Тема 11. Этические аспекты письменного делового общения (2часа)

11.1 Вопросы

1.Этикет письменного делового общения и обмена деловой информацией по факсу.

2.Основные разновидности делового письма и требования к их оформлению.

3.Новые виды коммуникации: телеконференции, дискуссионные группы,

чаты.

11.2 Контрольные вопросы для выявления коммуникативной компетентности

1. Каковы принципы и этические требования к деловой переписке?

2. Какие существуют виды письменного делового общения, и каковы этические требования к ним?

3. Какие формы и виды деловых писем Вы можете предложить в дополнение к перечисленным?

4. Каковы, по Вашему мнению, перспективы развития письменного делового общения?

5. В каком случае деловое письмо, согласно требованиям этики, должно быть написано от руки?

6. Есть ли отличия в требованиях к переписке внешней и внутриорганизационной?

11. 3 Задание для срс (1,5 часа)

1. Выполните тесты:

1. Какие письменные документы относятся к внутренней информационно-справочной, методической документации:

а) методическое указание;

б) методическое разъяснение;

в) устав учреждения;

г) объяснительная записка;

д) приказ об увольнении.

2. Ниже приведены некоторые этапы работы с документами. Расположите их по порядку:

а) утверждение и подписание;

б) регистрация;

в) согласование;

г) регистрация;

д) составление;

е) визирование.

3.Какие реквизиты обязательны для делового письма?

а) номер счета в банке;

б) отметка о наличии приложений;

в) индекс документа.

4. Какие реквизиты отсутствуют на общих бланках?

а) индекс предприятия связи;

б) почтовый адрес;

в) текст.

5. Где на документе размещается подпись?

а) справа под текстом;

б) слева под текстом.

6. Когда документ подготовлен несколькими организациями, подписывают его соответственно их руководители. Как следует расположить подписи лиц, занимающих одинаковые должности?

а) на одном уровне;

б) одна под другой, в алфавитном порядке;

в) не имеет значения.

7. «… она, в свою очередь, подразделяется на внутреннюю и внешнюю». О какой деловой корреспонденции идет речь?

а) входящей;

б) исходящей.

8. Верно ли утверждение: «Телефонограмма – это официальные сообщения, переданные по телефону, факсовые и телетайпные материалы»?

а) да;

б) верно отчасти.

9. Что из нижеперечисленного отсутствует в журнале исходящей корреспонденции?

а) краткое содержание документа;

б) кому адресовано;

в) подпись отправителя.

10. Каким является приведенное ниже письмо?

Уважаемый Федор Петрович!

Районный Дом культуры готов принять Вас на работу, на должность аккомпаниатора. Ваша жена может рассчитывать на работу по специальности в нашем городе.

Директор РДК __________ Н.Н. Носенко

а) письмо-просьба;

б) гарантийное;

в) сопроводительное;

г) договорное;

д) письмо-приглашение.

11. Где определены функции отдельных сотрудников?

а) в Уставе организации;

б) в должностных инструкциях;

в) как в Уставе, так и в должностных инструкциях.

12. Какие документы из нижеперечисленных не являются внутренними организационно-распорядительными?

а) приказ;

б) положение;

в) указ;

г) акт;

д) приказ об увольнении.

13. Где на документе ставится гриф утверждения?

а) в верхнем правом углу;

б) в левом верхнем углу;

в) в нижнем правом углу;

г) в нижнем левом углу.

2. Задание. Внесите в глоссарий и выучите основные понятия и термины темы: «чаты», «управленческая документация», «протокол», «деловые и коммерческие письма»: «резюме», «рекомендательное письмо», «письмо-отказ», «письмо-просьба», «письмо-напоминание», «письмо-извещение», «письмо-претензия», «гарантийное письмо», «циркулярное письмо», « телеконференция», «дискуссионные группы».

3. В чем заключается языковое своеобразие деловой переписки? Раскройте особенности речевого этикета письменной деловой речи.

4. Какие психологические аспекты необходимо учитывать при составлении коммерческих писем?

5. Напишите образцы 2-3, выбранных Вами, видов деловых писем.