование данных в режиме таблицы

Ввод данных возможен в режиме Таблица. По окончании ввода данных в последнее поле записи Access сам переходит на первое поле новой записи.

Заполнения требуют все поля за исключением поля типа Счетчик, который заполняется автоматически.

Примечание. На вкладке Общие в нижней части экрана Свойства поля можно изменить данные в пункте Размер поля в отличие от заданных по правилу умолчания. Например, для текстового поля ФИО достаточно выделить 15 символов вместо предлогаемых 50. Для числового типа Access предлагает Длинное целое, но в нашем случае данные – это либо небольшие целые числа (в диапазоне от -32768 до 32767) - тогда следует выбрать Целое, либо дробные числа - тогда надо выбрать С плавающей точкой. Для выбора необходимого параметра необходимо воспользоваться списком. В результате проектируемая таблица будет иметь более компактный вид, а объем базы данных уменьшится.

При вводе данных можно ввести ограничения на значения вводимых данных. Например, для поля «Должность» должны вводиться только значения Директор, Экономист, Менеджер или Лаборант. При этом можно задать текст сообщения, которое будет появляться при вводе неправильных данных в поле «Должность», а также определить значение должности, вводимое по правилу умолчания (например, Экономист).

При вводе ключевого поля можно задать ограничение, что данные не должны повторяться.

Кроме рассмотренного режима возможен ввод с использованием Формы, который будет рассмотрен на втором занятии.

Редактировать данные можно, выделив все содержимое ячейки (быстрое выделение - двойным щелчком или нажатием функциональной клавиши <F2>) и набрав новую информацию.

Для удаления записи ее необходимо выделить щелчком, левее первого столбца и либо нажать клавишу <Del>, либо выполнить команду Правка /Удалить.

Столбец (поле) можно удалить только в режиме Конструктора.

4.7 Ввод и редактирования данных с использованием форм

Процедура создания формы:

• В окне базы данных выбрать объект «Формы», а затем команду Создание формы с помощью мастера.

• Выбрать из раскрывающегося списка в поле Таблицы и запросы окна Создание форм одну из таблиц, заголовки полей этой таблицы переместить из подокна Доступные поля в Выбранные поля.

• Добавить в число выбранных поля других таблиц, если необходима обработка нескольких таблиц.

• Выбрать внешний вид формы в один столбец, стиль Стандартный и задать название формы.

• Просмотреть, ввести или отредактировать данные.

4.8 Объединение таблиц

Ключевое поле – поле, в котором каждое значение является уникальным, то есть в пределах этого поля оно не повторяется. При создании структуры таблицы имя такого поля помечается специальным знаком – «ключ», расположенным на панели инструментов основного окна БД.

Создать связь между таблицами можно, если в них есть совпадающие поля. Ключевое поле первой таблицы должно соответствовать аналогичному полю связанной таблицы. Если связанная таблица не содержит такого поля, то его необходимо добавить.

Типы связей между таблицами, рассмотренные выше, - это способ объединения таблиц, основанный на отношении между данными ключевых полей связываемых таблиц (1:1, 1:М, М:М).

Для установления отношения М:М создается связующая таблица, содержащая ключевые поля обеих связываемых таблиц.

Условия целостности данных – набор правил, используемых в Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, фактически для их защиты от произвольного удаления или изменения данных.

Рисунок 2