Документація з кадрово-контрактних питань

Заява – це документ, який містить прохання або пропозицію однієї чи кількох осіб, адресовану установі або посадовій особі. Заяви можуть бути документами із кадрово-контрактових питань, господарсько-претензійної діяльності або особистими офіційними.

Заяви з кадрових питань (про прийняття на роботу, звільнення з роботи, просування по службі) складаються з таких реквізитів:

• адреса (назва організації або службової особи);

• відомості про заявника (прізвище, ім’я, по батькові; адреса, іноді - посада);

• назва виду документа;

• текст;

• перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

• підпис автора;

• дата заяви.

Якщо заява адресується до тієї ж організації, де працює автор, не треба зазначати адресу, паспортні дані, а достатньо назвати посаду та місце роботи (структурний підрозділ).

Автобіографія – документ, у якому особа в хронологічній послідовності описує своє життя від моменту народження до часу складання документа.

Автобіографія належить до документів з низьким рівнем стандартизації, але з обов’язковим повідомленням такої інформації:

• дата й місце народження;

• відомості про навчання;

• відомості про трудову діяльність та всі види громадської роботи;

• короткі відомості про найближчих родичів (батько, мати, чоловік, дружина, діти).

Кожне нове повідомлення в автобіографії повинно починатися з абзаца. Дата написання вміщується зліва під текстом. Справа – ставиться підпис автора, цим підписом документ і завіряється.

Автобіографія пишеться від першої особи, при цьому не слід зловживати займенником я. Основну увагу необхідно приділити фактам, уникаючи міркувань про причинно-наслідкові зв’язки між ними, не вдаватися до опису подій.

Резюме – повинно бути детальним, точним, але лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу. Як правило, цей документ надсилається до установи, яка оголосила вакансії. Після ознайомлення дирекції з документом претенденти запрошуються на співбесіду. Якщо особа відповідає вимогам установи, то їй пропонують заповнити резюме у вигляді анкети безпосередньо на місці. В Україні відсутня єдина форма складання резюме.

Резюме – документ, в якому коротко викладено особисті, освітні та професійні відомості про особу.

Реквізити:

• назва виду документа;

• текст, що містить таку інформацію: домашня адреса, телефон, прізвище, ім’я та по батькові, мета написання документа, особисті дані (дата народження, сімейний стан), відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися), ступінь володіння іноземними мовами (за потреби), відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає, попередні посади із зазначенням стажу роботи), інша інформація на вимогу роботодавця;

• дата (за потреби);

• підпис (за потреби).

Характеристика – це документ, у якому сформульовано громадську думку про особу як члена колективу, дається оцінка ділових і моральних якостей працівника.

У кожній характеристиці, написаній з різних приводів (вступ до вузів, висування на виборні посади, а також за конкурсом), можна виділити чотири частини, що логічно пов’язані між собою.

Перша – анкетні дані, що йдуть за назвою документа, де зазначають прізвище, ім’я, по батькові, посаду, рік народження, національність, освіту, які прийнято розташовувати у стовпчик справа.

Друга – дані про трудову діяльність (фах, тривалість роботи, просування по службі, рівень професійної майстерності).

Третя – власне характеристика, де розглядається ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, стосунки у трудовому колективі, згадка про урядові винагороди та заохочення.

Четверта – висновки, де зазначено призначення характеристики.

Текст викладається від третьої особи. Підписи на цьому документі посвідчуються круглою гербовою печаткою.

Характеристика належить до документів із низьким рівнем стандартизації, тобто складається у довільній формі. Це значить, що проблема вибору слова постає гостріше, ніж у інших документах.

При складанні характеристики та інших документів потрібно зважати на такі правила функціонування синонімів:

• не допускається взаємозаміна синонімів, особливо коли одне слово є запозиченим, а друге – власне українським (контракт – угода);

• слова слід використовувати з точним урахуванням відтінків значень.