Билет №20 Управление отношениями с подрядчиками

Выбор подрядчика

Выбор подрядчика должен быть обусловлен не только предлагаемой ценой, но и такими факторами, как:

• наличие фактического опыта по аналогичным проектам

• готовность и квалификация проектной команды

• близость процессов создания результата и управления проектом

• заинтересованность и участие руководства

Во всех случаях необходимо собирать несколько предложений разных подрядчиков. Сравнение разных предложений позволяет не только выбрать лучшее, но и уточнить требования к результату.

Необходимо помнить, что:

• Ваша цель – это минимизация собственных расходов, а цель подрядчика – это максимизация собственной прибыли. Баланс интересов находится на пересечении этих двух целей.

• Очень низкая цена может быть демпинговой, что рано или поздно обернется значительным повышением цены.

• Перед началом работ все подрядчики обещают много хорошего, лишь совместная работа может выявить реальное состояние дел.

Контроль выполнения работ

Подрядчик сам организует свои работы, однако для получения нужного вам результата вы должны контролировать происходящий процесс. Для этого необходимо:

• понимать содержание выполняемых работ, обоснованность используемых методов и инструментов,

• внимательно проверять качество промежуточных результатов, анализировать динамику и причины выявленных ошибок,

• отслеживать ход выполнения работ, соблюдение сроков и использование ресурсов,

• регулярно контактировать с руководством подрядчика, стимулируя постоянное внимание и поддержку с его стороны

Эффективному контролю работ способствует использование единых методологий и стандартов выполнения работ и управления проектом. В таких условиях требуется меньше усилий на синхронизацию процессов, на формирование единого понимания проекта.

Обеспечение работ и платежи

Для выполнения работ подрядчику всегда требуются начальные ресурсы: материальные, информационные, финансовые. Вы должны предоставлять их своевременно в согласованные сроки. В противном случае у подрядчика появляются основания для задержки своих работ или требования каких-либо уступок.

Имеющиеся у вас изначально документы и сведения могут не содержать всей информации, необходимой подрядчику для выполнения работ. Но поскольку вы не можете знать всех деталей выполнения работ, то это задача подрядчика сообщить вам, что ему необходимо.

Вы имеет право предоставлять подрядчику документы, материалы, иные объекты в том формате, в котором они у вас есть. При этом вы можете требовать предоставления вам результатов в той форме, которая вам необходима.

Платежи должны быть четко увязаны с поставками подрядчиком результатов и их приемкой. Наиболее выгодной для вас является 100% оплата по факту приемки, для подрядчика - 100% предоплаты. В ИТ-проектах, как правило, применяется схема 30% предоплаты и 70% по факту приемки.

Бизнес-сотрудничество с подрядчиком

Как и в случае с заказчиком, наиболее благоприятной является ситуация долгосрочного сотрудничества с подрядчиком. В этом случае время и силы, которые будут потрачены на «притирание» двух проектных команд, будут компенсированы за счет успешной работы на протяжении длительного времени.

Бизнес-сотрудничество необходимо поддерживать только в том случае, пока вам это выгодно. То есть:

а) вы не можете выполнить эти работы сами,

б) стоимость работ подрядчика ниже вашей,

в) нет лучшего предложения от другого подрядчика.

Необходимо помнить, что подрядчики часто стремятся к работе с вашими заказчиками напрямую. Это имеет те риски, что они могут построить отношения напрямую, что нанесет ущерб вашему бизнесу. От этого риска необходимо защищаться как юридически (через положения в соглашении), так и организационно (выстраивать такую схему работы, чтобы заказчику это было невозможным или невыгодным).