Тема 3.4. Уніфікація та стандартизація документів: причини, зміст,

історичні витоки, нормативне закріплення практики

Історичні витоки уніфікації документів. Розвиток традицій уніфікації документів, нормативне закріплення практики. Діяльність державних, наукових інституцій щодо уніфікації та стандартизації управлінської документації.

Зміст уніфікації та стандартизації службових документів. Основні поняття уніфікації документації: „створення службового документа”, „текст службового документа”, „оформлювання службового документа”, „правила документування”, „реквізит службового документа”, „формуляр службового документа”, „уніфікована форма службового документа”, „уніфікована система документації”.

Причини уніфікації та стандартизації документів. Головна мета уніфікації та стандартизації документів – створення уніфікованої системи документації. Стандартизація як засіб уніфікації документів. Актуальність уніфікації та стандартизації управлінської документації.

Основні види робіт при уніфікації документації: визначення номенклатури справ; побудова єдиної моделі документів для однорідних видів; встановлення загальних синтаксичних правил побудови документної інформації; визначення методів контролю інформації в документах. Категорії уніфікованих форм документів: державні (міжвідомчі) уніфіковані форми документів; галузеві (відомчі) уніфіковані форми документів; уніфіковані форми документів установ.

Запитання для самоперевірки

1. Які історичні витоки має уніфікація документів ?

2. У чому полягає сутність уніфікації, стандартизації документів ?

3. Що є метою уніфікації та стандартизації управлінських документів ?

4. Які основні поняття уніфікації документів?

5. Що означають: „створення службового документа”, „текст службового документа”, „оформлювання службового документа”, „правила документування”, „реквізит службового документа”, „формуляр службового документа”, „уніфікована форма службового документа”, „уніфікована система документації” ?

6. У чому полягає актуальність уніфікації та стандартизації управлінських документів ?

7. Які основні види робіт при уніфікації документації ?

8. Які види категорій уніфікованих форм документів ?

Завдання для самостійної роботи

Підготувати реферат на тему: “Історія уніфікації управлінських документів у світовій і вітчизняній практиці”.

Література:

Тема 3.5. Основні напрями уніфікації документації

Уніфікація інформаційної частини документа та уніфікація носія інформації. Уніфікація структури документа та методів контролю інформації в документах. Формуляр-зразок документа: креслення, план розміщення реквізитів, описання реквізитів. Формуляри-зразки за функціональним призначенням і рівнем використання: формуляр-зразок для державних (міжвідомчих) форм документів; формуляр-зразок для галузевих (відомчих) форм документів. Формуляр-зразок як база проектування уніфікованих форм документів, що входять до складу УСД.

Формуляр сучасного управлінського документа. “Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови: ДСТУ 3844–99”. Робоча площа, формат (А3, А4, А 5L). Принципи проектування форм документів. Реквізити (постійні, додаткові) документа.

Уніфікація тексту документа. Уніфікація структури тексту. Елементи формалізації. Формалізований характер текстів облікової документації. Уніфікація мовних засобів. Форми представлення уніфікованих текстів: зв’язний текст, трафарет, анкета, таблиця.

Бланк документа. Види бланків (бланк службового документа, бланк виду документа, бланк установи). Склад бланка, порядок розташування реквізитів. Правила конструювання бланка.